Reconocida como la mayor red mundial de órganos independientes de gestión de destinos (DMCs), la Global DMC Partners, ha publicado los resultados de su Q3 2024 Meetings & Events Pulse Survey, un informe sobre lo que actualmente está impulsando las decisiones en la industria global de reuniones y eventos.
Con 165 respuestas recopiladas entre el 27 de junio y el 9 de agosto de este año, el informe cubre temas que incluyen también presupuestos de reuniones e incentivos, estrategias de gestión de costos, plazos de entrega, integración de diversidad, equidad e inclusión (DEI), prácticas de sostenibilidad y adopción de herramientas de IA por parte de la industria.
De esta forma, se cuestionó a profesionales de reuniones y eventos, quienes en su mayoría se encuentran en Estados Unidos y Canadá, con un 20 % del Reino Unido y Europa, sobre 10 elementos dentro de sus actividades, por lo que los encuestados se dividieron entre corporate planners en un 37 %, agencias o terceros en 40 % y meeting planners independientes o de asociaciones en 23 %, así como otros proveedores independientes.
Costos y presupuestos
De 2023 a 2024, el 39 % de los encuestados vio aumentos en sus presupuestos, mientras que el 16 % vio disminuciones en este y el 45 % no reportó ningún cambio. En particular, el 44 % de los sondeados estadounidenses y canadienses acentuaron el experimentar aumentos de costos en comparación con el 27 % a nivel internacional en áreas como hoteles, alimentos y bebidas, renta de vehículos y audiovisuales, quienes están impulsando presupuestos más altos. Luego de que la mayoría de los presupuestos para eventos ha aumentado solo entre un 10 y un 20 %. Algo que simplemente cubre el alza de los servicios que han aumentado en lugar de permitir gastos mucho más creativos.
A este respecto, Catherine Chaule, presidenta y directora ejecutiva de Global DMC Partners, sostuvo:
«Muchos de nuestros clientes informan haber tenido conversaciones serias con sus clientes finales, directores o departamentos financieros sobre el aumento de la inflación de costos para ofrecer los mismos tipos de programas que en años anteriores. Por lo que ha habido un aumento de costos en servicios como hotelería, alimentos, bebidas, audiovisuales, decoración, etc., de modo que todos los presupuestos han tenido que aumentar para adaptarse a este reajuste de precios. Reconociendo que este es un desafío continuo que todos tendremos que abordar de formas nuevas y creativas», expuso.
Asimismo, con disparidades entre los encuestados estadounidenses/canadienses e internacionales, luego de que el 44 % de los primeros informaron que los presupuestos de los programas aumentaron de 2023 a 2024. Solo el 27 % de los canadienses informaron lo mismo, mientras que los encuestados europeos, señalaron que el 22 % de sus presupuestos habían disminuido, mientras que el 51 % de este mismo rubro, destacó que se mantuvo igual. En contra parte dentro de los mismo encuestados de Estados Unidos y Canadá informaron que el 14 % disminuyó y el 43 % se mantuvo igual.
Aumento de los costos
La mayoría de los organizadores coincidieron en informar que los costos han aumentado entre un 10 y un 30 % en promedio, dentro de varias categorías en comparación con hace dos años, en elementos significativamente como hoteles/destinos, alimentos y bebidas, asientos aéreos y transporte terrestre. Lo que afecta a la planeación y asignación general de presupuestos. Pues más del 40 % de los participantes indicaron que han visto un aumento de entre el 11 y el 20 % en costos de alimentos y bebidas en comparación con 2022. De igual forma, el 31 % de los encuestados, informó haber notado la misma cantidad de aumento en los costos de transporte terrestre. Y una cuarta parte de estos, informaron que han visto un aumento del 21 y hasta el 30 % en tarifas de hoteles/destinos, lugares, alimentos y bebidas, y pasajes aéreos.
Estrategias de gestión de costos
En cuanto a los costos audiovisuales, entre el 42 y el 46 % de los meeting planners han dicho que en ocasiones han reducido el número de días en los programas de los eventos o incluso han reducido la cantidad de eventos por año. Mientras que el 32 % ha destacado la contratación temprana de estos para evitar alza de precios o carencia de los mismos. Así también han ajustar sus presupuestos en cuanto a los costos por eventos virtuales, el fomento de más voluntarios, servicios de coche compartido y comidas más sencillas.
