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La situación de salud en la que está sumergida actualmente el mundo ha despertado una serie de preguntas dentro de la industria de eventos; incógnitas que ICCA World planteó a una serie de expertos que desde su experiencia compartieron, cómo están o estarán enfrentando el nuevo escenario que vivimos con la pandemia de COVID 19.

En el panel virtual, participaron Leslie Zack de International & American Associations for Dental Research; Greg Talley de Talley Management Group; Aileen Crawford de Glasgow Convention Bureau y Justin Weis de USI Insurance Services, para compartir sus perspectivas como asociación, PCO, buró de convenciones y bróker de seguros respectivamente.

En materia de seguros, Justin Weis dijo que es importante crear correctos canales de comunicación con los clientes, para de ahí, ir hacia delante a fin de mitigar las consecuencias de la contingencia. A su juicio, el COVID 19 es un evento único en su tipo por lo tanto, él desde su trinchera está creando estrategias para sus asociados y clientes quienes mayoritariamente están preocupados por la pérdida de ganancias y la cancelación de eventos.

El experto en seguros, invita a toda la comunidad de la industria de reuniones a que se pongan a revisar sus pólizas, sus exclusiones y verifiquen si la cobertura de estos incluye contingencia sanitaria a fin de reclamar sus seguros, sobre todo aquellos que sí extendieron rango de cobertura en donde se contempla la parte de enfermedades comunitarias.

Una vez que se tengan claras las obligaciones y la información, se debe contactar al agente de seguros para revisar el lenguaje del contrato para así proceder al pago del seguro. Asimismo el Justin puso en claro, que el panorama también está difícil en la industria de seguros, pues estos saben que deberán cubrir las indemnizaciones. Por lo tanto estar en contacto con su agente será vital para establecer una estrategia de reclamación.

Por otro lado, Leslie Zack, quien de hecho tuvo que cancelar un evento en Wuhan, la ciudad china que se consideró como el primer foco de la pandemia, señaló que es importante revisar también los contratos y documentar las restricciones o medidas que se estén tomando a nivel local o nacional a fin de colaborar con los destinos y los recintos en términos de gastos, pues todos: “necesitamos ser flexibles”.

De acuerdo a su caso, en el destino en el que opera se declaró estado de emergencia, y ahora, lo que están haciendo es revisar cada contratación para asegurarse de pagar el trabajo que sí fue realizado, y no pagar el que no se realizó, pues su juicio, es importante para una compañía que depende de los eventos.

Leslie señaló que si bien el escenario actual se trata de negociar y revisar contratos, a futuro se vislumbra un segundo escenario, que es pensar en los eventos que se van a realizar más adelante, con sus respectivas situaciones, es decir, hay recintos que actualmente están siendo re-direccionados a cumplir otra función, que es la de albergar a personas que necesitan ser asistidos por el COVID19. Eso a la larga, y una vez que acabe la pandemia, tendrá implicaciones por parte de los clientes y los asistentes que se dirán a sí mismos “aquí se enfrentó una situación por COVID 19”.

Greg Talley, desde su perspectiva como PCO, fue un tanto más realista en cuanto a la situación. Si bien está de acuerdo en revisar los contratos independientemente de si se tiene o no cobertura por parte de los seguros, es necesario hacer esos análisis de esos documentos ante un escenario que cambia constantemente, así como buscar los contratos que se van a pagar y cuáles no. Pero también será necesario revisar las jurisdicciones del lugar dónde se iba a realizar un evento (cancelado o pospuesto), así como el de los lugares de donde vendrían los delegados.

A su parecer la industria debe visualizar cómo va cambiar la dinámica a corto y mediano plazo, así como los retos que se avecinarán a raíz de ello. De acuerdo con Greg el panorama se ve complicado, según los estudios de los epidemiólogos, en lo que se estabiliza la situación. Después vendrá una resaca que por lo menos podría tardar 18 meses, lo cual tendrá un efecto negativo en la economía por un largo tiempo.

Asimismo desde su punto de vista, él no espera que los viajes regresen “así de pronto” pues se va a enfrentar una gran “resaca de viajes”, es así que será importante como organizadores de eventos ajustar calendarios y reuniones, trabajando a la par con sus socios para ver cuáles son las mejores opciones.

El especialista en organización de congresos, terminó su participación diciendo que si bien sabemos cuál es la importancia de los eventos presenciales, ahora, será tiempo de definir los nuevos propósitos y de rediseñar esos eventos para que se mantengan como esenciales y se adecuen a la situación local. Ya que esa será la nueva norma, la nueva realidad.

También añadió que desafortunadamente, este tipo de contingencias cada vez será más recurrente debido al cambio climático y a la sobre población. Así, el aprendizaje que ahora se obtenga será clave para no dar un paso atrás, pero también será necesario pensar en las oportunidades que vendrán con ello.

Finalmente Aileen Crawford destacó que esta situación permitirá a la industria de reuniones a compartir más conocimiento, y que los eventos y las conferencias serán un pilar fundamental como parte de la recuperación del sector y de la vida en general, es un viaje que a su parecer, debemos realizarlo todos juntos.

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Comunicóloga con más de 14 años de experiencia en la Industria de Reuniones, (antes Turismo de Reuniones, antes Turismo de Negocios). He colaborado con medios impresos y digitales especializados en el rubro. Amante de los viajes y de conocer nuevas culturas, mi deseo es contribuir al desarrollo del sector, mostrando un lado más humano de los negocios y consciente para el cuidado del entorno social y natural.