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Las asociaciones juegan un rol primordial para unificar a los miembros de una comunidad que tienen propósitos comunes. Y es que a través de este tipo de organizaciones es que se tiene una voz institucional ante otras industrias, otras instancias y ante los gobiernos de los países, ello con el fin alcanzar objetivos, plantear y compartir propuestas, solicitar apoyos y para gritarle al mundo: ¡Aquí estamos!

La Industria de Reuniones es uno de los sectores más afectados desde que inició la pandemia, pues las postergaciones y cancelaciones de los eventos no se hicieron esperar. Sin embargo, la industria ha sido resiliente y se ha adaptado poco a poco a la nueva realidad, valiéndose de su creatividad y de la tecnología para no detenerse del todo, pero también teniendo como aliados a las asociaciones, las cuales desde sus trincheras, han hecho lo propio para sumar y no sucumbir ante el COVID-19.

INCON (International Conference Partnership), instancia que aglomera a diez de los más reconocidos organizadores de eventos en el mundo, es un claro ejemplo de cómo una asociación contribuye y apoya a una industria ante una crisis sin precedentes. En entrevista exclusiva para Factor Meetings, Angela Guillemet, Directora Ejecutiva de INCON nos comparte sus impresiones con respecto a la situación actual y cómo INCON ha colaborado para que el sector no se quede sin voz.

Anticipándose a lo que se venía

INCON sabiendo que tiene una gran responsabilidad con sus asociados, los cuales en conjunto operan más de 10,000 proyectos con un valor de mil millones de Euros, implementó una estrategia digital que hoy está cosechando los frutos que se sembraron desde 2018. Dicho plan, el cual evidentemente no fue considerado para una contingencia como la de ahora, sentó las bases para que hoy sus agremiados puedan resolver en parte, esos cuestionamientos que hoy tienen ante a la crisis de la pandemia.

Así, Hace dos años INCON visualizando y proyectando el futuro de la Industria de Reuniones que ya vislumbraba una alta demanda hacía la digitalización, se puso a trabajar en un proyecto de transformación digital, en el que exaltaron y empujaron su portal web y su estrategia de redes sociales. Durante ese tiempo se hizo una gran inversión en esa área y hasta ahora ha tenido buenos resultados comentó Angela Guillemet.

Asimismo dijo que desde que empezó la pandemia INCON empezó a curar contenido, justamente de cómo organizar una conferencia virtual, cómo aumentar el número de asistentes en un foro digital, cómo atraer sponsors hacía los eventos híbridos, así como otras inquietudes. Esta página (INCON COVID Resource Page) ha tenido un alto tráfico y ha apoyado considerablemente a sus miembros, los cuales también pueden compartir sus artículos para tener una visión más global.

“Creo que el trabajo que hicimos en el pasado, nos ayudó a sostener la estrategia digital que estamos implementando hoy”

Por otro lado, al parecer de Angela los organizadores de eventos necesitan pensar en reinventar su negocios y solo esas empresas que estén dispuesta a hacerlo, serán las que en primera instancia puedan encontrar oportunidades ante el actual entorno, y en segundo término, puedan sobrevivir.

“Necesitamos tener un mejor entendimiento de la tecnología, no es suficiente hacerlo de una manera superficial, de por ejemplo una plataforma digital,  ahora tanto la gente marketing, como la de ventas realmente necesitan entenderla y creo que las compañías que inviertan en este aspecto y les ayuden a entender la nueva manera de hacer negocios serán la que encuentren oportunidades”.

Ella ha escuchado por parte de sus agremiados que los tipos de servicios que de ahora en adelante se proveerán serán diferentes, por lo que los organizadores de eventos del futuro tendrán que proporcionar más servicios de asesorías, de participación digital, de cómo usar los datos, cómo implementar la Inteligencia Artificial en las reuniones, de conocer las plataformas de eventos, de cómo conseguir patrocinadores para los eventos virtuales. “Hoy los organizadores de eventos necesitan encontrar diferentes oportunidades de generar ingresos” dijo.

Los confinamientos han afectado a todo el mundo, incluido por supuesto a los miembros y clientes de INCON, por lo que la presencia de marca y el exposure son vitales señaló Angela Guillemet. “De la noche a la mañana todos nos vimos en la necesidad de estar en línea, y dejar atrás a forma tradicional que se tenía de presentar una marca”. A su parecer las compañías que tengan una fuerte presencia digital, serán las que puedan sobrevivir a esta crisis.

 

Solicitando apoyo gubernamental

INCON al ser una voz institucional que representa a todo un gremio, sabe que es fundamental contar con el apoyo de los gobiernos, los cuales si bien han estado muy ocupados en resolver el tema de salud, prevención y tratamiento del COVID-19; también lo están en mayor o menor medida, dependiendo del país, en reactivar sus economías. Sobre todo por que la asociación sabe que la Industria de Reuniones es un sector que globalmente se valuó en 1,100 billones de dólares en 2018 de acuerdo con Allied Market Research y que contribuyó con 2.5 millones de empleos según Convene.

