Gran parte del éxito de la región centroamericana en el sector de congresos y convenciones se debe a la fuerte presencia de Costa Rica, promocionándose en las más importantes ferias comerciales de turismo y de reuniones en el mundo, profesionalizando al capital humano que se desempeña dentro del rubro, construyendo más hoteles y hasta un reciente centro de convenciones; todo esto con el firme propósito de colocar a la región dentro del primer plano de la Industria de Reuniones global.

Este actual posicionamiento de Costar Rica se debe en gran medida al trabajo y compromiso Yadyra Simón Rojas, CEO de Simón Congresos y Convenciones y actualmente la Presidenta de la Asociación de Profesionales y Empresarios Organizadores de Congresos, Ferias y Eventos de Costa Rica, APROCON. Posee más de tres décadas de trayectoria en la organización de eventos, funcionando como uno de los engranajes principales de esta maquinaria tica para la atracción y ejecución de eventos de toda índole, enlazando a los diferentes organismos gubernamentales y privados del país.

Factor Meetings se dio a la tarea de recabar la opinión de Yadyra Simón sobre el acontecer de la Industria de Reuniones en Costa Rica: los logros, las pequeñas y grandes victorias, los retos que se avecinan y la promesa de una nación líder en el sector.

¿Cuál es la actualidad de APROCON? ¿Qué acciones están llevando a cabo en pro de la industria?

APROCON realmente ha crecido en la cantidad actividades que realiza para su posicionamiento. Hemos logrado tener más presencia en la Cámara Nacional de Turismo de Costa Rica, somos miembro de esa cámara, así también somos miembro de COCAL y estamos reforzándonos con un programa de actividades muy interesantes para este año.

Recientemente el gobierno está cambiando todo el sistema tributario y realmente nos está “amarrando la faja”, como decimos los ticos. Entonces, tuvimos una reunión con el Ministerio de Hacienda para que nos explicara las implicaciones de esto último, y para que nos sugiriera cómo debíamos actuar nosotros, porque los organizadores a la hora de cobrar, tenemos que facturar lo de toda la gente que participe en alguna actividad; ahora tenemos que pagar impuestos por inscripción, pagamos también las cuotas de afiliados, por lo que de repente se complicaba que ellos como gobierno entendieran también cuál era el mecanismo de trabajo de las personas que organizan diferentes eventos, o que dan servicios a los eventos.

Fue bastante interesante la charla, porque hay una ley y una serie de parámetros que son muy estrictos. Entonces deben de entender que a partir del 1° de julio se empezará a aplicar el 13% del impuesto del valor agregado, algo que sí repercutirá.

II Congreso de la Industria de Reuniones.

Tuvimos esta semana, el 24 de junio el II Congreso de la Industria de Reuniones que hace la Asociación, con el apoyo del Instituto Costarricense de Turismo (ICT) y de algunos de nuestros colaboradores y proveedores. Adicionalmente, estamos coordinando y trabajando en un Costa Rica Meetings, y esto consistirá mostrar a los OPCs mexicanos las facilidades que tiene Costa Rica para que hagan sus eventos con nosotros, para que sepan cómo operamos, cómo operan los proveedores, cuáles son los mecanismos de trabajo en nuestro país, pues tenemos que empezar a darnos a conocer. Eso lo tenemos programado para agosto del presente año.

Por otra parte, tenemos reuniones de networking para proveedores, porque es importante que entre ellos se conozcan, para que así puedan apoyarse a la hora de ofrecer un servicio. Adicionalmente, contamos con una oficina que estará ubicada en la Cámara de Turismo, situación que nos ha permitido avanzar. La Asociación ya maneja un posicionamiento en el sector turístico, pero nos falta posicionarnos más en el sector asociativo y corporativo.

Entonces ese es un nicho de mercado al que tenemos que llegar, a veces cuesta mucho. Hay algunas asociaciones que sí entienden como es el mecanismo, pero hay otras que no. Al tener la rotación de un presidente, de un director ejecutivo, no se tiene continuidad. Hay gente que se involucra más en los eventos y todo eso es un trabajito de hormiga, como digo yo, y es algo que poco a poco se tiene que ir mejorando para estar más presentes en la mente de estas organizaciones.

Bajo tu perspectiva como meeting planner ¿Cuál ha sido el avance que ha tenido Costa Rica en la Industria de Reuniones?

Pienso que Costa Rica se ha posicionado mucho dentro de la industria global, ha mejorado, tenemos muy buenos proveeduría, más tecnología. México ha sido un gran referente para las empresas organizadoras y eso nos ha permitido tener eventos con muy buenos diseños, con buena escenografía, buena señalética, lo cual ha sido bastante importante.

En la parte técnica también se ha tenido mejora, pues la gente también busca capacitarse y ese es otro de lo temas, dentro de todo el programa que tenemos para el año, queremos hacer una certificación de planeación y operación de un evento. Si yo doy un seminario donde me enseña A, después me enseña C, pero la B nunca me instruyó, entonces no hay un enlace que me permita un correcto aprendizaje.

Tenemos otra certificación para desarrollar la parte de neuromarketing en los eventos, y por lo mismo durante el II Congreso de la Industria de Reuniones de APROCON, tratamos de tener temas de actualidad y que fueran de necesidad de nuestros proveedores y de la gente en general, pues no toda la gente está afiliada con nosotros.

