Antes de hablar de las tendencias para 2025 es importante hacer un paréntesis para referirnos al ambiente económico y las presiones inflacionarias dentro de la Industria de Reuniones, ya que se preven aumentos significativos en los costes de los siguientes rubros:
- Hoteles, aumentará entre 2 y 4%
- Aéreos, aumentará 1%
- Alimentos y bebidas, de 3 a 6%
- Salarios y staff para eventos, de 3 a 4%
- Eventos y reuniones, 4.3%
Estimaciones indican que el mismo evento en 2025 costará un 4% más que en 2024.
Fuentes: CoStar/STR; Pronóstico global de viajes de negocios para 2025 CWT/GBTA; Encuesta sobre presupuesto salarial de World at Work 2024-2025; y Encuesta sobre presupuesto salarial de Payscale 2024-2025.
4 estrategias de gestión financiera
A continuación, te compartimos algunos tips para enfrentar los desafíos económicos que traerá el aumento de precios en 2025. ¡Implementarlos puede marcar la diferencia en el éxito y la rentabilidad de tus eventos!
- Prioriza el ROI: Asegúrate de que cada evento esté alineado con los objetivos comerciales. Consulta y analiza datos clave para justificar gastos y optimizar inversiones.
- Diseña planes flexibles: Prepárate para manejar posibles interrupciones o cambios en el panorama global con programas de contingencia que aseguren la ejecución fluida de tus eventos.
- Implementa controles presupuestarios: Desarrolla estrategias para monitorear y gestionar los gastos de manera eficaz, manteniendo el control financiero en todo momento.
- Mantente informado sobre temas regionales: Monitorea los desarrollos geopolíticos y su posible impacto en tus eventos. Así podrás adaptar tus estrategias según las circunstancias locales.
Tiempos en contratación
El estudio Industry-Trends Maritz sugiere que, para 2025, los tiempos de contratación en el ámbito de los eventos reflejarán enfoques diferenciados entre corporativos y asociaciones. En el caso de los eventos corporativos se anticipan ciclos de planificación cada vez más cortos, debido a la necesidad de adaptarse rápidamente a cambios de presupuesto y la prioridad de maximizar el retorno de inversión (ROI).
La mayoría de las empresas buscarán reducir costos operativos y evitar compromisos a largo plazo, lo cual implica que los organizadores de eventos deberán ser más flexibles y ofrecer soluciones rápidas y efectivas que permitan optimizar cada gasto.
En contraste, asociaciones y ferias comerciales (trade shows) están optando por plazos de contratación más extendidos, lo cual facilita una planificación estratégica y anticipada de eventos futuros. Esta tendencia está impulsada por un enfoque en la estabilidad y en la construcción de alianzas de largo plazo, que garantizan tanto la viabilidad financiera como la repetición de participantes.
Las asociaciones, en particular, buscarán asegurar ingresos a través de patrocinios constantes y una estructura tarifaria atractiva para los expositores y asistentes, ya que estos elementos son clave para la recuperación de costos y la creación de valor sostenido en sus eventos.
El futuro de la Industria de Reuniones apunta a que, a medida que las asociaciones buscan acuerdos de largo plazo, también aumenta la valoración de los beneficios intangibles, como la lealtad de los participantes y la percepción de marca; por lo tanto, los proveedores que puedan ofrecer esquemas de patrocinio atractivos y tarifas competitivas, así como servicios que aumenten el valor percibido, serán altamente valorados en el contexto de esta nueva dinámica de contratación.
Del mismo modo, las empresas no solo verán a los eventos como una oportunidad para mejorar ingresos, sino también para fortalecer su cultura y conectar con su equipo. ¡Estas son buena noticias para la IdR!
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