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Ser creativos en estas épocas es un obligado para la Industria de Reuniones; así los eventos virtuales, se han convertido en el pan nuestro de cada día desde que empezó la pandemia de COVID-19. Sin embargo, es necesario considerar algunos elementos para realizar este tipo de encuentros online.

ICCA Host, Gerrit Hijkoop

Así ICCA en su tercera charla de su ciclo “Global Conversation” abrió el panorama para todos aquellos que ven en las reuniones virtuales una alternativa para los eventos in situ que tuvieron que posponer y/o cancelar ante la contingencia. Cediendo el micrófono a tres profesionales:

  • Philipe Bregaint, CEO European Association of Osseointegration (EAO)
  • Annalisa Ponchia, AIM Group International
  • Dhalia El Gazzar, Idea Ingiteur + Tech Evangelist, Dahlia + 

Antes de comenzar la charla el host Gerrit Hijkoop preguntó a la audiencia ¿Cómo calificaría su experiencia y conocimiento en organizar eventos virtuales, en la escala de uno a diez, donde uno es lo menor y diez es lo mayor? El cuestionamiento tuvo una mayoría de tres como respuesta más concurrida.

En la introducción, y sabiendo en qué terreno estaba pisando el público en término de eventos online, Gerrit planteó los lineamientos esenciales que todo organizador debe considerar al momento de querer realizar una reunión virtual:

¿Qué se necesita de un evento virtual? Qué herramienta necesitas?

  • Programa diseñado:
  1. Objetivos: qué quieres alcanzar, cuál es tu público clave, a quiénes quieres llegar.
  2. Contenido: speakers, entretenimiento, talleres, brainstorms, etc)
  3. Interactividad
  • Tecnología:
  1. Equipo de captura: laptop, webcam, y micrófono para las personas de la audiencia, y para el host, cámaras, micrófono, pantallas, switcher, etc.
  2. Plataforma de proyección: dónde los vas a reunir en You Tube, en Facebook que son gratuitas
  3. Herramientas de interacción (Slido, Zoom, chats en línea). (Lo más importante de una reunión virtual es mantenerla simple, y no imaginar que hay una herramienta oscura de la que se está perdiendo).
  • Comunicación:
  1. Mensajes: Lo que va a decir
  2. Canales: de promoción vía email, post cards, newsletter, etc.
  3. Tiempo: avisar con antelación de al menos tres meses, y un día antes hacer una promoción excesiva para recordar sobre tu evento virtual
  • Host Virtual:
  1. En Cámara: moderador)
  2. Chat/social: personas que revisan los comentarios y responden)
  3. Apoyo tecnológico: equipo técnico, personas que resuelven este tema).

Estos elementos en términos generales son lo que mayoritariamente deberían ser considerados a la hora de hacer un evento virtual. Sin embargo también desde su experiencia los tres oradores invitados compartieron algunas claves extras que no está demás poner en práctica:

Philippe Bregaint, CEO European Association of Osseointegration (EAO) quien mensualmente realiza conferencias en línea (primero vía Facebook y después en You Tube) para sus asociación externó cómo lo ha venido haciendo y el éxito que ha tenido con ese formato:

Diseñamos algo especial para nuestras sesiones virtuales, no pudimos tener una sola lectura, lo que hicimos es decidir qué tipo de sesión sería puesta vía online. La audiencia online es más difícil mantenerla, y por eso no puedes poner lecturas muy largas en sesiones online, se necesita más interacción, más debate, y se deberá escoger la sesión donde más cosas pasen en el escenario, pues necesitas mantener a la audiencia detrás de la computadora.

También hacemos pre-sesiones antes de la sesión online para dar una introducción sobre los temas que se van a discutir y escoger a los speakers que estarán resolviendo preguntas durante el show y van a ser interactivos, así como a los moderadores especiales. Después de eso lanzamos un canal de You Tube y Facebook solo se quedó como herramienta de promoción y estuvo mejor porque tuvimos la oportunidad de captar a una mayor audiencia de todas las partes del mundo y de personas que anteriormente no participaban en el evento.

La respuesta de la comunidad, con cada reunión virtual mensual, significó un encuentro tanto para socios como para no socios, el 56% de la audiencia es recurrente cada mes, lo cual es muy bueno tener y mantener a la audiencia. Las sesiones duran una hora, sobre diferentes temas. Cada contenido es distinto.