Algunos otros encuestados en tanto, han señalado en sus comentarios, que los presupuestos más ajustados han impulsado su eficiencia, promoviendo con ello una mayor conciencia ambiental dentro de sus eventos.
Principales desafíos
Principales desafíosEl aumento de los costes sigue siendo el principal reto, ya que se ha mantenido en el primer puesto desde el cuarto trimestre de 2022. Curiosamente, los cinco principales desafíos son consistentes tanto en los encuestados estadounidenses como en los europeos, sin variaciones significativas entre los grupos. Ya que estos incluyen problemas también de disponibilidad, gestión de presupuestos, aprobación oportuna de los tomadores de decisiones y negociaciones de contratos.
Principales Desafíos – Hoteles y Lugares
Casi el 80 % de los planners han informado que la mayoría de las veces, las tarifas de alojamiento más altas son un gran desafío cuando se trabaja con hoteles y destinos, pues más del 70 % de estos luchan también con costos en audio y video más altos de lo esperado la mayor parte del tiempo. El 42 % informó que la disponibilidad de encontrar espacios y fechas, se está volviendo un desafío común la mayor parte del tiempo. Pues más del 66 % de los organizadores señalaron que cada vez se enfrentan a tarifas de alojamiento más altas la mayor parte del tiempo, y más del 70 % destacan que el desafío de los tiempos de respuesta es muy lento la mayoría de las veces.
Planeación y tiempos de entrega
Los plazos en la organización y realización de los eventos siguen tendiendo a ser más cortos, esto lo han manifestados al menos el 43 % de los meeting planners encuestados, teniendo de cuatro a nueve meses de planificación, mientras que el 9 % ha experimentado plazos de entrega de tres meses o menos. El 26 %, informó que los plazos de planeación de eventos han variado de 10 a 12 meses de anticipación, frente al 15 % que sugiere que los plazos de entrega están mejorando.
Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI)
A la pregunta sobre la incorporación de elementos de DEI y accesibilidad, el 27 % informó que ya incorpora elementos en la mayoría de los programas, mientras que un 18 %, los incluye en todos los programas. De esta forma, los aspectos que se están incorporando incluyen iniciativas que cultivan la pertenencia colectiva, espacios accesibles, programación inclusiva, agendas y formatos para todos los estilos de aprendizaje ya sea subtitulado o lenguaje de señas.
Bienestar
Si bien solo alrededor de una quinta parte de los organizadores incluyen con frecuencia el bienestar en sus programas, este a menudo se prioriza en los programas de incentivos que se organizan al interior de las empresas.
Sostenibilidad
Las respuestas sobre las prácticas de sostenibilidad revelan disparidad especialmente en las respuestas de los profesionales estadounidenses e internacionales, en cuanto al enfoque de esta, así como en su compromiso. Mientras que el 15 % de los americanos encuestados incorporan procesos de sostenibilidad en aproximadamente la mitad de sus eventos. Mientras que el 21 % de los encuestados internacionales informan lo mismo.
En tanto solo un 7 % de las empresas en los Estados Unidos indicaron que integran prácticas de sostenibilidad todo el tiempo o en todos los programas, mientras que el 31 % de sus contrapartes del viejo continente informaron el mismo resultado.
Teniendo como procesos de sostenibilidad: la selección de componentes del programa a poca distancia, opciones de alimentos de origen local, reducción de residuos plásticos, donaciones a organizaciones locales, búsqueda de formas de reciclar y reutilizar los materiales del evento e incorporación de actividades sostenibles/centradas en la Responsabilidad Social Empresarial, RSE. Por lo que casi el 80 % de los profesionales encuentran que como reto o un incluso un desafío, incorporar la sostenibilidad en sus programas debido a los costos.
Uso de herramientas de AI
En cuanto a la adopción de herramientas de Inteligencia Artificial, AI, en el sector sigue creciendo, ya que el 48 % de los encuestados afirma utilizar herramientas de IA en su trabajo diario, en comparación de lo que fuera solo un 30 % a finales de 2023. Teniendo como las herramientas más utilizadas: chatbots, ChatGPT y CoPilot.
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