La Industria de Reuniones es vinculatoria con otros sectores de la economía nacional, dada la necesidad de organismos, empresas y entidades tanto gubernamentales como de la iniciativa privada, de organizar eventos para sus propios fines.

El sector gobierno no es ajeno a la premisa anterior, pues las dependencias y organizaciones relacionadas con la administración del país también realizan eventos de diversa índole, destinando recursos y operando con la proveeduría del sector de las reuniones para tal cometido.

Alicia Hernández, Directora de Eventos de FENAMM.

Factor Meetings se dio a la tarea de rescatar la opinión precisamente de esta arista de la industria, una de tantas que tiene, la del sector gubernamental, a través del testimonio de Alicia Hernández, Directora de Eventos para la Federación Nacional de Municipios de México (FENAMM), quien por muchos años se ha dedicado con éxito a la organización de eventos para el gobierno federal.

Hablando de la definición del evento de gobierno, Alicia lo describe de la siguiente manera:

Si bien un evento de estas características está relacionado evidentemente con el orden gubernamental, su finalidad persigue diferentes objetivos como lo puede ser: hablar o dar a conocer acuerdos, destacar propósitos, negociaciones, pláticas o convenios políticos.

Generalmente, los eventos de gobierno no tienen fines de lucro, no se obtiene utilidad o rentabilidad alguna de ellos, pero sí se logra un fin en el que alguien que es autoridad (primer mandatario, secretario, gobernador estatal, presidente municipal), una figura que tiene un cargo público, está realizando o busca un objetivo, y este se cumple a través de la asistencia a una reunión ya sea para 10, 100 o 500 personas.

Cumbre del G-20, México 2012, Los Cabos, Baja California Sur.

Caracterizándose principalmente porque son eventos que tienen un importante presupuesto asignado y tienen figuras públicas de cualquier ámbito de gobierno, que están involucradas en su organización, su operación y planeación. En eventos de gobierno no hay meeting planners internos, si puedes contratar a una empresa por fuera pero realmente gente de gobierno que sepa hacer eventos, en muy pocas dependencias existen. Usualmente son comunicación social, o los titulares del área. Hay muchas maneras de hacer eventos de gobierno.

En cuanto a las bondades de realizar un evento de gobierno, Alicia Hernández nos comenta:

Para mí, una característica positiva de los eventos de gobierno es que no hay límite de presupuesto, lo cual es una maravilla. De acuerdo a mi experiencia, se da un presupuesto de 10 pesos por asignar una cifra ejemplo, pero si te gastas 11 o 12 pesos, no pasa nada. Sé que sí hay dependencias que se mantienen dentro del presupuesto estipulado, pero mi experiencia ha sido en gobierno federal, en donde los presupuestos más bien enunciativos y no limitativos. Tienes 10 pesos, pero en realidad tienes 15 y no te truenas los dedos para optimizar el recurso con lo que se dispone.

Cumbre Mundial de mandatarios G20.

Por lo general estos eventos de gobierno federal son de alto nivel, entonces como organizadora, tienes que saber de protocolo. Debes saber de ceremonial, por qué el señor está sentado a la derecha y no a la izquierda, es una situación que te obliga como profesional a investigar mucho el cómo hacer un tratamiento a delegaciones extranjeras, pues cuando no organizas esta clase de eventos no te pasa por la cabeza aprender ese tipo de cuestiones. El manejo de banderas, la ubicación de las delegaciones, quién a la derecha, quién al frente. Ya que aunque no se crea, estos mínimos detalles -parece mentira-, facilitan también las negociaciones.

Cuando tú no sabes hacer esto, puedes tirar esas negociaciones entre países. Entonces es de gran importancia cuando eres meeting planner de gobierno que tengas el detalle muy bien cuidado: porque una bandera de cabeza puede hacer que se levante de su lugar una delegación completa y se retire.

Protocolo y negocioación TLCAN

¿Qué es lo que Alicia Hernández ha aprendido de los eventos de gobierno?

