Sin duda hablar de tecnología para los eventos hoy en día es para muchos, hablar de eventos cuyo presupuesto tuvo la suerte de contar con registro electrónico para los asistentes así como utilización de grandes pantallas de alta definición donde poder ver una presentación, lo mismo que una app y ya entrados en gastos, la renta de drones para tomar fotos o videos de su evento. Y nada más falso y hasta gracioso en algunos casos, que pensar que esto es lo que pudiera ser tecnología en los eventos.

No obstante, no dudamos que existan eventos fuera de sector tecnológico o de la innovación, que verdaderamente contemplan el tiempo y el presupuesto necesario para desarrollar ese elemento diferenciador, que además de ser una experiencia para los asistentes, sirva también como herramienta de apoyo para obtener información de perfiles, sectores industriales directos o indirectos del evento, gustos, preferencias y opiniones del programa educativo u organización.  Para así, hacer los ajustes pertinentes de su evento y les permita ser mejor el año entrante.

Y es para hablar del desarrollo de las APPs o aplicaciones telefónicas, que recurrimos a dos jóvenes emprendedores expertos no solo en ramo de la tecnología propiamente entendida, como lo son Genaro González y Carlos Alberto García socios y fundadores de WarpTech.mx una empresa especializada en innovar a través de la combinación de la idea y la síntesis de los modelos de trabajo para el sector MICE.

Quienes además de ser conocedores de los procesos y vicios en la Industria de Reuniones al momento de ofrecer tecnología, nos comentan que la idea de iniciar su propia empresa se dio cuando veían la forma en que el cliente y el organizador de perciben la tecnología para un evento. Es decir; la forma de solicitar pero también ofrecer y cotizar un servicio así como los tiempos de entrega de los mismos, los cuales casi siempre se tenían que entregar de un día para el otro.

La tecnología de moda

Actualmente muchos personas creen que el crear una aplicación para su evento no solo es los más moderno y vanguardista, pero lamentablemente muchas veces ni el vendedor, el meeting planner o el PCO, no solo desconocen los tiempos y el proceso de desarrollo de esta, sino los elementos adversos que también pueden traer consigo estos complementos si no se adaptan a cada evento.

Esto es, en su particularidad como evento, es decir: el perfil de los asistentes que los visitará (edad y estrato social), la posibilidad de contar con red dentro del recinto, el consumo datos que generará bajar la app a su dispositivo móvil, su practicidad (si es amigable o intuitiva), si podrán incorporársele cambios de última hora y principalmente, su tiempo de vida.

“Actualmente la app se vuelto más un capricho que una utilidad, ya que quien la ofrece dentro de sus servicios no está asesorado y por ende no asesora correctamente a sus clientes de las propiedades de esta antes, durante y después de su evento. Pasando lo mismo con los asistentes al no contemplar quién y qué tipo de dispositivos móviles podrá instalarla y por ende utilizar adecuadamente, para evitar que se convierta en un elemento desaprovechado y de poco interés para los mismos, repercutiendo en un costo más para el cliente”, detalla Carlos Alberto García, Dirección de Desarrollo.

Quien además agrega: “Hay estadísticas que marcan que solo el 30 % de los asistentes a un evento bajan la aplicación para recurrir únicamente al programa dejando de lado el resto de la información. Ello sin olvidar que hasta la fecha, aún y cuando los congresos o convenciones, se han vuelto ecofriendlys, no falta quien continúa solicitando programas impresos para sentirse más cómodo dentro del mismo”, subraya.

“A esto mismo hay que sumarle como bien dice Carlos –señala Genaro González, Dirección de desarrollo de WarpTech-, el que a la app la quieran planear con al menos de 8 a 10 links o interacciones, pensando que el participante va a  estar pegado en la app todo el tiempo y eso no es verdad, cuando la app es solo un medio de consulta rápida, con elementos muy particulares, sencillos y de fácil acceso. Además de ser un elemento muy diferente de un sitio web, es decir: ¿para qué se quiere tener el mismo contenido de un portal que inicialmente tendría que ser responsivo dentro de la misma app? Y eso es lo que mucha gente ofrece, puesto que es lo más rápido que pueden mostrar a manera de avance para sus clientes. Convirtiéndose este en un gasto y un esfuerzo desaprovechado pues no se le da la funcionalidad que debería tener un app para un evento”.

Y aunque la creación de una app se debe a que se cuenta con el presupuesto para ello, una gran parte tanto de clientes como organizadores, desconocen que dicha aplicación se puede rediseñar y reprogramar para seguir utilizándola en otros eventos, quitándole así el distintivo de ser un elemento desechable, cuando en el sector MICE de Europa o Estados Unidos tienen como política adaptarla a la estrategia de mercadotecnia e imagen que se utilizará durante el año en cuestión.

Pero qué tan factible resultaría para un evento implementar una aplicación que no requiriera de una conexión a internet cuando no se quiere contratar banda ancha de los recintos, cuando la estructura del recinto no permite contar con los propios datos del usuario o el asistente es poco diestro con móvil. Le preguntamos a nuestros especialistas y su respuesta además de afirmativa resulto ser muy práctica para los presupuestos de hoy en día.

“Y es factible, -dice Carlos García-, solo que tanto el cliente como el organizador del evento tienen que evaluar para ello dos elementos los cuales se anteponen muchas veces a la calidad y funcionalidad de la misma, y que casi no se toman en cuenta. El tiempo y presupuesto”.

Y continúa explicando; “Ambos son factores fundamentales para desarrollarla y madurarla, ya que nos hemos acostumbrado a que todo se requiere ‘para ayer’ y que además sea ‘bueno, bonito y barato’. Además de desconocer los tiempos y procesos de diseño y programación, prefiriendo sacrificar esta herramienta por un catering costoso o bien en un mobiliario espectacular. Algo que en cuanto a herramientas de tecnología y apps tiene que cambiar si lo que se requiere es brindar mejores experiencias y hacer mejores eventos en nuestro país”, concluyó.

“Nosotros siempre hemos pensamos que dependiendo del tipo y la dinámica que el evento quiera, el app puede tener elementos estáticos como lo es la información general del evento, el programa y los expositores. Ello si la dinámica del evento o de la app requiere que se consulte algo o haya un cambio en el programa, como puede ser el aumento o cancelación de expositores, el retazo o ajuste de una conferencia o bien, el cambio o cancelación de alguna actividad. Circunstancias con las que lidia el PCO o meeting planner en cada evento, de modo que creo que depende de la dinámica del evento y planeación del mismo pueden crearse apps para eventos sin la necesidad de estar conectado a una red de internet dentro del recinto”, subrayó Genaro González.

Puntos que sin duda nos hace recordar la frase de Henry Ford, que bien se puede aplicar a los eventos de la industria en el que decía que: “el verdadero progreso es el que pone la tecnología al alcance de todos”.

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