Escuchar lo que quiere el mercado, antes del COVID, era una tarea que debía ser constante, pero en el escenario actual es más que necesario hacerlo casi diariamente y es que el escenario cambia persistentemente conforme avanza la contingencia. Así Northstar Meetings Group realiza desde hace varias semanas encuestas que develan la forma que está tomando la industria desde la perspectiva de los meeting planners.
Desde este mes varios países se han reincorporado a sus actividades bajo distintos protocolos y medidas de seguridad y salud; de ahí que sea relevante conocer la percepción y necesidades de quienes organizan eventos los cuales también se han venido adecuando al entorno.
Northstar Meetings Group develó que poco más del 40% de los organizadores de eventos aún tienen la esperanza de retomar sus foros reprogramados antes de que acabe el año. Sin embargo, no será una tarea fácil, ya que se deberá considerar el riesgo como prioridad y se deberá instar a que los participantes y organizaciones se comprometan, ello con la ayuda de protocolos para que estas reuniones se celebren aunque sean más pequeñas.
Para esta semana también se dio a conocer que los organizadores siguen siendo cautelosos, pues para programar sus siguientes eventos eligen fechas posteriores a este 2020, así el 69% considera espacios a partir de 2021, mientras que otro 10% visualiza sus foros para 2022.
Dentro de los puntos clave mostrados en esta encuesta se halló que solo el 36% de los participantes están haciendo reservaciones para hacer negocios futuros y que se generó un aumento en aquellos que buscan hacer negocios más adelante sin firmar todavía contratos.
También se descubrió que encontrar proveedores puede resultar en una experiencia difícil en un 67% o muy difícil en 55% para los organizadores de eventos. Asimismo y considerando el cambiante entorno, los profesionales en un 25% esperan que los contratos que firmen puedan ser cancelados sin penalización, mientras que entre un 46% y un 56% están a la expectativa de que los términos de cancelación sean más indulgentes cuando hagan reservaciones futuras.
En los highlights de este sondeo se dio a conocer que la tercera parte de los encuestados espera planear menos eventos a futuro, y un optimista 8% apuesta por hacer más encuentros luego de la contingencia. Y entre 37% y 34% confían en que habrá una disminución en volumen de sus foros.
Respecto al capacidad los organizadores esperan mayores logros en pequeñas reuniones que convoquen entre 15 y 50 personas, mientras que otro segmento más cauteloso espera más resultados en foros de menos de 15 participantes. Los eventos nacionales, a juicio de los encuestados muestran perspectivas más solidas con respecto a los eventos internacionales.
Ahora bien, en materia de productos y servicios las prioridades en el 80% de los organizadores de eventos se centran en plataformas para hacer eventos virtuales, educación médica y médicos expertos. Además el 57% muestra un alto interés en herramientas de rastreo de asistentes.
Por otro lado, la principal preocupación de los profesionales de las reuniones son las restricciones de viaje que dificultarán que algunas personas asistan a eventos, asimismo les inquieta la reducción en los presupuestos para realizar estos encuentros, seguido por la seguridad en los alimentos y bebidas, así como en los precios de éstos mismos.
Finalmente los “eventos virtuales” ha generado opiniones diversas entre los expertos, pero en general suscriben que las reuniones probablemente satisfarán a los asistentes, pero tienen menos confianza en la propuesta de valor para los patrocinadores.
Esta muestra que contempló el juicio de 484 personas, da un panorama general de la necesidades e inquietudes de los organizadores de eventos ante la nueva realidad al convivir con el COVID, sin embargo el mundo está cambiando constantemente conforme avanza el tiempo, por lo que estar atentos al mercado es una labor que la cadena de valor de la industria de reuniones deberá hacer persistentemente.
Consulta los resultados de la encuesta semanal de Northstar Meetings Group: AQUÍ
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