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El fin de semana, luego de varios meses confinada en mi casa al fin fui testigo de un verdadero evento virtual con un aforo de más de 3000 personas originarias de todos los continentes, instructores, entrenadores y profesionales de la salud preventiva se dieron cita el Summit Global de Les Mills.

Y durante dos días con un nutrido programa de capacitación, relanzamientos de nuevos materiales, presentaciones, y transmisiones en directo y pre-grabadas, así como sesiones de preguntas y respuestas, el evento de Les Mills se desarrolló de manera efectiva manteniendo cautivos a todos los que acudimos virtualmente a este foro.

La plataforma utilizada para este evento fue Bluejeans que puedo describir como un ZOOM llevando al siguiente nivel: registro a distancia, sonido DOLBY, imagen de alta de definición, plataforma segura (sin riesgo de hackers), con un programa  que permitía la interacción en directo, y en el que se podía hacer un acercamiento a algún elemento en la pantalla cuando se visualizaban al orador y a la presentación al mismo tiempo, sin fallas técnicas, con posibilidad de escoger el ancho de banda, capacidad para más de 3 mil pax. 

En la inauguración del evento, por ejemplo, el CEO de Les Mills estuvo en directo, para después hacer un enlace de capacitación con expertos, y luego dar paso a sesiones de entrenamiento pre-grabados donde el host alternaba su actividad física con otros instructores desde distintas partes del mundo. Cada detalle fue cuidado cautelosamente tanto para promover campañas, como para hacer menciones publicitarias de sus sponsors; tras la clausura del foro, luego vino una encuesta de satisfacción para que cada una de las personas que vimos el evento diera su feedback.

Les Mills es una compañía especialista en el ámbito fitness con más de 30 años en el mercado, es originario de Nueva Zelanda y es el creador de varios programas de entrenamiento (Body Combat, Body Pump, Body Balance, Grit, entre otros), y es el responsable de formar y capacitar a profesores e instructores fitness y wellness de todo el planeta.

Evento de Body Combat en recinto de Les Mills, foto: Arturo Roldán
Evento de Body Pump en recinto de Les Mills, foto: Arturo Roldán

Hay que mencionar que esta compañía desde hace muchos años realizaba cada tres meses eventos grandes de manera presencial en Auckland, Nueva Zelanda. Aunque Les Mills sabe hacer sus propios foros cara a cara, también con este primer ejercicio de su Summit Global virtual, se dio un buena cátedra de cómo, a mi juicio, tendrían que ser los eventos virtuales. Si dijera cómo calificaría a este evento, les diría que obtuvo un 10, ¿Por qué?

Porque:

  • Administraron muy bien el tiempo, 3 a 4 horas por cada día de evento, con interacciones y dinámicas que no lo hacían tedioso; y que estaban divididas en sesiones que variaban entre los 10 y los 40 minutos. Si había un contenido de poco atractivo, el espectador podía salir y reingresar a la siguiente sesión de interés.
  • Estructuraron y planearon cada detalle de principio a fin (detallaron qué partes serían transmisiones en directo y qué otras serían pre-grabadas) para que al final resultara una secuencia lineal.
  • Utilizaron una plataforma tecnológica que se especializa en reuniones y eventos virtuales: BlueJeans, la cual tiene por clientes a Facebook y National Geographic, BuzzFeed, Booking.com entre otros.
  • Supieron como darle espacio a sus sponsors con menciones.
  • Dieron espacio a una causa: #BlackLivesMatter.
  • Sacaron una encuesta de salida para saber el grado de satisfacción de sus participantes y medir no solo el valor del contenido, sino también la calidad de la transmisión.

 

¿Qué podemos aprender? “El medio es el mensaje”, Marshall McLuhan

Desde que empezó la pandemia todos nos hemos adaptado a las circunstancias. No hay sector que no haya tenido que buscar nuevas alternativas para vender, producir o mantenerse vigentes.

En ese sentido, la industria de reuniones de todo el mundo y desde que empezó el confinamiento ha tenido que valerse del streaming como una herramienta para hacer eventos virtuales, que si bien es un concepto viejo, con la pandemia se ha acelerado e incrementado su uso, sin embargo aún no se termina de aterrizar cómo debería usarse esta herramienta y cómo sacarle un mejor provecho.

Lo primero que hay que entender es que un evento virtual y uno presencial tienen naturalezas distintas, pero tienen un mismo objetivo: Conectar personas.

