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Distintas asociaciones internacionales de la Industria de Reuniones han establecido protocolos que se deberían tomar a la hora de hacer un evento en tiempos de COVID-19. Casi todos ellos se han centrado en los lineamientos que debe considerar el organizador, el hotel, el recinto o la proveeduría en general; sin embargo el pasado mes de julio el Events Industry Council (EIC) y APEX lanzaron la Guía de prácticas aceptadas para el diseño de reuniones y eventos, cuya particularidad se centra en la responsabilidad compartida que deberían tener los asistentes a estos foros.

Guía de prácticas aceptadas para el diseño de reuniones y eventos

Este documento de apenas 20 páginas establece entre otras cosas, un código de conducta para todos aquellos que deseen asistir a un evento en el que se muestran qué comportamientos son aceptados y cuáles no, durante su intervención en uno de estos encuentros. Ello se establece para salvaguardar la seguridad del resto de los participantes, así como para mantener un ambiente sano.

Así en el código de conducta se consideran las tres etapas de un evento.

Antes de encuentro:

  • Se sugiere consultar las medidas y restricciones que cada ciudad, estado o país a establecido para viajar a ese destino particular.
  • Se invita a considerar si la salud de la que se goza es buena, y contactar al organizador del evento si se tienen dudas o preocupaciones.
  • Se invita quedarse en casa, si se siente enfermo.

Durante el evento:

  • Se insta a seguir los protocolos de la autoridad local de salud.
  • Se invita a seguir las medidas básicas de higiene (lavarse las manos constantemente, utilizar sanitizador, evitar tocarse la cara, cubrirse la cara al estornudar o toser, desinfectar zonas de alto contacto, etc).
  • Se invita a acceder a que se les tome la temperatura (antes y después del evento).
  • Se insta a usar mascarilla.
  • Se sugiere guardar distancia para respetar los espacios personales.
  • Se invita a asistir al módulo de primeros auxilios (o equivalente) de sentirse mal o de presentar síntomas parecidos a los de un resfriado.

    Foto de Anna Shvets en Pexels

Post Evento:

  • Si resultara positiva una persona por COVID-19, luego de que hayan pasado 14 días de haber asistido a un evento, se invita a ese asistente avise al organizador de su caso.

También dentro Guía de prácticas aceptadas para el diseño de reuniones y eventos del EIC y APEX, se incluye una sección de métricas para que los organizadores de eventos evalúen el éxito de sus reuniones con la particularidad de que se establecen escenarios antes de una vacuna y después de una vacuna contra el COVID 19.

Asimismo se ilustra una tabla con cuatro niveles en donde se instauran si se deberían o no desarrollar eventos cara a cara considerando entre otras cosas las restricciones de cada destino con respecto a congregaciones masivas y si por el contrario existen las condiciones para hacer eventos presenciales tomar en cuenta las medidas de los organizadores, los recintos, los hoteles y por supuesto el lugar donde se vaya a desarrollar determinado foro.

También lee: Protocolos la reactivación de Latinoamérica

La Guía de prácticas aceptadas para el diseño de reuniones y eventos de igual forma y de manera muy puntual cita una serie de recursos y fuentes a consultar para seguir protocolos en los recintos, en el hospedaje y en los países donde se pudiera desarrollar un evento presencial.

A grandes rasgos este el contenido de este documento, sin embargo es importante resaltar el hecho de que para asistir a un evento es importante evangelizar y educar a los asistentes de tal forma de que cada reunión se celebre de la manera más segura y sana para todos. Sabiendo que es compartida la responsabilidad y no es solamente unidireccional.

 

Consulta la guía completa aquí: https://eventscouncil.org/Industry-Insights/Industry-Resources

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Comunicóloga con más de 14 años de experiencia en la Industria de Reuniones, (antes Turismo de Reuniones, antes Turismo de Negocios). He colaborado con medios impresos y digitales especializados en el rubro. Amante de los viajes y de conocer nuevas culturas, mi deseo es contribuir al desarrollo del sector, mostrando un lado más humano de los negocios y consciente para el cuidado del entorno social y natural.