Está por demás decir que 2020 marcó un antes y un después para el sector de los congresos, pues a fin de adaptarse a la nueva realidad, este gremio y los PCO’s tuvieron que valerse de estrategias para hacer frente a la crisis sanitaria, las cuales consistieron desde la cancelación de sus eventos, hasta apostar con posponerlos o valerse de lo virtual o del formato híbrido para desarrollar sus encuentros en ese año.
Con eso en mente, ICCA, la máxima entidad internacional de los congresos, tuvo que ajustar sus parámetros y variables para medir y sacar su más reciente Estudio Anual Estadístico 2020 en donde se refleja el grado de afectación que tuvo esta industria durante la contingencia en el que se consideraron justamente estas estrategias implementadas por los organizadores de congresos, las implicaciones económicas que se tuvieron por tamaño y por región, así como por tipo de gremio.
A continuación hacemos un resumen de este estudio que puede ser consultado en su totalidad aquí, y en el que destacamos los datos más relevantes de algunos de los rubros que consideró ICCA para esta ocasión, en donde las mediciones hechas fueron distintas al Ranking anual que saca esta asociación.
Impacto económico
De acuerdo con ICCA en 2019 se llevaron a cabo 13,252 eventos que significaron ingresos por 10,817 mdd. Sin embargo tras la llegada del COVID-19 el balance de la asociación develó que solo se celebraron 8,409 congresos en 2020, es decir que hubo 4,843 encuentros menos que el año anterior lo que por concepto de volumen significó una pérdida de $3,953 mdd en ingresos.
De esos 8,409 congresos se registró que al menos 1,211 eventos fueron cancelados hecho que representó un déficit económico de $988 mdd; mientras que otros 3,714 encuentros fueron pospuestos para 2021 y los siguientes años, situación que reflejó una merma de $3,032 mdd.
Si bien, algunos organizadores de congresos pospusieron o cancelaron sus encuentros, lo cierto es que hubo otros tantos que encontraron en lo virtual y lo híbrido una manera para seguir operando y en ese sentido, los eventos de este tipo mostraron que hubo una pérdida de gastos de 1,179 mdd. Con respecto a ese último dato se debe considerar que el impacto económico que representan este tipo de formatos son muy bajos en comparación con los eventos cara a cara y que el promedio de las tarifas y asistencias son variables. A través de ese balance, ICCA estimó que el gasto total en 2020 fue de 1,665 mdd.
Número de congresos por estatus
El Estudio Anual Estadístico 2020 de ICCA destacó que de los 8,409 eventos llevados a cabo en 2020 se pospusieron el 44% es decir 4,714 congresos; 143 se celebraron en formato híbrido y 2,505 fueron virtuales los cuales representaron el 2% y el 30% respectivamente. Asimismo hubo 73 eventos relocalizados que significaron el 1%, mientras que los encuentros cancelados ascendieron a 1,211 y figuraron con un 14%, además los congresos no afectados se calcularon en 763 con un 9%.
Porcentaje de congresos afectados por meses
Los dos primeros meses de 2020 prácticamente no registraron afectaciones en las operaciones de los congresos ya que más del 90% de estos foros en ambos lapsos de tiempo se llevaron a cabo, pese a que en febrero hubo cancelaciones que ascendieron al 4%.
Sin embargo a partir de marzo los eventos comenzaron a posponerse en un 25%, un 16% optó por el formato híbrido y solo 29% no mostró una afectación, pero ese tercer mes de 2020 fue el período en el que más foros cancelados hubo ya que el 29% tuvo que tomar tal determinación. Desde ese momento y en los meses subsecuentes se mostraron variaciones en cuanto la respuesta de los PCO’s para hacer frente a la pandemia.
Agosto se registró como el mes en el que más congresos fueron pospuestos con un 57%; octubre mientras tanto fue el mes en el que menos eventos se vieron afectados con un 1% y diciembre se mostró como el período en el que los organizadores ya más familiarizados con lo híbrido y lo virtual se valieron de esos formatos, por lo que con respecto al primero se mostró una operación en un 8%, mientras que en el segundo fue de un 52%.
Porcentaje de congresos afectados por tamaños
El tamaño de los congresos afectó sus estatus, por eso ICCA analizó de acuerdo a esa variable que los eventos cuya asistencia oscilaba entre los 250 y los 999 asistentes fueron los que más fueron pospuestos con un 47%; mientras que los que convocaron entre 2000 y 2999 delegados fueron cancelados en un 18%; los que invitaron entre 1000 y 1999 congresistas fueron relocalizados en un 3%; y los que iban a tener aforos de más de 3000 personas optaron por lo virtual en un 48% y encontraste los que menos gente iban a convocar entre 50 y 149 personas se vieron menos afectados en un 12%.
Total de congresos celebrados por región y estatus
En cuanto a regiones el Estudio Anual Estadístico 2020 de ICCA mostró que África fue el continente que pospuso más eventos en un 50%; Ocenía por su parte fue el que más congresos canceló en un 20%, Norteamérica apostó más por los encuentros virtuales, mientras que Asia lo hizo hacia los eventos híbridos en un 5%. También Asia, Oceanía y Medio Oriente decidieron relocalizar sus eventos en un 2%, mientras que esta última región en contraste fue la que menos afectaciones tuvo en sus eventos con un 19%. Estas tasas registradas en esta nota son las más altas dependiendo del tipo de estatus de los congresos
América Latina por sí misma tuvo varias estrategias en el desarrollo de sus congresos pues en un 17% tuvo que cancelar, en un 44% tuvo que posponer, un 27% de sus encuentros fueron virtuales y solo el 11% de sus foros no se vieron afectados por la pandemia.
Número total de eventos afectados de acuerdo al gremio
ICCA en esta sección destaca los congresos en donde por gremios se vieron más afectados. Así el sector de las ciencias fue el más afectado en cuanto a cancelaciones ya que el 55% de esos eventos fueron pospuestos. El sector que mostró más cancelaciones fueron los encuentros educativos con un 19%. La tecnología apostó por los eventos híbridos en un 3% y también fue en este sector donde más se llevaron a cabo foros virtuales con un 48%. Las ciencias médicas y sus congresos se ilustraron como los que menos afectaciones tuvieron en 2020 los cuales se estimaron en un 10%.
A opinión del CEO de ICCA
Senthil Gopinath, CEO de ICCA dijo al respecto que el reporte de este año, no fue un ranking como tal, sino más bien un ejercicio más “holístico” y acertado para representar el impacto del COVID-19 en los eventos de las asociaciones a nivel global. Asimismo destacó que se agregaron nuevas categoría para representar un espectro completo de las soluciones que los organizadores de congresos implementaron en 2020.
El CEO de ICCA también hizo mención de que además de la medición del impacto, el estudio también develó el gran deseo por parte del gremio de regresar a los eventos cara a cara, sin dejar de lado las prácticas de los formatos híbridos y virtuales en los congresos.
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