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Con casi 600 personas inscritas, se celebró por un lapso de cuatro días el 1er. Encuentro Ibero-Americano de Organizadores de Eventos, un ejercicio de talla internacional que convocó a profesionales de la Industria de Reuniones de distintas latitudes; aprovechando la tecnología, sí, pero también atendiendo la imperiosa necesidad de capacitar, informar y actualizar a estos expertos ante un escenario sin precedentes como es la pandemia y que ha obligado en cierta manera a transformar la manera en cómo se hacen eventos.

Este magno proyecto encabezado y dirigido por Nõun Eventos & Capacitación Ejecutiva de la mano de la Dra. Betina Anzilutti, su Directora trajo consigo la posibilidad de reconectar a los profesionales de los eventos desde dos aristas: la de hacer negocios y establecer networking, por medio de una muestra comercial virtual, así como a través de la educación gracias a una nutrida agenda de conferencias que trataron distintos temas de interés.

Dra. Betina Anzilutti, Dir. Nõun Eventos [foto vía Facebook Noun Eventos]
La plataforma utilizada para su primer propósito, el de hacer negocios, desplegó un foro en el que distintos proveedores pudieron exhibir sus propuestas, servicios y productos a potenciales compradores. Así tanto oferta como demanda pudieron establecer nexos comerciales valiéndose de herramientas como los chats, los mensajes y las video llamadas para no perder ese contacto humano que tanto se necesita en estos momentos.

Muestra comercial

Asimismo, se desplegaron los perfiles de todos los participantes por medio de un salón social a fin de incluso establecer citas uno a uno para comodidad de los asistentes al Encuentro Ibero-Americano de Organizadores de Eventos.

Un mensaje diferente

En materia educativa, por otro lado, las conferencias contemplaron distintos temas. Por ejemplo, Raimond Torres ilustró a la audiencia con su plática Eventos y Comunicación, el Mensaje hecho espectáculo en el que expuso que se debe vestir el mensaje con el evento, valiéndose de las emociones y la participación que pueda tener la audiencia, a fin de captar en esta última interés y le genere una experiencia inolvidable, tal y como sucediera en su momento en los Juegos Olímpicos de 1992, evento en el que participó Raimond.

Digitalización sin desconexión humana

Hugo Rosas, en su presentación Transformación Digital en los Eventos, habló de cómo las reuniones se han tenido que adaptar al formato digital, haciendo hincapié en que si bien este tipo de foros ya existían desde hace varios años, la pandemia aceleró el proceso. También mencionó que no se le debe temer a la tecnología, pero que ésta no suplantará jamás las conexiones humanas, que las relaciones human to human hoy imperarán más que nunca pese a las circunstancias mundiales. La tecnología es una aliada que puede hacer crecer y proyectar aún más los eventos presenciales y que si bien es importante contar con una plataforma digital, no se debe perder de vista la esencia de las reuniones, pues la interacción es y sigue siendo harto necesaria.

Hugo Rosas, «Transformación Digital en los Eventos»

Aceleración de tendencias

Una vez reconocido como la fiesta de todos los que quieren y aman la industria de los eventos durante el segundo día del evento el especialista mexicano Eduardo Chaillo, habló sobre cómo un sector que veía aún a la distancia el desarrollo de temas y eventos virtuales, por medio de la pandemia tuvo adelantar dicho proceso e iniciar su transformación dentro de esta dinámica disciplina entre lo virtual y lo presencial. Y aunque suscribió que habrá una pérdida de volumen en viajes corporativos, la DATA que arrojaran los eventos virtuales servirá para desarrollar mejores estrategias para los eventos híbridos y virtuales. Todo ello en su ponencia, “Las tendencias sólo se aceleraron, una visión hacia el futuro para la Industria Global de Reuniones”.

Trascendencia

Otra conferencia igual de destacada la detalló Marco Calvache con el tema “Mi empresa organizadora de eventos, como hacer de su nombre, una marca”, donde habló sobre la importancia de crear en los eventos una marca y la transformación desde lo funcional a lo emocional y lo filosófico. Pues expuso: “El meeting planner debe de tomar en cuenta la experiencia y la trascendencia. Toda vez que la primera conlleva fecha de caducidad, mientras que la segunda, traspasa el tiempo por medio de una grata experiencia” sostuvo el Director de TEDXISMAC Ecuador.

Viva la vida

Juan Carlos Arciniega, Violinista.

En tanto con una presencia de poco más de 20 países y 32 ciudades, el Violinista Juan Carlos Arciniega se encargó de cerrar con broche de oro el segundo día de actividades de este importante foro, interpretando por medio de su violín, melodías clásicas del cuarteto inglés Coldplay, donde Clocks, The Scientist y Viva la vida culminaron un día más que enriquecedor para todos los asistentes.

