El Travel Risk Management en viajes corporativos volvió al centro de la conversación tras los hechos que afectaron a más de 10 estados de la República Mexicana, luego de la caída de Rubén Nemesio Oseguera Cervantes, “El Mencho”, líder del Cártel Jalisco Nueva Generación.
Más allá del impacto político y social, la situación evidenció la urgencia de contar con protocolos sólidos de gestión de riesgos en viajes de negocios y eventos empresariales.
Y es aquí donde entra el Travel Risk Management, el cual no previene incidentes, pero sí establece lineamientos y protocolos de reacción que permiten proteger al viajero y asegurar la continuidad operativa.
¿Qué es el Travel Risk Management?
Primero entendamos que el Travel Risk Management es el conjunto de protocolos, políticas y herramientas que las empresas utilizan para identificar, evaluar y mitigar amenazas a la seguridad y la salud de sus empleados durante viajes de negocios y eventos empresariales
Su objetivo es cumplir con el duty of care, protegiendo al personal ante emergencias, desastres, enfermedades o inestabilidad, garantizando el bienestar del colaborador y la continuidad del negocio.
De acuerdo con Elizabeth Champagne, Directora del Programa Educativo de la Mexican Business Travel Association (MBTA) y directora del Instituto de Gestión Estratégica de Viajes y Eventos Corporativos (IGEVEC), los operativos de seguridad no siempre pueden anticiparse en fecha o intensidad, pero lo que sí puede anticiparse es la respuesta ante el hecho.
Destinos, gobiernos y desinformación
Uno de los mayores retos durante la reciente la crisis de seguridad fue la falta de comunicación oficial oportuna. La reacción gubernamental fue percibida como lenta y las redes sociales se convirtieron en la principal fuente de información, generando rumores y, en muchos casos, pánico.
“Nos sorprendió a todos: destinos, aerolíneas, hoteles y viajeros”, explicó Champagne, al subrayar que el problema no fue únicamente de seguridad, sino de movilidad y comunicación. Muchos vuelos inicialmente operaban, pero los viajeros no podían llegar a los aeropuertos debido a bloqueos carreteros; posteriormente, comenzaron las cancelaciones y el aislamiento.
Hoteles y venues: la primera línea de defensa
En este escenario, los hoteles se convirtieron en el actor clave, al ser el punto físico donde se encontraban los viajeros. Las mejores prácticas internacionales señalan tres acciones inmediatas:
- Comunicación constante y controlada para evitar rumores
- Flexibilidad operativa para extender estancias
- Abastecimiento básico garantizado
Además, debieron cerrar accesos, coordinarse con autoridades y priorizar la seguridad de huéspedes y empleados. La situación en un venue o centro de convenciones habría sido similar: control de accesos, mensajes claros y coordinación policial.
Para meeting planners corporativos y travel managers, la ventaja radica en que conocen la ubicación de sus viajeros y grupos, lo que facilita la localización y concentración en zonas seguras.
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La continuidad operativa, el gran desafío
El cierre de carreteras y comercios en destinos como Puerto Vallarta y Jalisco evidenció otro reto: el suministro. Hoteles debieron racionar alimentos y agua, extender horarios y reorganizar habitaciones para evitar desalojos.
Mientras grandes cadenas hoteleras suelen contar con programas de Travel Risk Management, hoteles pequeños y alojamientos independientes no siempre tienen estos protocolos. Lo mismo ocurre con propiedades en plataformas de renta vacacional.
Del lado corporativo, las empresas debieron activar protocolos para localizar a sus colaboradores, mantener comunicación directa, flexibilizar políticas de viaje y garantizar recursos económicos para estancias prolongadas. La coordinación con la TMC (Travel Management Company) resulta crucial en estos escenarios.
Prepararse para lo inevitable
México es considerado internacionalmente un destino de riesgo medio-alto, lo que obliga a organizaciones maduras a contar con programas sólidos de Travel Risk Management.
Porque el Travel Risk Management no planea el incidente, pero sí prepara a las empresas, hoteles, aerolíneas y organizadores de eventos para responder con orden, claridad y protección cuando un suceso inevitablemente ocurre.
