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Durante los últimos meses, diariamente he sostenido conversaciones sobre cómo el COVID-19 está afectando al sector de los eventos en vivo en todo el mundo. Es una especie de sentimiento deja vu de pláticas similares que se relacionan con muchos riesgos diferentes a los que se tiene que enfrentar esta industria de eventos en directo.

Desde situaciones como el Coronavirus o problemas epidémicos similares, hasta desastres naturales (recuerdo mis propios desafíos organizando uno de mis eventos durante el huracán Katrina), o situaciones específicas (soy originario de América Latina y vimos muchas cancelaciones de eventos debido a revueltas políticas y sociales), la lista podría seguir y seguir.

Al momento, estamos experimentando cientos de cancelaciones basadas en la pandemia de Coronavirus. Simplemente abra Google y encontrará una gran cantidad de ferias comerciales, de conciertos y eventos deportivos que están siendo cancelados diariamente.

Hay muchas opiniones divididas en cuanto a si se deben cancelar o continuar realizando eventos bajo estas circunstancias y, en todos los casos, son decisiones delicadas y difíciles que afectan la vida y la seguridad de las personas.

Los organizadores podrían perder millones de dólares y se verían afectaciones en las diversas inversiones de ciudades, recintos, expositores, visitantes, vendedores y en todo el ecosistema de eventos que representan billones de dólares en el mundo. Estas situaciones, desafortunadamente, continuarán sucediendo. Hoy es la crisis del Coronavirus, pero seguiremos enfrentando muchos otros desafíos que están completamente fuera de nuestro control y que afectarán los eventos presenciales en lo futuro.

Al igual que muchos otros desafíos que está enfrentando nuestra generación (cambio climático, sostenibilidad, contaminación, etc.), una de las preguntas críticas es cómo la tecnología podría ayudar a resolver o al menos a minimizar estos problemas.

¿Y qué hay de los eventos en directo? ¿La tecnología es parte de la solución o no? ¿Es acaso una ayuda potencial marginal o un componente central que todas las partes involucradas en el rubro de eventos en vivo finalmente deberían adoptar seriamente, para invertir en una solución a largo plazo? Supongo que sí, y parece que esta crisis podría ser una fuerte llamada de atención para muchos organizadores.

Después de más de 25 años organizando e invirtiendo en eventos y en tecnologías para eventos, a pesar de ser parcial, confía en mí cuando digo que honestamente creo en los siguientes temas que refuerzan mi tesis: «la tecnología salvará eventos».

En resumen, la breve y definitiva respuesta a la pregunta planteada en esta publicación de blog, desde mi perspectiva es: sí, la tecnología salvará el negocio de las ferias y eventos en vivo.

Podríamos analizar todos los factores que desencadenan la cancelación de un evento o que afectan seriamente el rendimiento del mismo. Aun así, me centraré en las preocupaciones a corto plazo en torno al Coronavirus y también abordaré otras situaciones críticas que generaron cancelaciones de eventos durante los últimos años.

Soy un firme creyente de que las experiencias de los eventos en vivo son casi imposibles de reemplazar por la tecnología. Recordemos que el comercio se basa en la confianza, y la confianza se basa en las relaciones, y todas estas cosas juntas gravitan en torno a los eventos presenciales.

Si hablamos de eventos B2C como los festivales de música, de deportes, etc., probablemente acepte que nada puede reemplazar a la experiencia de fanáticos de estos eventos, cuando se puede ser parte de esa tribu en persona y vivir, tocar, sentir, escuchar y liberar emociones en ese lugar en particular durante ese momento específico.

Si está de acuerdo con esta primera parte de la tesis, siga leyendo, y si no, probablemente esté desperdiciando los próximos 5 minutos en este artículo.

Ahora, la siguiente pregunta es: ¿puede la tecnología evitar cancelaciones de eventos? La respuesta breve y directa es, tal vez, pero cada situación específica será diferente. Aun así, en todos los casos, la tecnología puede minimizar el impacto de cualquiera de estas situaciones dramáticas para todas las partes involucradas.

