Con el avance de la tecnología el mercado ofrece una infinidad de opciones para incorporar tecnología en sus eventos o empresa. ¿Cómo puede distinguir aquellas tecnologías más convenientes, de las otras?
En primer lugar trataremos de diferenciar “lo urgente de lo importante”.
Esto nos lleva a estudiar nuestras necesidades, y clasificarlas. Lo ayudaremos con preguntas y respuestas prácticas para que usted clasifique sus necesidades y de ahí llegue al tipo de tecnología que necesita incorporar.
Dejaremos de lado por ahora las tecnologías para eventos en vivo ya que tocaremos ese tema específicamente en notas siguientes.
La tecnología que va a incorporar ¿nace, vive y muere con el evento? Si la respuesta es “si”, entonces debe ser consciente que el dinero que utilizará no tendrá continuidad de uso en el tiempo, solo podrá obtener beneficios durante el evento (en imagen, información, etc.) si el evento es un éxito, pasará a ser parte de la historia positiva de su empresa. En este caso estará en presencia de “tecnología para eventos”.
Si la respuesta a la pregunta anterior es “sobrepasa la existencia del evento”, esta tecnología la podrá utilizar antes, durante y después de un evento (le permitirá realizar o supervisar procesos que asegure el éxito de su evento y la calidad de servicios de su empresa) entonces estará en presencia de “tecnología para gestión empresas”, muchas de estas tecnologías también le servirán para gestionar o complementar la gestión de un evento.
Esta diferenciación no indica que una sea mala y la otra más importante, para nada, ambas son necesarias y se complementan, pero generalmente los recursos de su empresa son limitados y es deseable entender que la “tecnología para gestión de empresas” le podrá ayudar a tener menos costos en todos sus eventos y una mejor imagen y calidad de servicios y esto es “importante”. Incorporar este tipo de tecnología requiere algo de planificación previa.
La “tecnología para eventos” generalmente resuelve aspectos “urgentes” (porque tiene fecha de caducidad: el final del evento) y se financia con dinero que obtiene de los patrocinadores. Mientras que el dinero utilizado para la “tecnología de gestión de empresas” saldrá de la planificación anual de su empresa, lo que seguramente implicará que a cada evento ganado le sume un porcentaje que destinará para el mejor funcionamiento de su empresa y un mejor servicio para sus clientes.
Teniendo este aspecto en cuenta en la planificación anual, la incorporación de esta tecnología no la pagará usted sino los patrocinadores de sus eventos.
Puede lograr complementar ambas tecnologías, eso se ve muy claramente cuando tiene que administrar datos o información en los eventos.
Por ejemplo si decide incorporar tecnología para el registro de participantes, con formulario web o una app de recolección de información, estará en presencia de un tipo de tecnología para eventos, pero si además usted tiene un ERP (por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning, como por ejemplo eConventionCenter, ePCOCompany, entre otros) también conocidos como software de gestión de empresas, que le facilite la app o formulario web para cada evento, podrá también relacionar todos los datos recolectados en el evento, con la base de datos de su empresa y los tendrá accesibles para futuros eventos, convocatorias o contactos.
Si utiliza el software de encuestas on-line o app (aplicación para teléfonos móviles) del ERP, entonces podrá conocer la satisfacción de los participantes en el evento y qué interés tiene cada persona y empresa a futuro para ser convocados en eventos similares. La encuesta es el momento para pedirle autorización a cada participante y enviarle esa información de interés y cumplir con todas las leyes de privacidad de datos. Estos datos recolectados son administrados por su ERP y los podrá utilizar siempre en su empresa.
Este es un ejemplo en el que se ve claramente como se complementa la “tecnología de eventos” con la tecnología de “gestión de empresas” y en donde ambas son necesarias.
Otra pregunta que debe responder es ¿en qué momento usted pensó o piensa incorporar tecnología? Si la respuesta a esta pregunta es cuando “gane el evento” o “en la postulación para gestionar el evento” entonces usted nunca llegará a darse la oportunidad de “incorporar tecnología para gestión de empresas de la industria de reuniones” y estará perdiendo una gran posibilidad de reutilizar los datos de su evento, ahorrar costos a futuro, tiempos de planificación al postular para nuevos eventos y calidad en los procesos de venta de sus servicios.
La tecnología para gestión de empresas debe incorporarse independientemente de los eventos que tenga en el año, debe ser parte del núcleo de negocio de sus procesos, y puede incorporarla en cualquier momento del año. Siempre es conveniente hacerlo en los meses de menor carga de trabajo.
Preferentemente debe ser multi idioma, estar en la nube para ser accesible por todos los participantes de su evento relacionarse con una app (aplicación para teléfonos móviles) y tener un servicio de mesa de ayuda de respuesta inmediata.
Los plazos de implementación de estas tecnologías hoy se miden en días o semanas, antiguamente se medían en meses o años, si la empresa que le ofrece este servicio habla de meses de implementación puede que tenga un problema con los tiempos y costos a futuro. Nuestra industria no es tradicional y los tiempos son importantes.
El problema que muestra la realidad es que algunas empresas organizadoras se proponen incorporar tecnología con el evento encima y no con anterioridad al mismo.
Si usted logra planificar estratégicamente la inversión en tecnología, podrá maximizar los beneficios y realizar reutilización de recursos con costos muy bajos, inclusive costo cero.
Adicionalmente, si la experiencia con sus servicios es gratificante para sus clientes, podrá generar hábitos en los clientes y participantes de sus eventos, que los acercarán a su empresa de manera recurrente para contar con sus servicios en nuevos eventos.
Hasta el día de hoy la “tecnología para eventos” se incorpora como algo “urgente” para usar en un evento, si usted logra planificar e incorporar “tecnología para gestión de su empresa” (ERP para empresas de la industria de reuniones), y además, esta tecnología puede interactuar con la “tecnología para eventos” entonces obtendrá los beneficios mencionados (ya que tendrá solucionado también el proceso de incorporar tecnología para eventos) y la postulación a ganar nuevos eventos o el esfuerzo para desarrollar eventos propios será menor y más exitoso, ya que tendrá incorporado en su procesos de negocios y forma de trabajo las mejores prácticas de la industria.
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Marcelo Tannús es Director de EdN -ICT Solutions, empresa dedicada a soluciones tecnológicas para la gestión de empresas de la industria de reuniones.