En lo personal he aprendido bastante de imagen pública, de cómo cuidar la imagen de tu país, porque al final del día estás representando a México y en el tema de eventos, México como país tiene una gran reputación de ser anfitrión y de ofrecer respeto de protocolos. Cuando México está candidateando un evento de gobierno a nivel internacional, normalmente lo gana y si no es así, al menos se encuentra entre los finalistas.

Y aunque no se levante la mano, los eventos llegan. ¿Por qué? Porque somos excelentes anfitriones, porque no limitamos los recursos para ello, porque tú como ministro o secretario sabrás que estarás perfectamente bien atendido, con protocolos bien llevados y demás. Por eso México tiene seguido organiza cumbres, tipo G20, World Economic Forum, C40.

Quitando a Estados Unidos y Canadá, muchos eventos tocan a México como primera sede y ya después se van a Sudamérica. Brasil es el segundo país que recibe más eventos en Latinoamérica, seguido por Argentina.

Ahora, ¿Cuáles son las carencias presentes en los eventos de gobierno?

La falta de profesionales de eventos a nivel gobierno. Porque el gasto se amplía muchísimo, se gasta bastante cuando hay alguien realizándolos y que no tiene idea de cómo se hacen. No optimizan el recurso, compran algo a 100 pesos cuando en realidad el precio es de 10 pesos. Tal vez tú sí puedes saber cuál es el costo de algo en específico, pero si tienes a una persona que te está solucionando y esta no sabe, pues pagará el precio que sea.

Por otra parte, la planeación es una tortura cuando no se sabe hacer eventos. Una reunión grande que es para planearse en un año cuando mucho, les toma año y medio o dos años el realizarlo, relativamente bien porque no hay gente que se dedique de lleno, no hay profesionales; en otras palabras, no hay meeting planners en gobierno.

No hay gente quien tenga como profesión una licenciatura en turismo o en hospitalidad o en cualquier materia que haga entender el lenguaje, las negociaciones, todo lo que se tiene que hacer para que un evento sea sano. Son muy pocos los meeting planners, por lo menos a mí no me tocó conocer siquiera a uno y estuve 4 años.

Lo que sí me tocó ver es que hay gente con mucha experiencia y de muchos años haciendo eventos en el gobierno. En dependencias como la Secretaría de Relaciones Exteriores en donde hay áreas que se dedican a hacer eventos, a lo mejor ninguno es meeting planner de profesión, pero tienen tantos años llevándolos a cabo, porque a ese personal no lo cambian con regularidad, entonces son personas que tienen 20 o 30 años ejecutando reuniones de la Cancillería.

Organizadores de eventos.

Gobernación y Relaciones Exteriores son las dos secretarías más importantes después de la Presidencia. Entonces sus áreas de eventos están bien consolidadas. En Secretaría de Economía, digamos que tuve suerte, porque en el gobierno de Calderón se creó un área de eventos en la Oficialía Mayor de la SE por mera inercia pues en ProMéxico entendieron que esto era necesario. El Director de ProMexico de aquel entonces llegó como secretario de economía, fue circunstancial.

Otro tema es que los recursos asignados para los eventos de gobierno son altos, y muchos los saben. Entonces los proveedores te dicen, mi producto o servicio cuesta 10 pesos, pero se lo venderé a gobierno en 100. A eso me refería en la conferencia que impartí en el congreso de MPI, que tú como meeting planner seas honesto, igual soy idealista, pero en mi rol de meeting planner de gobierno tenía que regresar tal producto de 100 pesos porque sabía que costaba 10.

Eventos gubernamentales.

¿Eres gobierno federal?, te dicen, vas a tardar en pagarme y como yo rento este producto en 10 pesos, pero tú te tardarás en pagarme 3 o 4 meses, el costo financiero de mi producto se me va. Ok, hasta ahí te la compro, pero me lo estás dando en un 200% más caro. Y el gobierno federal en algunas secretarías, por lo menos en las de primer nivel, no se tarda en pagar en 3 meses, si te dicen en 60 días, son 60 días, porque tienen a Función Pública detrás de ellos.