En un evento virtual el manejo del tiempo es fundamental porque aunque se pueda tener un buen contenido de valor, no se puede esperar que el público permanezca cautivo más de una hora pegado a la pantalla o dispositivo móvil. Además el contenido en un evento virtual debe ser preciso y conciso tal y como sucedería con un speaker que es cronometrado en un evento presencial.

Un evento virtual tiene la gran ventaja de que puede ensayarse y por lo tanto se pueden prevenir fallas técnicas y de contenido. Actualmente las plataformas tecnológicas como ZOOM o MEET de Google han fungido como “recintos”, que si bien tienen algunos features que permiten interacción, la verdad es que son un tanto limitadas para ser más creativos. Por eso es necesario ir en la búsqueda de nuevas opciones que cumplan objetivos que van más de una charla, pequeña reunión o presentación y que puedan convocar a más de 500 personas (claro, si eso es lo que se desea). ¡Hay que invertir! Y acercarse con los que saben usar este tipo de herramientas ¡Zapatero a tus zapatos!.

Un evento virtual con una buena plataforma tecnológica puede ser un canal efectivo y atractivo para un sponsor, si por ejemplo se hacen menciones, cápsulas, reportajes, gráficos que pueden imprimirse en el marco de la pantalla de transmisión durante el evento. ¡Seamos creativos!

Dar la posibilidad de un feedback con encuestas de salida puede ser una herramienta eficaz para mejorar próximas transmisiones desde un punto de vista técnico, como de contenido, Google por ejemplo tiene este tipo de facilidades.

Marshall McLuhan que es considerado por muchos como el padre de la comunicación, solía decir: “el medio es el mensaje” que puede traducirse como si uno entiende y conoce a profundidad el alcance del medio, entonces el mensaje llegará de manera efectiva; así, si entendemos la herramienta virtual, sabremos crear una estrategia y así llegaremos a la audiencia.

 

Evento virtual = programa de televisión

Bajo la premisa McLugan, si pudiera definir cómo tendría que ser un evento virtual, diría que éste tendría que ser como un programa de televisión, ya que ambos comparten y varias similitudes.

  • Planeación: definir un objetivo, audiencia y tiempo.
  • Producción: definir recursos, presupuesto, sponsors.
  • Estructura: armar una escaleta (qué contenido va en qué minuto) y/o guiones para los oradores.
  • Locación/Equipo: determinar el escenario (la plataforma tecnológica),Cámaras, micrófonos, switcher.
  • Staff: delegar responsabilidades quién es switcher (el que cambia video, power-point, presentación) quién abre o cierra micrófonos.
  • Recursos gráficos: determinar si en el brodcast va a haber videos pregrabados (o vtr en jerga televisiva) o en será en directo o ambos.
  • Monitoreo: personal externo que revise cómo se está llevando la transmisión
  • Ensayo: Ya sea en directo o pre-grabado el ensayo disminuirá errores.
  • Ventas: ofrecer menciones, cápsulas, reportajes, intervenciones.
  • Control de Calidad: iluminación, imagen HD, banda ancha, maquillaje (incluso), hacer encuestas y recibir feedbacks.
  • Rating: revisar el grado de permanencia de la audiencia y su interacción a través de redes con hashtags, compartidos.

Mi viejo profesor televisión, Victor Hugo López decía que mi ojo en este medio debía hacerse cuadrado, es decir hay que entender su lenguaje para comunicar efectivamente.

La experiencia de este Summit Global de Les Mills del que fui testigo supone un gran ejemplo de hacía dónde tendrían que dirigirse los eventos virtuales a mi parecer. En la marcha los webinars y presentaciones que se han hecho desde que empezó la pandemia han sido prueba y error, pero la industria de reuniones hay ido entendiendo poco a poco esta herramienta; como comunicóloga e instructora de fitness aún se ven lejanas las concentraciones de personas en un mismo espacio-tiempo, por eso es necesario agilizar el aprendizaje de las plataformas virtuales que llegaron para quedarse a fin de seguir haciendo BUENOS eventos a distancia.

 

 

 

 

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Comunicóloga con más de 14 años de experiencia en la Industria de Reuniones, (antes Turismo de Reuniones, antes Turismo de Negocios). He colaborado con medios impresos y digitales especializados en el rubro. Amante de los viajes y de conocer nuevas culturas, mi deseo es contribuir al desarrollo del sector, mostrando un lado más humano de los negocios y consciente para el cuidado del entorno social y natural.