Como una estrategia para seguir capacitando a la Industria de Reuniones, es que MBTA, en conjunto con EC Business Travel Institute llevaron a cabo el Webinar: ¿Qué es la Administración Estratégica de Reuniones? Impartido por Elizabeth Champagne.

Se trata de un programa de gestión de reuniones estratégicas (SMMP), el cual es la administración estratégica de los procesos, gastos, volúmenes, estándares y proveedores relacionados con las reuniones de toda la empresa para lograr ahorros cuantitativos de costos, mitigación de riesgos y un servicio superior.

Y su aplicación puede ayudar a su empresa a reducir los costos de reuniones para mejorar el servicio.

¿Pero cómo cuáles son los beneficios para nuestras empresas?

Hoy en día las compañías crean programas de gestión de reuniones para lograr objetivos comerciales medibles que se alinean a los objetivos estratégicos de la organización.

  1. Ahorro: Al centralizar los procesos de funciones, como la elección del lugar, o el registro de participantes, las empresas pueden ahorrar de un 10 % a un 25 %.
  2. Mayor Control: En el front se pueden establecer controles y aprobaciones predeterminadas, para evitar gastos fuera de la política. Y en el back pueden revisar reportes para detectar a las personas que gastan fuera de política y tomar medidas para hacer cumplir dicha política.
  3. Mitigar el riesgo: Al establecer controles estándares en el proceso de planificación, los riesgos se minimizan. Tipos de riesgo: Reglas y regulaciones; contractuales, branding e imagen pública; pagos; seguridad y protección.

Los beneficios principales son:

  • Transparencia.
  • Impulsar métricas claves.
  • Consistencia en la ejecución.
  • Eficiencias operacionales.

Algunas de las recomendaciones que nos comparte Elizabeth Champagne para adoptar un pensamiento estratégico son:

  • El pensamiento estratégico es el Qué y el Por qué… es lo que deberíamos estar haciendo y por qué.
  • Planificación estratégica; es el Cómo y el Cuándo … a un nivel muy alto.
  • Planificación operativa; son los detalles específicos del Cómo y Cuándo.

“Siempre se piensa en la logística de un evento antes de pensar en la parte estratégica, sin embargo, pensar en el Qué y Por Qué nos permite conocer el ROI. Cuando se realiza una encuesta de salida a nuestros asistentes se debe preguntar, si sintieron que se logró el objetivo, lo que nos ayudará a tener un mayor retorno de inversión. La recomendación es pensar de manera logística, respondernos el Qué y el Por qué, después te respondes el Cómo y el Cuándo, siendo donde empiezas a trabajar de manera logística un evento”.

Así, tanto los Travel Manager y los Meeting Planners les sucede de la misma manera y es que muchas veces sus empresas no los reconocen con el nivel que debería, como un alto ejecutivo y ello sucede porque no se ha alcanzado el Pensamiento Estratégico.

También explicó las similitudes y diferencia que existen entre la administración de viajes y eventos.

Similitudes

  • Desarrollo y administración de la política.
  • Diseño del programa.
  • Responsabilidad Social y corporativa
  • Selección e implementación de tecnología
  • Gestión de datos e informes
  • Gestión del Cambio
  • Gestión de Cumplimiento
  • Forma de pago
  • Administración de Proveedores.

Diferencias

  • Gestión de riesgos – Cumplimiento de normas y regulaciones.
  • Interesados Organizacionales – Existen más.
  • Compra de viaje individual vs Grupo – Mayor impacto en el gasto.
  • Resistencia al cambio – Intereses más fuertes.

Finalmentenos comparte 7 pasos para iniciar un programa de gestión de reuniones estratégicas.

 

  1. Por qué. Cuál es el objetivo principal de establecer un SMMP.
  2. ¿Cómo estamos actualmente?
  3. Desarrolle el plan. Haga un plan detallado para SMMP.
  4. Diseñe el proceso. Diseñe la interacción de todos los involucrados.
  5. Evalúe y elija a sus proveedores preferidos. Deben estar sujetos KPI alineados SMMP.
  6. Implementación. Establezca su plan de comunicación y obtenga la aceptación de los involucrados.
  7. Analice y ajuste continuamente el programa para cumplir los objetivos.