Derivado de la crisis de la pandemia del COVID-19, la Secretaría de Salud del Gobierno de México implementó la Jornada Nacional de Sana Distancia, del 22 de marzo al 19 de abril en un principio, iniciativa que forma parte de las acciones de contingencia del Coronavirus, en donde se contempla la realización de home office por parte de los ciudadanos.
Sin embargo, el 24 de marzo México entró a la Fase 2 de la contingencia de la pandemia, por lo que hoy se tiene un mayor rigor y exigencia en las medidas implementadas previamente. Las empresas y organizaciones ya han adoptado las recomendaciones hechas por el sector Salud, incluyendo el envío de sus empleados a sus hogares para laborar vía remota, para evitar en lo posible la propagación del virus en el país.
En este sentido, MPI Capítulo México ha estado realizando diferentes webinars informativos y de capacitación con sus asociados y miembros de la Industria de Reuniones en días recientes, y precisamente uno de estos encuentros virtuales se trató de la modalidad del trabajo desde casa. Ahora que las circunstancias exigen a la población mexicana no salir de sus hogares, el home office ha pasado de ser una “moda pasajera” entre las empresas a una obligación para el corto plazo.
Por ello, MPI Capítulo México ofreció su webinar ¿HOME OFFICE YO?, mismo que fue impartido por Arturo Calzada, Director para BCD Meetings & Events, y Director de Educación de Nuevos Proyectos en MPI México.
A través de este webinar, se compartieron varias recomendaciones para establecer el “home office” de una manera eficaz y realmente productiva, puesto que una cuarentena prolongada está a la vuelta de la esquina.
De inicio, la adecuación de los horarios para el trabajo en casa es crucial, y sobre todo tener disciplina para cumplirlos. Si bien ya no hay un horario de oficina, administrar los tiempos para trabajar es de vital importancia. La elección de un horario para hacer home office se hace de acuerdo al interés de la persona, ya sea para aprovechar la luz natural del día, o para un reajuste de las horas de comida y de sueño, está comprobado que la productividad se incrementa si se tienen horarios establecidos.
Si se tiene convivencia con otras personas, se deben delinear los tiempos para atender tanto asuntos laborales como domésticos. La familia o las amistades deben de estar al tanto del horario del home office, para así no interrumpir en lo absoluto el desempeño de quien lo esté ejecutando. Dentro de esta administración de tiempo, es importante incluir pausas, para despejar la mente y obtener algo de descanso.
Otra cuestión de gran relevancia es la elección del lugar de trabajo. En algunos casos, el hogar tiene el espacio idóneo para colocar un estudio, lo cual es lo más recomendable; no obstante, no siempre se tiene el tiempo o el dinero para acondicionar una estancia por completo. Lo mínimo para acondicionar el lugar que será para hacer home office, es hacerlo en un área con suficiente espacio para colocar un escritorio o un sillón de manera temporal, inclusive debajo de una escalera, pero siempre cuidando el entorno circundante, por si se realizan reuniones a distancia (cuidar lo que verán de tu hogar en sus pantallas).
La iluminación, ya sea natural o artificial, debe ser adecuada para no menguar la vista de las personas, por lo que el espacio para trabajar debería estar cerca de una ventana o debidamente alumbrada con lámparas o focos. Lo ideal es adaptar una habitación, pues de esta forma se puede tener una mayor manipulación de la iluminación, y también se da un mayor aislamiento del ruido externo.
Ahora, la buena ventilación del área de trabajo es vital, pues además de ayudar a la concentración de quien realice home office, es más fácil prevenir focos de infección al interior del hogar. No es forzoso que el área de trabajo esté en espacios cerrados, puesto que los exteriores como los jardines también sin propicios para trabajar, y en la presente circunstancia es factible ya que el COVID-19 no viaja grandes distancias por aire.
La limpieza es fundamental en los espacios interiores, pues habrá casas en donde los niños ya dejaron de asistir a las escuelas, por lo que mantener las áreas comunes cobra una mayor seriedad, sobre todo donde existan superficies metálicas que es donde el virus sobrevive por mayor tiempo.
Asimismo, el aprovechamiento de la tecnología disponible coadyuvará al buen funcionamiento del home office. Hoy, con los dispositivos inteligentes se pueden realizar un sinfín de acciones, como consultar información, conectarse con los familiares, amigos y colegas, así como mantenerse actualizado en temas de importancia. El saber utilizar estas herramientas aumentan en gran medida la productividad.
Por otra parte, mantener una comunicación constante con el equipo de trabajo ayuda a la productividad y consecución de resultados. Así, las reuniones periódicas con los colegas son también de gran importancia y no solo para tratar temas laborales.
El manejo de las emociones también es básico, pues no todo el mundo está debidamente preparado para hacer home office. La frustración puede llegar al momento de no ver resultados positivos, ya sea propios o de los compañeros de trabajo. Por lo que es recomendable atender las recomendaciones anteriormente citadas, además de forjar una total disciplina, para así asegurar el buen funcionamiento del home office. La elección de música para trabajar, las pausas previamente establecidas, una buena alimentación, cumplir con las horas de sueño, todo está programado para el bienestar de las personas.
