Dakar International Conference Center

Los centros de convenciones en todo el mundo comprenden un amplio espectro de características, con pocas constantes invariables, incluso en términos de definir nombres o adjetivizar (¿Centros de congresos? ¿Centros de convenciones? ¿Centros de conferencias?). Al mismo tiempo, cada vez hay más diferencias entre las distinciones que existen entre unos y otros, con lo que antes se enfocaba más y exclusivamente en el tipo de instalación para albergar exposiciones o para acoger eventos especiales, esto para añadir más espacios funcionales y para diversificar su potencial comercial y responder a las nuevas tendencias, como la inclusión de más componentes educativos para los programas de las ferias y eventos.

Lo mismo ocurre con el término «internacional». En una industria cada vez más global, hay preguntas legítimas sobre lo que implica ese mote, y cuando se adhiere a un centro de convenciones, ¿qué garantías debe dar a los clientes que están buscando el «ajuste» correcto para su evento? Para muchos recintos, la aplicación del término internacional a menudo refleja las aspiraciones de los propietarios y directivos, una expresión de su interés en poder acceder a algo más que los negocios locales o regionales. Pero a nivel práctico, hay mucho más que eso.

Beijing International Convention Center

En primer lugar, «Internacional» en función de una organización que realiza un evento es, una vez más, un término que se usa de manera bastante flexible en nuestra industria. Desde mi punto de vista, requiere tres medidas: primero, que la membresía se componga de la representación de diferentes países; en segundo lugar, que ese liderazgo se distribuya de manera similar y, en tercer lugar, los eventos deben tener una rotación global frente a una rotación regional. Y si bien esa es una definición bastante sencilla, en muchas partes del mundo se aplica de manera poco rigurosa, lo que agrega otro nivel de confusión.

Sin embargo, si aceptamos esta definición, se deduce que los recintos que se consideran «internacionales» son aquellos que realizan este tipo de eventos de forma activa, y eso significa que, al mismo tiempo, necesitan estar preparados para responder a sus necesidades. Eso conlleva algunos compromisos importantes;

Primero, significa reconocer y cumplir con los estándares y expectativas de los grupos que viajan alrededor del mundo para asistir a eventos y que buscan cierto nivel de consistencia, en términos de espacios y servicios, incluidas áreas como alimentos y bebidas y también tecnología. Si bien, la mayoría de los eventos que rotan lo hacen en respuesta a la distribución de sus miembros (o a la búsqueda de miembros potenciales), sus programas generalmente tienen ciertos requisitos que son en gran medida los mismos a dondequiera que vayan. Esto significa que un recinto debe poder proporcionar esto para ser considerado, y la forma más fácil de hacerlo es identificando y observando los estándares más actuales y relevantes para tales eventos, y hacer el esfuerzo de comprender cuáles son las necesidades específicas de estos grupos, basándose en su historia previa.

En segundo lugar, es probable que una organización foránea tenga requisitos formales más complejos o al menos diferentes, de los que provienen de un mismo país.

Cuestiones como requisitos legales y rendición de cuentas, los arreglos contractuales y las expectativas tecnológicas, son cosas que inevitablemente serán mucho más engorrosas al momento de atender a clientes internacionales que puramente locales, y nuevamente, un recinto que persigue este negocio debe tener la capacidad y flexibilidad para ser capaz de responder.

Messe Frankfurt

En tercer lugar, debe entenderse que esto no es simplemente un ejercicio específico del recinto. El centro de convenciones en sí mismo es solo una parte de la experiencia de destino en lo general, por lo que un centro designado como «internacional» también tiene un papel a desempeñar para garantizar que otros “colegas” de destino, como hoteles, oficinas de gobierno, proveedores y recintos especiales, también puedan cumplir con los requisitos y con las expectativas de los clientes que son ampliamente diversas. Sin esto, incluso las instalaciones más orientadas a nivel internacional pueden fallar en la entrega de la calidad que esperan los clientes internacionales más exigentes.

No obstante, se tiene que considerar el otro lado de la ecuación. Por importantes que sean la coherencia y las normas, no deberían ir a expensas de perder las cualidades únicas que son la parte deseada de la experiencia de viajar a diferentes partes del mundo. Los delegados a un evento internacional se sienten atraídos, al menos en parte, por la oportunidad de experimentar las costumbres y culturas locales, degustar diferentes comidas y disfrutar de actividades off-site, representativas de lo que hace a un destino diferente a los demás. El recinto también tiene un rol aquí, y necesita desempeñar un papel activo en el cumplimiento de esas expectativas en lugar de centrarse completamente en los estándares operativos.

Al final, es un equilibrio. Para ser verdaderamente «internacional» y para disfrutar de todos los beneficios comerciales que implica tal designación, un recinto debe estar preparado para abordar la gama completa de expectativas que acompañan a dichos eventos y hacerlo de manera reconocible. Al mismo tiempo, deben asumir cierta responsabilidad para brindar el tipo de experiencia y cualidades únicas que hacen que su destino sea distintivo. AIPC ofrece a sus miembros una serie de herramientas y conocimientos para respaldar ese tipo de rol, pero la responsabilidad principal recae en el mismo centro de convenciones.

 

Además de su papel como Presidente de AIPC, Aloysius Arlando es el Director Ejecutivo de SingEx Holdings, que comprende varias entidades que se especializan en la industria MICE; incluida la gerencia del Centro de Exposiciones y Convenciones de Singapur EXPO.

AIPC representa una red global de más de 185 recintos líderes en 60 países, con la participación activa de más de 900 profesionales de nivel gerencial en todo el mundo. Se compromete a fomentar y reconocer la excelencia en la administración de centros de convenciones, en base a la experiencia de su representación internacional y mantiene una variedad de programas educativos, de investigación, de redes y estándares para lograrlo. AIPC también celebra y promueve el papel esencial de la Industria de Reuniones para apoyar el desarrollo económico, académico y profesional y mejorar las relaciones globales entre los intereses comerciales y culturales altamente diversos.