Hablemos de formas de minimizar la situación del Coronavirus. Hay muchos excelentes artículos y blogs creados por las asociaciones líderes en la Industria de Reuniones como UFI y SISO que centralizan las mejores prácticas, la información vital y el conocimiento compartido entre los organizadores de eventos y los medios de prensa, y su nuevo esfuerzo con la campaña This Show is Open.

Hay muchas herramientas tecnológicas para eventos que facilitan la comunicación instantánea entre recintos, organizadores, expositores y visitantes, para mantenerlos actualizados sobre las últimas noticias de un evento; acciones específicas para minimizar los costos e inversiones en caso de cancelación, y para asegurarse de que los clientes eviten innecesarios riesgos si el evento decide efectuarse.

También hay plataformas digitales de eventos que ayudan a los expositores a participar virtualmente en caso de que no pudieran asistir; son capaces de exhibir productos y de coordinar reuniones a través de videollamadas que serán seguidas inmediatamente por reuniones cara a cara tan pronto como se reprograme el próximo evento.

La tecnología puede facilitar demostraciones alternativas de productos y oportunidades en matchmaking entre compradores y vendedores de manera digital, para complementar la cancelación o el aplazamiento del algún evento. El principal problema es que la mayoría de los organizadores todavía no están aprovechando muchas de estas tecnologías existentes, ya que no están invirtiendo la cantidad correcta de tiempo y de dinero para adoptar estas soluciones disponibles.

Sin embargo, en medio de una crisis, los eventos generalmente ayudan a restablecer el comercio o brindar oportunidades de felicidad y entretenimiento a todos los participantes, ayudando en el desarrollo económico de cada ciudad donde estos encuentros tienen lugar.

Es imperativo que la industria de los eventos en vivo adopte la tecnología como un salvador y no como un desafío. Esto va desde situaciones extremas como cancelaciones hasta mejorar el retorno de la inversión para todas las partes involucradas y así brindar más y mejor transparencia, al igual que un valor agregado a todas las industrias.

De acuerdo con la última investigación del Events Industry Council y Oxford Economics, los eventos en vivo son una industria de 2.5 billones de dólares. Miles de millones de personas en todo el mundo se benefician directamente de estos eventos en diferentes capacidades. Desde la generación de empleo hasta el comercio y las oportunidades para el entretenimiento, los eventos apoyan a millones de dueños de negocios cada año.

La tecnología de eventos también está creciendo rápidamente y actualmente está representada por más de 4,000 startups y empresas tecnológicas. Con solo 6 mil millones dólares invertidos en esta categoría, esto puede considerarse como “maní” si lo comparamos con otras inversiones tecnológicas de otras industrias más pequeñas como Fintech, Mobile, Health Tech, etc.

Entre la tragedia actual representada por la situación del Coronavirus, la tecnología debería y podría ayudar a minimizar el impacto del problema y a reactivar la industria de eventos más rápido y fuerte que nunca.

Muchos actores clave e inteligentes en la industria finalmente están prestando atención a la tecnología como parte de la solución y no del problema. Algunas de las empresas de tecnología de eventos en las que participo están recibiendo más llamadas que antes de parte de los organizadores de eventos, tienen curiosidad por saber cómo pueden comenzar a utilizar estas herramientas para ayudar a sus clientes.

Dicen que en cada crisis hay una oportunidad. Veo esta crisis como una gran oportunidad para que la industria de eventos presenciales finalmente adopte la tecnología y mejore la travesía general del cliente, la experiencia y el ROI para todas las partes involucradas.

Hay luz al final del túnel para este sector, y sí, la tecnología será una herramienta crítica para salvar a la industria de los eventos en vivo con respecto al crecimiento y relevancia a largo plazo.

Publicado originalmente en www.marcogiberti.com

Marco es un emprendedor e inversionista exitoso con más de 25 años de experiencia en marketing y comunicación, además de haber fungido como asesor, cofundador y CEO en empresas de tecnología y de la industria de eventos. Es Fundador y CEO de Vesuvio Ventures, donde brinda a los nuevos emprendedores el acceso a coaching, a distintas asociaciones, asesoría y capital.