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A medida que las autoridades de todo el mundo están autorizando cada vez más la realización de eventos comerciales, dada la pandemia de COVID-19, los organizadores de expos y convenciones, así como los operadores de recintos, deben implementar medidas que garanticen entornos seguros para los participantes.

A este respecto, la alianza entre la International Association of Convention Centres (ICCA), la Global Association of the Exhibition Industry (UFI) y la International Association of Convention Centres (AIPC), ha logrado elaborar una nueva guía global que identifica y promueve estándares, protocolos y buenas prácticas emergentes para reanudar a la Industria de Reuniones después de la crisis sanitaria de Coronavirus: “Good Practice Guide: Addressing COVID-19 Requirements for Re-Opening Business Events”.

Esta nueva guía complementa a dos publicaciones previas, Good Practice Guidance to COVID-19 for Convention and Exhibition Centres y Good Practice Guidance for the Use of Centres as Temporary Emergency Facilities, ambas producidas y distribuidas en durante marzo y abril del presente año.

La tercera de una serie de guías relacionadas al COVID-19, está siendo compartida con las membresías de las asociaciones. El documento apoya en sus labores para crear condiciones que permitan la reapertura segura de sus actividades, mientras prosigan las necesidades, expectativas y recomendaciones de los gobiernos y de las autoridades sanitarias.

El presidente de AIPC, Aloysius Arlando, expresó: “A medida que avanzamos hacia una reapertura responsable de la industria, como un vehículo crítico para la recuperación económica y social, esta tercera Guía es de crucial importancia para crear la confianza requerida entre clientes, delegados y gobiernos, pues hemos identificado todo lo requisito necesario para respaldar un entorno seguro y saludable para la reincorporación”.

Aloysius Arlando, presidente de AIPC.

“Al mismo tiempo reconocemos que, debido a que tales decisiones serán necesariamente tomadas por las autoridades locales (el retorno a la actividad), el mejor enfoque es proporcionar un marco y los recursos requeridos por los recintos para crear su propia documentación, en lugar de pretender que cualquier estándar pueda servir a todos en circunstancias que pueden ser muy diferentes en distintas partes del mundo”.

Por su parte, el presidente de ICCA, James Rees, comentó: “Los eventos internacionales son reuniones organizadas por profesionales con una participación específica, conocida y controlada de la asistencia y deben ser consideradas de esta manera por las autoridades mundiales, a diferencia de otros encuentros masivas como festivales y eventos deportivos. Nuestro desafío es convencer a los gobiernos locales, a las asociaciones y a los propios asistentes de que nuestras sedes pueden ser entornos altamente controlados y seguros.

James Rees, presidente de ICCA.

Al compartir información y mejores prácticas entre nuestros socios y asociaciones de la industria global, esperamos contribuir con un enfoque más integrado, para que la Industria de Reuniones internacional pueda desempeñar su papel crucial en la recuperación económica y social más temprano que tarde”.

Asimismo, la presidenta de UFI, Mary Larkin, dijo: «Basado en el ‘Marco global UFI para reabrir exposiciones y eventos comerciales B2B’, esta Guía conjunta muestra cómo avanzará nuestra industria. Compartir información y las mejores prácticas sobre cómo volver a abrir las puertas a los eventos, desde el recinto hasta el organizador, es clave para garantizar el futuro sólido del sector.

Mary Larkin, presidenta de UFI.

La colaboración precompetitiva es la única forma en que, como industria, podemos organizar eventos que sean seguros para nuestros clientes, proveedores y empleados, al tiempo de ofrecer la herramienta de marketing más importante que será fundamental en la recuperación económica posterior a la pandemia».

Al igual que con las guías anteriores, esta última publicación se ha creado como un proyecto de colaboración entre diferentes partes de la industria en general. Se ha desarrollado a través de las experiencias directas de los miembros que están lidiando con los impactos en el día a día, y los tres presidentes de cada una de las asociaciones reconocieron esta valiosa contribución como una de gran relevancia para sus contenidos.

Después de la distribución, las asociaciones aliadas programarán un evento en línea para facilitar la implementación de esta publicación y para ayudar a los socios a interpretar su contenido en acciones locales.

La guía:

G3_Good-Practice-Guidance_Reopening-Business-Events