Por su parte Annalisa Ponchia, de AIM Group International habló sobre los formatos.

Los formatos son esenciales cuando se trata de eventos virtuales, hablamos también de contenido. El contenido de una reunión debe ser completamente diferente cuando se está en vivo y diría que es para el que menos estamos preparados.

Las sesiones virtuales son una experiencia diferente a las reuniones convencionales.

Annalisa Ponchia, de AIM Group International

Para los eventos más complejos, existen tres diferentes componentes:

  • Core program el cual deberá diluirse de acuerdo con las necesidades de la audiencia, (husos horarios, por ejemplo) hacerse a manera de paneles, debates, etc.
  • El contenido tiene que ser relevante para que la audiencia se quede enganchada
  • La industria y la exposición.

Dhalia El Gazzar, Idea Ingiteur + Tech Evangelist, Dahlia +, por su parte hizo especial énfasis en considerar antes que nada el contenido, antes que a la plataforma.

El hit de la conversiones virtuales llegó rápido para todos nosotros, y recomiendo que se unan rápidamente. Hace unos días una asociación médica nos contacto para tener una reunión virtual y nos dijo que ya tenían una plataforma virtual, que habían comprado la licencia y tuvieron de domingo a jueves para montar el evento virtual. Originalmente y esperaban de 5 mil a 10 mil personas, pero al final se sumaron 650 mil (cuando «virtualizas» tu evento, tu audiencia crece).

Dhalia El Gazzar, Idea Ingiteur + Tech Evangelist, Dahlia

Hay muchas lecciones que se deben aprender, hay muchas plataformas virtuales, sí, pero es en lo último en lo que se tiene que pensar. Los eventos virtuales e híbridos es algo de lo que hemos venido hablando desde hace 10 años, pero son algo que llegaron para quedarse, mi petición para los PCO’S y DMO’S es que vean que tienen una oportunidad de oro, para generar de manera creativa contenido y valor adicional para ofrecer. Hay que recordar que nosotros les enseñaremos al resto de las industrias a trabajar a través de estos medios.

El contenido es fundamental, pero es importante no tratar de replicar el mismo modelo de tu evento in situ (con los miles de expositores y sesiones), porque no va ayudar a nadie y lo que se va a hacer es perder a la audiencia. Sobre todo en el aspecto de conferencias cara a cara, y al querer salvar nuestros evento cara a cara lo que va a pasar es que los presupuestos van a bajar, los viajes se van a reducir.

Los encuentros deberán darse desde casa y los vinos deberán ser servidos de alguna forma. Y es aquí donde la creatividad y la interacción entran, por ejemplo: que la gente se tome fotos desde donde está, desde sus habitaciones y lo que pasa en ellas.

Una vez que yo sepa qué es lo que quiere mi audiencia en términos de contenido, entonces ya puedo empezar a pensar en la tecnología y en la plataforma que voy a usar. No por comprarte una licencia de Zoom para albergar a miles de asistentes, vas a mantenerlos cautivos.

Si no se tiene el expertise, acude a un técnico en tecnología, alguien que sepa sobre la innovaciones, y de los procesos que se necesitan para tu evento virtual. Necesitas que la gente te considere en su agenda.

“The name of the game is going to be CONTENT!” (el nombre del juego será: contenido)

La ventaja de hacerlo virtual es que no tienes un limite de 3 días y no deber hacerlo en tres días, sino que puedes dosificarlo a lo largo del tiempo para mantener cautiva a tu audiencia. Se puede jugar con el tiempo.

CONCLUSIÓN: Aunque pareciera que una reunión virtual solo se trata de montar una cámara y transmitirse online, lo cierto es que se necesita de producción, si hablamos en términos de medios masivos. Debe haber un escaleta (una estructura), un guión (el contenido) y la plataforma (el medio). Y ya será de los hacedores de este tipo de eventos y de su creatividad cómo capitalizarlos.

 

 

 

 

 

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Comunicóloga con más de 14 años de experiencia en la Industria de Reuniones, (antes Turismo de Reuniones, antes Turismo de Negocios). He colaborado con medios impresos y digitales especializados en el rubro. Amante de los viajes y de conocer nuevas culturas, mi deseo es contribuir al desarrollo del sector, mostrando un lado más humano de los negocios y consciente para el cuidado del entorno social y natural.