Por segundo año consecutivo, se realizó IAPCO EDGE Virtual en América Latina, un programa educativo creado por IAPCO, con la finalidad de reunir a líderes de la industria, así como empresas asociadas. Dichos profesionales miembros de IAPCO, cuentan con estándares de calidad globales que han logrado gracias a la educación continua y la interacción con grandes profesionales.
Durante los cuatro días del evento virtual el cual tuve la fortuna de presenciar, se crearon contenidos diversos, adecuados a lo que últimamente se está viviendo en el mundo con el tema de la pandemia, y los cambios que ha traído a los eventos, en donde los organizadores profesionales han tenido que desarrollar nuevas habilidades y encontrando formas innovadoras para reunir personas.
Barbará Calderwood, Directora de División Participación, Asociaciones y Comunidades MCI UK, MCI Group, fue la anfitriona durante los días del evento, en la que mostró su expertise en el tema de congresos internacionales. Barbara resaltó la importancia de la planeación y la mercadotecnia, aspectos que cada vez se unen más en la organización de eventos y que se deben tomar en cuenta desde el inicio.
De la misma forma Andre Vietor, Director General de BCO Congresos, Grupo Barceló, quien explicó los tres grandes segmentos de los congresos y los tamaños por número de persona, así como los mejores meses para realizar congresos mundiales. Uno de los puntos que resaltó Vietor es la importancia de saber toda la información del grupo objetivo: Asociaciones, tomadores de decisiones y el proceso de toma de decisiones. Asimismo, mencionó que un 53% de los congresos, se realizan en América Latina, por lo que hay una gran oportunidad para que los Latinoamericanos accedamos a ellos.
Pero no solo este seminario se quedó en interesantes conferencias, también se organizaron grupos de trabajo para que al final del mismo, se realizara una simulación de postulación de un congreso. Durante dicho proceso, me pude dar cuenta más cerca del talento de muchos jóvenes organizadores, hoteleros y DMC que tenemos en México. ¡Maravilloso ejercicio!
Por su parte Renata Pozza, Directora de consultoría y Soluciones Comunitarias MCI Brasil, dio una interesante perspectiva del diseño de eventos. Una de sus recomendaciones fue la importancia de la relación uno a uno con los miembros del Comité e informarse de los que ha funcionado y lo que no, de otros congresos realizados. También resaltó la relevancia del presupuesto del marketing y los alcances que puede lograr para la atracción de nuevos públicos.
En cuanto a los aspectos a tomar en cuenta en el diseño de eventos, mencionó Renata que la experiencia de los delegados, el compromiso con los patrocinadores y la entrega del contenido científico deben ser parte fundamental al pensar al delinear un evento. Asimismo, habló acera de la importancia en el valor, los componentes y la tecnología en las experiencias virtuales y presenciales.
Recomendó que es importante dividir el contenido en cantidades pequeñas de información (aproximadamente dividirlo en tres partes), activar las emociones correctas para un mayor aprendizaje y si es un evento híbrido, que siempre existe un conductor que lleve el hilo del evento, tanto virtual como presencial.
Por otro lado, Alexandra Boruceanu, Directora de operaciones de MICE en Kenes Group Spain, habló acerca de la importancia del contenido para los congresos, en donde se debe cuidar lo siguiente:
- Duración de las conferencias.
- Interactividad y uso de la tecnología.
- Combinación de sesiones.
- Invitar a los líderes de opinión.
- Motivas a los líderes a asistir al congreso.
- Eventos sociales.
- Patrocinadores de las sesiones.
En cuanto a los eventos Virtuales, resaltó lo siguiente:
- Eventos cortos.
- Involucrar al asistente.
- Espacios para descansos.
- Sesión Wellness.
- Clasificación de contenidos.
- Sesiones de sponsors.
Finalmente mencionó que es importante conocer como los profesionales aplican los conocimientos, las habilidades en su vida laboral.
Y fue así como estos grandes expertos internacionales, dieron un recorrido por todas las etapas tradicionales de los congresos y ahora con las nuevas tendencias que se han sumado, en donde el marketing y la comunicación son el día de hoy los protagonistas que no se deben perder de vista en la organización de los congresos.