 

Disrupción y zona de confort

Para la disertación 11, tocó el turno al CEO de Universo Expositor, José Martínez con el tema “El nuevo diseño de eventos, las disrupciones que los están cambiando hoy”, en donde recalcó sobre el imperioso cambio a través de la pandemia, los cambios en cuanto a los aforos y los protocolos que deben proporcionar una oportuna bio seguridad óptima para los asistentes y colaboradores, de modo el sector se ha tenido que salir de su zona de confort para entrar en un momento pleno de creatividad y disrupción en el desarrollo de nuevos eventos, un efecto que sin duda permanecerá en el rubro por el resto de los siguientes años.

José Martínez, CEO de universo Expositor.

Felices para siempre

También Dagyi Rivera, experta en bodas, dio una cátedra sobre cómo se tiene que hacer un acercamiento al mercado Premium de los matrimonios; una tarea que requiere de mucho relacionamiento, discreción, de estar y contar con los mejores proveedores, de estar preparada en materia legal para cumplir cabalmente con los contratos que se firman con las exigentes celebridades, de “picar piedra” y de estar lista y consiente de que una boda es un momento único, por lo que el error no es algo que deba formar parte del vocabulario de una wedding planner upscale.

La experiencia en el paladar

Otra de las disertaciones que generó gran expectativa y que a la postre no defraudó, fue la de «Estrategia de Alimentos y Bebidas en los Eventos«, conducida magistralmente por el chef Mauricio González, desde su pastelería en Bogotá, Colombia.

Mauricio, quien también es un experimentado planificador de eventos, ofreció una serie de consejos en cuanto al área de alimentos y bebidas: desde la planificación del menú, pasando por el armado del presupuesto, hasta la elección de horario de servicio y finalmente el emplatado.

Si se trata de un desayuno de trabajo, por ejemplo, entonces se recomienda servir alimentos de fácil manipulación, y en platos pequeños. Así, los asistentes podrán tomar nota del tema que se esté tratando con mayor facilidad, sin perder tiempo en la ingesta. En otro ejemplo, si se pretende que la audiencia ejerza networking, la respuesta radica en alimentos sencillos, como tentempiés; puesto que, una comida que requiera de dos bocados o más, interrumpirá la comunicación.

Chef Mauricio González.

De acuerdo con el Chef González, existen tres clases de menús: los constructores, los energéticos y los reguladores; y de acuerdo a las peticiones del cliente y a la experiencia que se desee brindar, será la elección del tipo de menú. Los constructores son ricos en proteínas, ideales para las audiencias que tendrán por delante un día llenos de actividades.

Por su parte, los menús reguladores (servidos después del medio día) son altos en vegetales y fruta, así como azúcares; que sirven para mantener satisfechas a las personas, brindándoles ese extra de energía y concentración para continuar con la agenda. Los menús energéticos se recomiendan por las tardes, con alimentos ricos en grasa, en azúcar y fructosa: donas, brownies, mousse de chocolate, etc.

Desaprender para aprender

«Descuadra tu mente» fue otra de las ponencias que invitó a la audiencia a interactuar, con interesantes desafíos mentales que mas que requerir la lógica para su resolución, lo necesario era tener creatividad. Esta conferencia fue impartida por Ronny Ricaurte, conferencista TED y agitador de mentes.

En palabras de Ricaurte, desaprender significa dar la vuelta, romper esquemas, replantear criterios y comenzar a pensar diferente. Significa volver a aprender sin olvidar lo ya aprendido. De esta manera, las ideologías se reinventan y es más fácil que surja la creatividad, algo fundamental para la organización de eventos.

Pues en esencia, todas las empresas meeting planners ofrecen los mismos servicios; sin embargo, están aquellas que sobresalen de las demás dada la originalidad, la creatividad y el enfoque distinto que plantean. En este sentido, las experiencias de gran impacto serán el sello del éxito de los eventos a realizar.

Ronny Ricaurte, conferencista TED.

Con diferentes actividades, Ronny Ricaurte explicó conceptos como ‘destrucción creativa’, que es la reinvención; la relación entre el arte y la tecnología, la conectividad de las cosas y las situaciones; y todo ello para generar esa creatividad que siempre necesitaremos para crear experiencias únicas en las audiencias.

Así también, el 1er. Encuentro Ibero-Americano de Organizadores de Eventos contó con diferentes formatos de sesiones y video-cápsulas, tratando una infinidad de temas de interés para los internautas. Desde recorridos culturales y virtuales, como el de las obras del Museo de Louvre; hasta actividades wellness y de relajación, como la sesión mindfulness para conocer la importancia de las emociones para la generación de negocios.

En suma, este primer encuentro profesional e internacional, dedicado con especial énfasis en la Industria de Reuniones latinoamericana, sin duda fue el punto de encuentro del sector, en el marco del 15° Aniversario de Nõun Eventos & Capacitación Ejecutiva via E-learning.