Es así que con la finalidad de seguir siendo un soporte para sus socios, INCON creó una carta que puede ser adecuada y ajustada por sus agremiados para solicitar apoyo a sus gobiernos locales, en donde bajo el título “Invierta en las reuniones en 2021” se hace una contundente petición a estos organismos para que sean un sostén en la reactivación de la industria de eventos.

En dicho documento se expone el valor que tiene el sector, pero también la contribución que tiene en la industria turística al contrarrestar la estacionalidad porque las conferencias y eventos internacionales se llevan a cabo durante todo el año. Y se cita también, el papel que juega esta actividad en la recuperación económica.

La carta de no más de una hoja expone también el grado de afectación que ha tenido el sector desde el decreto de pandemia y las repercusiones que ha tenido en otras actividades como la de viajes, la aviación, el catering, los restaurantes y los hoteles.

Su pliego petitorio solicita que a corto plazo la Industria de Reuniones pueda tener estímulos económicos que van desde aplazamientos o reducciones de impuestos, hasta créditos y extensiones de préstamos. Al mismo tiempo se solicita que el sector sea informado de las medidas que se tomarán en el país, en los destinos y en los visitantes.

Mientras que a largo plazo, se pide que los gobiernos ayuden a restaurar y construir la confianza del sector son subsidios, financiación desgravaciones y subvenciones aplicados a los eventos, los delegados, el transporte y la promoción para atraer eventos. La carta a los gobiernos concluye con la disposición que tiene la Industria de Reuniones de seguir colaborando y de discutir estas peticiones.

Además de esta carta, Angela comentó que se puede empezar a persuadir a los gobiernos para que empiecen a pensar seriamente en la Industria de Reuniones, pues a su juicio no se ha hecho lo suficiente. Sin embargo ella propone que si el sector se une en diversos grupos a través de las asociaciones de reuniones y de comercio de todo el mundo, se podría convencer a los gobiernos de implementar una estrategia, para proporcionar financiación y apoyos concretos e incluso, dijo, poder crear un centro de innovación que provea de fondos para generar una mayor conexión hacia los eventos digitales.

“Va a haber un largo camino hacia la recesión y hacia la recuperación económica y la Industria de Reuniones tiene una voz la cual puede hablar con los gobiernos para tratar de tener esos apoyos.”

 

Importancia de estar en una asociación (más en estos tiempos)

 Ya se mencionó que una asociación es una figura de representación ante otros sectores y el gobierno, pero también de manera interna representa una red de apoyo donde los colegas pueden compartir, interactuar y discutir sobre los temas de interés que les ocupa. La pandemia ha sido un reto global pero la unidad puede ser la diferencia entre estancarse o salir adelante.

Para INCON el compartir experiencias y los retos, así como esa interconectividad ha sido invaluable para su socios señaló Angela Guillemet. Asimismo el compartir con CEO’s de diferentes grupos ha sido muy apreciado por sus agremiados, pues pueden ser honestos sobre lo que ha pasado, pueden recibir consejos de sus colegas y pueden ayudarse ante los desafíos que enfrentan, de ahí que sea muy importante ser parte de una asociación como INCON.

“Personalmente encuentro muy útil tener este tipo de educación, de intercambio y de compartir las mejores prácticas durante la pandemia.”

El ejemplo: INCON

Diez de las más exclusivas compañías que organizan eventos a nivel global han depositado su confianza en una asociación que ha respondido oportunamente ante una contingencia como la de ahora. INCON ha sabido anticiparse,  prepararse y desarrollar estrategias para brindar los mejores apoyos y herramientas en pro de sus socios, pero también de la Industria de Reuniones.

INCON y su Directora Ejecutiva Angela Guillemet son un ejemplo de liderazgo en el campo asociativo, pues sabiendo de la gran responsabilidad que tiene de ser una voz institucional han demostrado su conocimiento, visión, estructura, apertura y resiliencia, elementos que son muy necesarios en estos tiempos.

 

Más sobre INCON

La International Conference Partnership (INCON) es la asociación líder de los organizadores de conferencias y de gestión de asociaciones en el mundo. El exclusivo grupo de agremiados está compuesto por: ARINEX, AIM Group International, BTC, Hanser Service, Dekon Group, East Star, Japan Convention Services, Ortra, MCI, Smithbucklin.

En conjunto tienen un presupuesto anual de mil millones de Euros, gestionan 10,000 proyectos anualmente, sirven a 1.2 millones de delegados, cubren a 170 destinos, emplean a 3,500 personas y representan más de 3 millones de cuartos noche anualmente.

Ve la entrevista completa aquí:

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Comunicóloga con más de 14 años de experiencia en la Industria de Reuniones, (antes Turismo de Reuniones, antes Turismo de Negocios). He colaborado con medios impresos y digitales especializados en el rubro. Amante de los viajes y de conocer nuevas culturas, mi deseo es contribuir al desarrollo del sector, mostrando un lado más humano de los negocios y consciente para el cuidado del entorno social y natural.