MBTA Think Tank puso en el centro de la conversación uno de los mayores desafíos de la industria: la gestión del gasto en viajes corporativos, revelando que el problema va mucho más allá del control financiero.
En realidad, se trata de un proceso integral que abarca desde la compra hasta la generación de información útil para la toma de decisiones, incluyendo facturación, recuperación de comprobantes, cumplimiento fiscal, calidad de datos y visibilidad.
Un problema de diseño, no solo de control
Uno de los principales hallazgos de la sesión titulada “La realidad del gasto en viajes de negocios: retos, prácticas y oportunidades” fue que muchas organizaciones siguen gestionando el gasto con procesos fragmentados, altamente manuales y poco eficientes.
La conversación promovida por MBTA (Mexican Business Travel Association) indicó que el gasto en viajes no puede entenderse únicamente como un tema de reembolsos o comprobación, sino que nos lleva a cuestionarnos sobre si el modelo actual está bien diseñado o simplemente brinda soluciones temporales que generan más carga operativa.
Los principales “dolores” del proceso
Entre los puntos críticos identificados destacan:
- La recuperación de facturas como uno de los mayores pain points en México
- Procesos manuales que incrementan errores y tiempos de gestión
- Problemas en la calidad de datos que derivan en refacturaciones
- Falta de claridad en responsabilidades entre empresas, viajeros y proveedores
Estos factores no solo afectan la operación, sino también la capacidad de convertir el gasto en información estratégica.
Separar para entender la complejidad
La sesión subrayó la importancia de diferenciar tres dimensiones clave: el gasto directo del viaje, la gestión administrativa y los servicios de las Travel Management Companies (TMC).
Cuando estos elementos se mezclan, se generan expectativas erróneas y se dificulta la eficiencia del proceso.
El factor fiscal en México
El entorno fiscal añade un nivel adicional de complejidad. La facturación implica, en muchos casos, procesos manuales, dependencia de terceros, refacturaciones y retrasos, lo que impacta directamente en la operación y en la experiencia del usuario.
MBTA Think Tank como catalizador del cambio
Como contexto, esta conversación se dio en el marco del MBTA Think Tank, un formato participativo que permite a compradores y proveedores intercambiar experiencias y generar insights accionables en tiempo real.
El proveedor anfitrión fue Emburse México, que presentó soluciones tecnológicas para la gestión del gasto. El encuentro fue moderado por Elizabeth Champagne, directora del Programa Educativo de MBTA, quien estuvo acompañada por Rodolfo Macedo, director ejecutivo de la asociación.
Conclusión: rediseñar el sistema completo
El consenso fue claro: el reto no es solo controlar mejor el gasto, sino rediseñar todo el proceso.
Esto implica definir responsabilidades, mejorar la calidad de los datos, optimizar la experiencia del viajero y reducir la carga administrativa para lograr una gestión más eficiente y estratégica.
