Entre los múltiples retos que enfrentan hoy en día los organizadores de eventos, destaca el de crear reuniones más efectivas y respetuosas tanto con la función cerebral como con la salud mental, con el objetivo de ofrecer mejores experiencias a los asistentes. Apelar a la psicología para lograrlo es una ruta viable. Si me has escuchado (o leído) referirme al cerebro como el participante ignorado, te invito a poner el foco en sus necesidades para transformar los resultados.
El cerebro es un órgano maravilloso y digno de toda nuestra admiración, pero al que aún conocemos poco. Sabemos que está ahí, pero ignoramos mucha de la información que la ciencia ya nos ofrece para cuidarlo y, también, para enfocar mejor nuestros esfuerzos comerciales. Para una introducción a este tema, te invito a leer (o releer) este artículo: https://factormeetings.com/el-cerebro-el-participante-ignorado/
Ahora demos un paso más y enfoquémonos en otros aspectos de este fascinante tema, que podemos aprovechar para enriquecer el diseño y el impacto de nuestros eventos.
HAZLO SIMPLE
El cerebro tiene millones de cosas que hacer. Si le das instrucciones súper complejas de 25 pasos, le hablas con términos especializados que no conoce, o le presentas todo esto en un plano gris que no lo mueve —ni siquiera para correr por su vida—, simplemente claudicará. Ignorará todo. Se distraerá.
- Diseña una invitación visualmente atractiva, pero no recargada, con texto claro y directo.
- Háblale al participante como si lo tuvieras enfrente.
- Crea materiales y contenidos de fácil asimilación y retención.
Cuando pienses en el attendee journey, piensa como usuario: facilítale la vida, evita que dé vueltas innecesarias, entrégale solo la información imprescindible y asegúrate de que tenga una forma clara de contactar a alguien que pueda asistirle. Dale certeza.
A menos que la especialización lo requiera, evita ofrecerle decenas de opciones: no elegirá ninguna. El cerebro responde mejor a lo llamativo, estimulante y claro. Comunica la conveniencia de forma positiva —“70% libre de azúcar” suena mucho mejor que “30% de azúcares añadidos”.
HAZLO EMOCIONAL
Al cerebro le encantan las recompensas: nos gusta sentir que formamos parte de algo especial. ¿Tu evento es único? ¿Habrá un invitado sorpresa? ¿Hay premios por llegar temprano? ¿Tendrán la oportunidad de conocer al gurú del sector? ¡Díselo!
Si quieres que se registren, ofréceles algo con lo que se identifiquen y que los motive a decidir pronto. Intriga con un toque de misterio, comunica brevemente un beneficio tangible a corto plazo, y genera un sentimiento de urgencia o escasez:
“Regístrate hoy y ahorra X”,
“Quedan solo X lugares”,
“Sé de los primeros y obtén X”.
Personaliza. Sentirse único genera conexión y lealtad hacia la marca o la empresa.
El ambiente, el montaje, la bienvenida… TODO cuenta. Imagina que llegas a una sesión inaugural de una convención de ventas y te recibe música lúgubre en un salón oscuro… o, al contrario, una iluminación tipo supermercado. ¿Te motivaría eso a participar activamente? En tu próximo evento, pregúntate: ¿Cómo quiero que los participantes se sientan? ¿Qué emoción quiero transformar durante el evento para que salgan con otra distinta?
¿Necesitas retroalimentación del evento? Indaga sobre las emociones que experimentaron. Observa reacciones genuinas en redes sociales y durante el evento en vivo; no te quedes solo con los “sí” o “no” de una encuesta. Y al redactarla, elige palabras que los inviten a participar:
“Necesitamos tu consejo” puede funcionar mucho mejor que un simple “Responde la encuesta”.
HAZLO SOCIAL
Aunque relacionarse con otras personas es vital, para muchos puede ser una experiencia incómoda y estresante, especialmente cuando “tienen que hacer networking”. ¿Cómo puedes fomentar interacciones más naturales? Tal vez apoyándote en personas sociables —esas que conocen a todo el mundo— para que presenten a unos con otros. También puedes facilitar la conversación con elementos que sirvan como punto de partida: tarjetas, gafetes, objetos de colores o mesas temáticas con tópicos preestablecidos.
El aprendizaje y la resolución de problemas mejoran cuando se trabaja en equipo. Permite que colaboren, pero también propicia espacios donde puedan aportar valor unos a otros en un ambiente de apertura y respeto. Compartir valores, actitudes y hábitos facilita las conexiones reales.
Aunque no siempre lo notamos, tendemos a actuar como los demás. Para incentivar el registro, muestra testimonios de personas similares a tu audiencia, recomendaciones auténticas, reseñas honestas (¡incluso es mejor si no son 5 estrellas perfectas, eso genera más credibilidad!). Muestra cuántos ya se han inscrito. Alimenta la confianza y el sentido de pertenencia. Úsalo con inteligencia para convencer a los indecisos.
HAZLO NATURAL
Por un lado, me refiero literalmente a incorporar elementos de la naturaleza: luz solar, aire fresco, vegetación (incluso proyectada en pantalla), madera, aromas, sonidos ambientales… especialmente cuando se requiere concentración. Todo esto, en términos generales, reduce el estrés y la ansiedad, y mejora la energía y el enfoque.
Por otro lado, hacerlo natural también implica que la diversidad, la equidad y la inclusión se vivan de forma auténtica, no como algo forzado. No se trata solo de marcar una casilla. Es incorporar paneles donde no todos sean hombres blancos en traje, reflejar elementos distintivos de la localidad en el look & feel del evento, o conformar equipos diversos, donde diferentes perspectivas aporten al diseño y desarrollo de la experiencia.
Además, ten en cuenta que algunas personas necesitan tiempo para desconectarse un poco y procesar lo que han vivido o aprendido. Otras requieren herramientas distintas para no sentirse sobreestimuladas por luces o sonidos, o necesitan traducción, subtítulos u otros apoyos. Proporciona espacios tranquilos donde puedan retirarse sin sentirse señalados, y asegúrate de ofrecer lo que sabes que requerirán porque ya lo manifestaron en su pre registro.
HAZLO TUYO
Con sus 86 mil millones de neuronas generando sinapsis para aprender, mientras procesa cantidades insólitas de información las 24 horas del día, los 7 días de la semana, el cerebro siempre elegirá el camino más corto: el que ya conoce. Ama los hábitos, porque no le exigen demasiado y le permiten enfocar su energía en otras tareas.
¿Quieres formar un nuevo hábito o aprender algo diferente? Tiene que ser una decisión consciente y, al mismo tiempo, un acto repetitivo. Solo así esa nueva sinapsis —esa conexión entre neuronas— se volverá más fuerte que la anterior. Sí, implica fuerza de voluntad: es como reescribir en su disco duro.
Entonces, sí: podemos reaprender cómo creamos eventos. Podemos propiciar mejores prácticas entre quienes asisten regularmente. Podemos crear éxito en conjunto.
En fin: podemos hacer Alquimia.
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Norma Ronces, Alquimista de Eventos Corporativos y Potenciadora de Meeting Planners Profesionales.
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