Cada asistente, speaker o proveedor confía en que el recinto y el organizador estén preparados ante una contingencia. Es una responsabilidad compartida.
Ante este principio podemos sostener que la seguridad en los eventos es una obligación y no una decisión opcional, como lo aseguró Juan Gabriel Tamez Ramírez, especialista en gestión de riesgos, durante su disertación titulada “Seguridad en eventos”, dentro del programa del XV Congreso de Meeting Planners International (MPI).
“Más que ser opcional, la seguridad debe asumirse como una obligación”, subrayó, reconociendo que, aunque impacta en el presupuesto, es una inversión que protege no solo a los asistentes, sino también la reputación de las marcas, recintos y profesionales involucrados.
Tamez recordó que cualquier incidente durante un congreso, exposición o convención puede tener consecuencias graves. “Quienes firmamos contratos o representamos a los recintos somos responsables directos si algo sucede. Nuestra marca personal también está en juego”, enfatizó el también responsable de la operación del Centro Banamex y del Mantenimiento de éste y de los demás recintos que opera OCESA en México.
Normativas y responsabilidad compartida
El ponente explicó que la normativa varía según la ciudad o país, pero la obligación de garantizar seguridad es universal. Mencionó el caso de la Ciudad de México, “una de las más estrictas en controles, con auditorías de la Secretaría de Gestión de Riesgos y Protección Civil que validan el cumplimiento de protocolos”.
Añadió que cuidar la integridad de las personas también es cuidar la continuidad del negocio: un accidente puede poner en riesgo años de reputación construida.
Checklist de seguridad: lo esencial
Tamez compartió una lista de puntos clave que todo organizador debe contemplar antes, durante y después de un evento:
- Permisos en regla y cumplimiento normativo
- Dispositivos de seguridad y filtros de acceso
- Uso de acreditaciones y revisión de bolsos
- Planes de contingencia documentados
- Servicio médico y sistemas de alertamiento
- Cuidado especial a speakers y asistentes VIP
También insistió en que la seguridad no se limita a los accesos: “La escenografía también debe ser segura. Los montajes, riggings, luces y estructuras suspendidas deben cumplir con estándares profesionales”.
Percepción, paz y seguridad
En su exposición, Tamez preguntó a los asistentes: “¿Conocen el Índice de Paz México (IPM)?”. Explicó que este estudio del Instituto para la Economía y la Paz mide el nivel de paz en el país y su impacto económico. “Entender el entorno nos permite anticipar riesgos y tomar decisiones más informadas”, señaló.
Destacó además cómo la percepción de inseguridad influye directamente en la asistencia: “Si las personas consideran que un entorno no es seguro, simplemente no asistirán”. Y agregó que la percepción de inseguridad suele ser mayor entre las mujeres, un dato que los organizadores deben considerar al diseñar experiencias seguras e inclusivas.
Estándares internacionales y control de riesgos
Tamez también invitó a los presentes a consultar los lineamientos de la IAPCO (The International Association of Professional Congress Organisers), que ofrece guías para el manejo de la seguridad en congresos y eventos internacionales.
Asimismo, insistió en distinguir entre lo que se puede y no se puede controlar: “Podemos controlar los protocolos, revisiones y planes de emergencia. Lo que no podemos controlar son fenómenos meteorológicos o naturales, pero sí podemos estar preparados para ellos”.
Datos de referencia para planear con criterio
Como guía práctica, Tamez sugirió algunos estándares básicos:
- Un guardia por cada puerta de acceso
- Un guardia por cada 100 asistentes
- Un supervisor de manejo de multitudes por cada 250 personas
- Una ambulancia y tres paramédicos por cada 750 asistentes
“La comunicación asertiva y la definición de responsables son clave”, concluyó. “Debe haber alguien que evalúe el impacto inmediato y determine cuándo regresar a la normalidad, así como un responsable de las implicaciones legales posteriores”.
Reflexión final
La conferencia cerró con un llamado claro a la acción: integrar la seguridad como eje estratégico desde la planeación. Porque, como dijo Tamez, “la seguridad no se improvisa; se diseña, se documenta y se ejecuta”.
