Hasta hace unos cuantos años las empresas organizadoras de eventos veían el ROI (Return On Investment) como una serie de aspectos abstractos que se tenían que medir a lo largo del evento. En algunas ocasiones el tener presencia de marca bastaba para tener una estrategia, pero sin medir realmente el retorno de inversión.

Hoy en día, tener datos relacionados a nuestras reuniones se vuelve indispensable para nosotros así como para nuestros clientes. Y donde el ROI, ha adquirido una mayor importancia por todas las herramientas con las que hoy contamos. De modo que la evolución de los eventos también incluye la obtención de resultados y las estrategias están encaminadas a tener un retorno cualitativo y cuantitativo, para demonstrar sus beneficios de forma expedita.

Antes de poner manos a la obra en el desarrollo de un evento, tenemos que conocer hacia dónde se va a mover, es decir, tener nuestro mapa de la planeación, hasta la meta a la cual queramos llegar. Esto es:

El previo. Normalmente se entrelaza con la promoción y es sencilla de medir ya que se ve reflejada en la asistencia. En este punto también se deben hacer encuestas para conocer cuáles son los objetivos que desea lograr el cliente, desde el punto de vista del evento, los patrocinadores y los organizadores.

Durante el desarrollo. Esta etapa es muy importante porque nos podemos valer de la tecnología. Se pueden medir las interacciones de los asistentes a ciertas pláticas con las nuevas herramientas para recabar información en el mismo instante en que se está llevando a cabo.

Post evento. En este punto la reacción de los públicos y las relaciones de negocio que se hicieron son relevantes. Es indispensable estar muy atentos al comportamiento y al impacto del usuario, la satisfacción hacia la reunión, la marca y los patrocinios.

 LAS REDES SOCIALES COMO APOYO PARA EL ROI

Al igual que cualquier otra herramienta de medición, hay que fijar los objetivos y ver de qué redes sociales nos podemos valer de acuerdo al evento, que van desde contactar a los clientes con las personas que desean alcanzar, los niveles de satisfacción, hasta las reacciones de los asistentes.

Hoy en día, hay una gran variedad de redes sociales, FaceBook, Twitter, Linkedin, entre otras, que pueden ser utilizadas durante toda la reunión, ahí compartir presentaciones, programa de actividades, biografías de los speakers y cambios de último momento, por mencionar algunas. Esto se logra a través de grupos que se pueden crear para el mismo evento.

También existen algunas redes sociales que pueden ser de uso exclusivo del congreso o convención. Ahí se puede subir información de manera sencilla, hacer una red de contactos con la gente que asistió al evento y, sí así se quisiera, tener contacto con ellos al término del mismo.

Los hashtags se han convertido en una de las maneras más sencillas para hacer promoción, así como dar a conocer a nuestra comunidad de lo que se está hablando en un determinado congreso en alguna parte del mundo. Pero, por favor, es importante que el hashtag se comunique y se coloque en un lugar visible para que la audiencia lo conozca y participen con sus comentarios.

Es fundamental que la medición de Redes Sociales durante el evento sea de forma activa para poder llegar a los objetivos planeados. Intercambiar ideas, hacer preguntas y responder alguna duda en tiempo real, así como la evaluación de algunos mensajes e interacciones será invaluable para tu cliente.

Por último, hay que tener presente que nuestros clientes siempre querrán ver redituada su inversión y necesitan estadísticas que indiquen cómo se desarrolló todo el evento, sin duda estas nuevas herramientas te serán muy útiles.