Asimismo, hemos avanzado en nuestra relación con algunas organizaciones locales de turismo. En Costa Rica, el gremio de turismo es fuerte: está la Cámara de Turismo, la Asociación de Operadores de Turismo, la de agencia de viajes, etc. Entonces vamos en relación con ellos, acercándonos más y eso ayuda bastante. APROCON ya suena, ya es mencionado; el Buró de Convenciones de Costa Rica nos dice: “nosotros promovemos el destino, ustedes capaciten”. Tenemos un convenio con el Buró, el cual está en revisión en este momento para ver qué temas tendremos para capacitar, no solo a la gente del Buró sino también a la de APROCON.

Yadyra Simón Rojas, CEO de Simón Congresos y Convenciones y Presidenta de APROCON.

Sobre estas capacitaciones ¿Las han impartido al personal de Costa Rica Centro de Convenciones?

El centro de convenciones en sí, lo que ellos han hecho son capacitaciones con asociaciones, con operadores, con OPCs, con proveedores, para enseñarles el mecanismo de trabajo del recinto. Estamos acostumbrados a trabajar con un hotel donde lo tenemos todo y en donde ellos tienen un sistema muy particular que de alguna manera a la gente le incomoda, entonces tenemos que acostumbrarnos a eso. Sin embargo, ha habido muy buena apertura del centro de convenciones, la gente está muy interesada, ellos no creyeron que el costarricense ahora busque, hasta las graduaciones las quieren hacer ahí.

Una de las cosas que están muy claras para ellos es que no quieren albergar aún eventos masivos. Sí se pueden hacer eventos de 1,000 personas para una convención, pero hablando conciertos con artistas congreguen muchas personas, que igual no repararán tanto en el cuidado que tengan al usar las instalaciones. El recinto es para eventos más pequeños, mismos que resultan divinos.

Por otra parte, el centro de convenciones ha cambiado la mecánica de lo que es el cobro de sus servicios y salones. Conforme pasan los días, el recinto siempre va mejorando, tomando aprendizaje de cada experiencia, viendo qué sirve y qué no, y así han implementado una forma distinta de cotizar, lo cual ha sido beneficioso.

Costa Rica Centro de Convenciones

A raíz del recinto, ¿Se ha dado la construcción de más hoteles aledaños al inmueble?

No en relación al centro de convenciones, sino a la oferta misma de San José. En el centro de la ciudad se está construyendo un Hilton, se remodeló también un hotel icónico, el Gran Hotel Costa Rica, el cual fue comprado por una empresa colombiana, le cambiaron la fachada, le rescataron varios aspectos y quedo precioso.

Que hay una necesidad a la par del centro de convenciones en cuanto a la construcción de más habitaciones, sí la hay. Pero enfrente del edificio tenemos un DoubleTree by Hilton, un Country Inn y un Windham, un poco más lejos está el Barceló, un City Express y un Crown Plaza que están dentro de ese radio de acción.

¿Cuáles son los retos para Costa Rica en los próximos años?

El reto hoy por hoy para Costa Rica y que se trabaja con el Buró y con el ICT es el de la captación de eventos más grandes, eventos mundiales, y ahí también el gobierno y ciertas instituciones tienen que ser más flexibles. Por ejemplo Migración: hay mucha gente con visas restringidas y requieren todo un trámite para entrar al país y muchas veces se pierde la oportunidad de traer a un gran conferencista, de la India por ejemplo, porque se atrasó 4 meses su solicitud de visa y eso no puede ser, es algo que ya tiene que cambiar.

En Aduanas, aunque sí ha mejorado, hay muchas organizaciones que imprimen sus propios materiales en su país de origen y luego pueden llegar a tener inconvenientes al momento de querer ingresarlos a Costa Rica, entonces ahí es donde también se requiere más flexibilidad. Nosotros estamos ahora con el Ministerio de Turismo, la ministra nos propuso que nos reuniéramos con Migración para tantearle nuestra problemática, lo cual es un avance. Ese es un reto para Costa Rica, tiene que cambiar un poco la mentalidad misma de los proveedores de servicios, el costarricense también tiene que adaptarse a presenciar eventos mundiales, a estar ahí, conviviendo con gente de todas partes del mundo.

Ahora bien, en la parte de capacitación tenemos otro reto. Las certificaciones como tales, todavía no han tenido un auge, la gente no cree mucho en las certificaciones pues muchas veces estas son exigidas más bien por las empresas norteamericanas.

Hoy la certificación va en función de una mentalidad más estadounidense, pero de que hay que certificarse, sí, lo tenemos que hacer y para lograrlo se debe cambiar el modelo de certificación, estas no pueden darse solo en inglés, sino en español, ese es un obstáculo que existe para que más gente se certifique. Entiendo que ya hay algunas iniciativas, Eduardo Chaillo ha estado colaborando en esa parte de la traducción de los materiales a impartir.

Seguimos adelante, hoy puedo asegurar que se tienen 10 OPCs experimentados, profesionales, entre los cuales están MICE Centroamérica, Converge, Global Events, Event Planner, Simón Congresos y Convenciones, por supuesto, entre otros. Tenemos también una productora, La Soprano, se llama, y es una soprano costarricense, muy buena y que se ha dedicado a producir eventos culturales y artísticos.

No cabe duda que APROCON y Yadyra Simón se encuentran trabajando día a día para llevar la capacitación, las últimas tendencias en realización de eventos, la infraestructura necesaria y la promoción que se requiere para seguir posicionando a Costa Rica y a Centroamérica en el panorama mundial de la luminosa Industria de Reuniones.