Luego de años dedicados al estudio y perfeccionamiento de los procesos para atraer eventos internacionales a México, en especial a Guadalajara, se ha demostrado que la coordinación entre el destino y los diferentes proveedores es esencial para brindar un servicio especializado. Este servicio es evaluado por los clientes en una vitrina internacional, y los eventos internacionales no solo son importantes generadores económicos regionales, sino también impulsores del turismo nacional. Para entender mejor este proceso, charlamos con Gustavo Staufert Buclon, director de Promoción de la Oficina de Visitantes y Convenciones de Guadalajara (OFVC), uno de los especialistas más destacados en este ámbito.
¿Cuáles son los elementos que les han permitido lograr la adjudicación de eventos tan importantes para Guadalajara y para México como OFVC?
Primero que nada, ha sido un proceso largo que involucra muchos factores, como tener oficinas en el extranjero y hablar el idioma de los negocios de forma regional y local a nivel mundial. Contar con estas oficinas y personal local que pueda comunicarse más allá del inglés es crucial. Además, el programa de Embajadores ha sido fundamental. Estos embajadores generan leads, y es esencial que se sientan identificados con el destino que representan y que sepan que tenemos tanto la capacidad de gestión como la económica.
Pertenecer a Best Cities Global Alliance ha sido sumamente importante, ya que compartimos inteligencia comercial, estrategias y tácticas con otras 13 ciudades. Además, trabajamos de manera permanente con Destinations International e ICCA, que sigue siendo un referente en este sentido y tiene gran valor para la selección de postulaciones.
Clasificamos a nuestros embajadores por segmentos y realizamos un trabajo de inteligencia en los leads, observando qué congresos han tenido estas otras 13 ciudades para comprender mejor el proceso y disputar estos eventos. El año pasado, un tercio de nuestros congresos ganados fueron internacionales, incluyendo el segundo congreso más grande del mundo, el de dermatología. Actualmente, estamos en la final para el Congreso Mundial de VIH/Sida, el más grande a nivel global en la parte médica.
También utilizamos el conocimiento generado por las distintas ferias en Expo Guadalajara, lo que nos permite aprender en el camino, ya que ganar el mundial de una especialidad trae consigo distintos eventos regionales o latinoamericanos, ampliando nuestro conocimiento. Por último, pero no menos importante, es esencial observar los intereses tanto del gobierno como del sector privado para atraer estos congresos al destino.
Háblanos del programa embajadores
Creado en 2017, este programa surgió ante la posibilidad de perder el apoyo y promoción internacional del CPTM, pero también por la necesidad de conocimiento específico y el respaldo de una presencia reconocida en la especialidad. La primera decisión fue crear oficinas de Guadalajara en Europa, Sudamérica y Estados Unidos. Se realizó el primer acercamiento con los embajadores para crear un programa específico, que hoy cuenta con 90 embajadores especialistas en áreas determinadas y con quienes se reúnen periódicamente.
En estas reuniones se crea la magia, aunque a veces se gana y a veces se pierde. Un ejemplo destacado fue el caso de los Gay Games, que se perdió en la primera postulación, pero se ganó en la segunda. Con el tiempo, se va ganando una credibilidad importante y se demuestra que podemos competir en las grandes ligas.
Sin duda, Guadalajara tiene un prestigio y reconocimiento como sede para eventos internacionales. ¿Cómo lograrlo?
Dos elementos vitales en la postulación de eventos internacionales son el prestigio y el reconocimiento. Guadalajara ha sido anfitriona de eventos como ITU, Prótesis y Ortesis, y el Mundial de Tuberculosis, lo que demuestra que cuenta con infraestructura, conectividad y recintos necesarios para todo tipo de eventos. Además, tiene las asociaciones que pueden hacer que el evento sea un éxito.
Eventos como los Gay Games posicionaron a Guadalajara como una ciudad incluyente y anfitriona de la diversidad, atrayendo otros eventos dentro del segmento y aumentando la visibilidad. Los leads observados en ICCA, Destination International, Sports & Go, IMEX, ibtm y Best Cities Global Alliance permiten comprender las posibilidades de atraer eventos y la competencia global en la Industria de Reuniones.
Hemos aprendido que el corazón de todo esto está en los embajadores y en tener claro el segmento en el que se es fuerte, así como en contar con la infraestructura adecuada y elegir embajadores que puedan levantar la mano para ganar. Esto requiere tiempo, dinero y esfuerzo. La cadena de valor es fundamental; el trabajo externo debe hacerse de la misma forma internamente, manteniendo una comunicación oportuna que permita tener una visión del evento y comprometerse durante las visitas de inspección y RFPs.
Eventos de gran calado como la FIL (Feria Internacional del Libro), Expo Ferretera, Expo Transporte y Expó ANTAD, exigen mantener intacta la calidad por parte de toda la cadena de valor que interviene en ellos.
Con los sucesos a nivel mundial que están pasando, ustedes cuentan con un plan de crisis
Desarrollamos un Red Book, un instrumento que describe procesos o requerimientos que podrían obstaculizar la llegada de materiales o personas, como la necesidad de visas o importaciones temporales. En eventos médicos, es crucial saber qué medicamentos pueden ser traídos como muestras. Actualmente, para el Mundial de Fútbol 2026, hemos informado a las autoridades sobre las necesidades de los equipos para facilitar la logística.
Es importante planear con base en la ley de Murphy: «controla todo lo que puedes porque habrá cosas que no podrás controlar, y esas son las que sucederán«.
¿Qué proyectos tiene a corto y mediano plazo?
Con una oficina de representación en la Ciudad de México encabezada por Ligia González, entre los proyectos a desarrollar está la firma de varios convenios para la realización de distintas ferias en Guadalajara durante la 15ª edición de ibtm Americas. También, en colaboración con GDS, desarrollaremos un stand sustentable para este evento y buscaremos hacer el cambio de alfombra en Expo Guadalajara por una sustentable que pueda transformarse en biocombustible. Este material tiene un costo 20% más alto, pero Expo Guadalajara y el fideicomiso de turismo del área metropolitana cubrirán la mitad del costo, esperando que el cliente cubra el 10% restante. Al final del evento, se entregará un certificado de validez internacional.
Estamos haciendo un esfuerzo importante por ser más sustentables y por lograr que nuestros eventos dejen un legado positivo en Jalisco y especialmente en la Perla Tapatía.
Finalmente, Guadalajara ha sido nombrada recientemente la ciudad más sostenible. Junto con el Aeropuerto Internacional de Guadalajara, que en 2023 recibió 17.8 millones de pasajeros y espera alcanzar 28 millones para 2026, se están conectando a más ciudades y abordando los retos de movilidad modernos. Por ello, Guadalajara no solo es la Perla Tapatía, sino la joya de México y de la Industria de Reuniones.