Si te pagan en 60 días, tu producto no lo des en 10 pesos, dalo en 12 o 15, porque el costo financiero lo tienes que absorber, estás financiando al gobierno y es entendible.

Muchos meeting planners han encontrado en el gobierno un mercado muy noble, porque paga lo que piden, porque adentro no hay profesionales que revisen cotizaciones. Si tú como profesional de eventos no tienes el bendito contrato a lado y estás cerrando una reunión, como profesional de eventos de gobierno tienes que cuidar este tema, porque muchas veces los eventos grandes, con ministros y jefes de estado, pueden alcanzar presupuestos altísimos. Si un evento para 200 personas salió en 100 millones de pesos, solo divide para saber en cuanto te salió cada una de esas personas.

Cop 16, México 2010.

Son gastos totalmente innecesarios muchos de los conceptos que integran en su presupuesto; cuando no sabes hacer eventos, cuando no tienes una sensibilidad de mercado de cuánto cuesta cada cosa, de cada servicio que estás contratando, pagas lo que sea.

 

En este sentido, cuando son proveedores que están en la licitación y quieren cobrar de más, ¿qué se hace?

Primero, tener el contrato o el anexo técnico a lado de la cotización, para cuidar que el costo sea congruente, desde ahí se cuida el presupuesto. No se debe aceptar ninguna cotización cuando no se está cumpliendo con lo que se licitó y con lo que se está contratando. Cuando no se tiene ese cuidado, llegará alguien que sí lo tiene y que se llama Órgano Interno de Control, aunque ese solo puede suceder si dicha dependencia tiene reglas claras para contratar servicios de eventos.

Sin duda, son varios los temas negativos que rodean a los eventos de gobierno, sin embargo, Alicia Hernández afirma que existe uno por encima de los demás.

La corrupción dentro de los eventos en el gobierno federal se da en todos los niveles, pues se deja la puerta abierta para que a un evento le cargues hasta las flores del muertito, literal. Cuando te llega la factura del doctor, de la mamá y la tienes que meter como concepto del evento, ¿qué haces? Hay mucha corrupción porque la actividad es muy noble, pero permite lo que sea.

Corrupción en eventos.

Renta de carros para los funcionarios públicos, corona de flores para la mamá fallecida de tal persona y no es cierto, la actividad es tan noble cualquier cosa le cabe, la volteas y ya está. Eso es corrupción interna. Me parece que es lo más feo.

También existe la corrupción externa, porque llegan empresas con el oficial mayor y ofrecen favores o sobornos, “aquí está su casa para que me des los eventos a mí, aquí está su viaje a Europa para usted y para toda su familia para que durante todo el año me asigne sus eventos”. Es muy corrompible la actividad a cualquier nivel de gobierno, desde los municipales, gobiernos estatales ni se diga y de los federales no platicamos.

Dejando de lado los temas infames, Alicia nos platica sobre lo que se lleva de los eventos gubernamentales y nos ofrece su conclusión.

Los eventos de gobierno son preciosos, me hacen sentir muy orgullosa de mi país y nuestra anfitrionía va más allá, traspasamos las fronteras con ese tipo de acciones que hacemos, en los tres niveles de gobierno. Realizamos eventos muy bonitos, pero no tendrían que salir tan caros. Se pueden hacer los eventos igual de bonitos, cumpliendo con los mismos objetivos de anfitrionía pero siempre optimizando el recurso. Ahí entra un tema de honestidad de ambas partes.

G20 México.

Tu como alguien que desea venderle al gobierno, deberías conocer los mecanismos que existen para aclarar ese tipo de procesos. A través de la Secretaría de la Función Pública puedes hacer preguntas específicas a la Secretaría de Relaciones Exteriores: ¿cuánto te costó ese evento y quién fue tu proveedor? ¿por qué lo elegiste a él y cuál fue el presupuesto? En tu calidad de simple ciudadano, estás vigilando al gobierno en este tema.