Por: Marcelo Tannús

Primera parte

En muchos casos, la razón no tiene que ver con la tecnología seleccionada, sino con la experiencia en la industria de reuniones que tiene la empresa de TIC que implantará la solución. Otro motivo manifestado, es que los procedimientos y procesos internos no son compatibles con la solución elegida y no facilitan la adopción de la solución.


Es importante que tengamos en cuenta que seleccionar una empresa implantadora que tenga poca o nula experiencia en la industria de reuniones tendrá un impacto importante en el tiempo de implementación, ya que será necesario en primer lugar destinar personal y tiempo para la “educación” del implantador para que entienda el negocio, con todos los costos que ese proceso no planificado implica. Al final estos costos de tiempo y dinero se sumarán al costo del proyecto como no planificados, que indudablemente pagará la empresa que adquiere la tecnología e influenciará en la baja la satisfacción con la implantación de la solución.


Otro factor a tener en cuenta es que la implementación de una nueva tecnología en una organización, con frecuencia es inconscientemente rechazada por parte del personal o por enfoques excesivamente conservadores en los procesos a los que tanto la gerencia como el personal se han acostumbrado. “Esa es la manera en que siempre lo hemos hecho” es a menudo la explicación de esta resistencia.

El principal factor que incide a la hora de seleccionar una solución que resulte satisfactoria en todos los sentidos, pasa por la experiencia que tenga la empresa implantadora en la Industria de Reuniones. De esta manera, junto a la herramienta, se estarán incorporando por añadidura las mejores prácticas de la industria cuando sea necesario, para la gestión del cambio y, tanto cliente como proveedor hablarán el mismo idioma, sin necesidad de sumar tiempos adicionales de aprendizaje del negocio.

Incorporar nuevas tecnologías debería incluir varias etapas preliminares que incluyan al personal y la administración en la revisión de los procesos existentes, la identificación de áreas de mejora y el desarrollo de objetivos para la implementación.


Es importante adoptar un enfoque estandarizado para reducir los costos, siguiendo una metodología establecida para la industria de reuniones que facilite mejorar el rendimiento y alcanzar objetivos medibles.

Como guía sugerimos comenzar con la pregunta: ¿Quién es mi cliente? puede determinar rápidamente quién o quiénes deberían ser los mayores beneficiarios de la tecnología. Es decir, para qué haremos este esfuerzo de cambio.

Si la tecnología no mejora la satisfacción de su ‘cliente’, o no da beneficios económicos, entonces, ¿para qué estamos revisando el proceso? Si no mejora directamente los servicios que proporciona a su cliente, posiblemente esté errando en la forma de encarar la solución y no alcanzará los niveles de calidad necesarios para implementar la solución tecnológica con éxito.

Pruebe identificando los siguientes ítems:

  • Evluar las necesidades de su empresa que debe satisfacer el proyecto tecnológico
  • Determinar el rendimiento actual y el rendimiento objetivo, esto le permitirá medir la mejora
  • Identificar qué áreas y procesos necesitan mejorarse
  • Medir la satisfacción del cliente (nos permitirá saber qué y quienes)
  • ¿Tengo los recursos (humanos y demás) para llegar al nuevo escenario deseado?
  • ¿quién será el implantador tecnológico con experiencia y enfocado en la Industria de Reuniones que nos acompañará a alcanzar el éxito? ¿Tiene conocimiento y experiencia probada en esta industria? de lo contrario la insatisfacción crecerá exponencialmente y también el costo del proyecto
  • ¿Cómo me ayudará en este aspecto el implantador tecnológico, es el desarrollador de la herramienta, o es solo un representante? ¿Cuántos años lleva en la industria de reuniones? ¿me aporta valor a la empresa? ¿o deberemos invertir tiempo en capacitarlo en los temas de nuestro negocio?

Si no ha comenzado el proceso de evaluación y selección de una nueva solución de tecnología, este es un buen momento para comenzar.

*El próximo martes no te pierdas la segunda parte de este artículo.

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Marcelo Tannús es Director de EdN -ICT Solutions, empresa dedicada a soluciones tecnológicas para la gestión de empresas de la industria de reuniones.

www.EventosDeNegocios.com

 

 

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