Si bien las Experiencias Virtuales años atrás han sido tema de debates no solo por las muchas y muy diferentes ventajas que ofrecen sino por su supuesto posicionamiento para desplazar los eventos presenciales. Hoy la necesidad de una realidad que llega más por obligación que por ganas es inminente, y aunque haya por ahí empresas y organizadores de eventos que se digan ser los primeros o los precursores de este nuevo modelo de realizar eventos en México. La realidad es que JAMÁS los habían realizado, diseñado o si quiera pensado con la calidad y exigencia que el momento obliga, pero sobre todo los clientes y los presupuestos.
Y es que si bien muchos dueños de eventos decidieron solidarizarse y demostrar confianza en sus meeting planners, PCOs, organizadores así como en los recintos y proveedores al aplazar sus eventos, la consigna hoy, será cuando menos en brindar una experiencia de calidad en lo que para una gran mayoría será convertir su evento presencial en uno híbrido cuando menos. Donde el presupuesto, la calidad, la asistencia física, la presencia digital así como una plataforma de tecnología robusta formarán una nueva ecuación, que sin duda tendrá que ir a la alza.
Por lo que hoy no es de sorprender que organizadores de eventos estén tenido que estudiar e investigar afondo la realización de estos así como la calidad, capacidad, profesionalismo y prestigio de proveedores tecnológicos en tan poco tiempo para llevar acabo un evento de manera aún más exigente a la que realizaban y que los nuevos tiempo obligan.
De modo que a continuación te presentamos algunas experiencias virtuales que Luis Velázquez Director general de Meetings Experience te pueden ayudar para los fines empresariales que tengas en mente.
Eventos virtuales
Conocidos también como eventos digitales, eventos a distancia, online, con ello nos referimos a las reuniones o encuentros celebrados de manera no presencial por un grupo de personas en distintas ubicaciones físicas mediante alguna plataforma digital.
Y es que según las tendencias en la Industria de Reuniones a nivel mundial el término ‘evento’ está evolucionando hacia ‘experiencias’ y esto debido a que los Meeting Planners u organizadores de eventos están diseñando actividades, condiciones y ambientes para que este tipo de eventos permanezca en la mente de los asistentes y deje huella en ellos. Por tal motivo nos referiremos a las Experiencias Virtuales.
De modo que una vez llegada la pandemia y su impacto dentro del sector, esta aceleró la tendencia de realizar eventos de manera virtual. Y aunque mucho se ha debatido en los últimos años si la industria en algún momento evolucionaría a eventos virtuales en un 100 %, lo cierto es que hoy, este medio es una realidad y una necesidad.
Ya que remontándonos al motivo que da pie a las reuniones presenciales, llámense convenciones, congresos, capacitaciones, talleres, seminarios, conferencias, etc., el común denominador de estas es transmitir algún tipo de mensaje así como el de generar conexiones entre los participantes y los asistentes.
Tipos de Experiencias Virtuales
- Conferencias Virtuales o Webinars
Este es el modelo tradicional que se utiliza en cualquier conferencia presencial en donde existe un orador o speaker, comúnmente especialista y ofrece una charla sobre un tema en específico mediante una agenda previamente establecida y los asistentes interactúan únicamente cuando el ponente así lo permite. Normalmente al término de cara exposición se realiza una sesión de preguntas y respuestas así como votaciones que el mismo speaker realiza para conocer alguna tendencia dentro de su auditorio, y en estos cabe destacar pueden existir 2 variantes en su dinámica:
1.En Vivo.- Cuando se convoca a una audiencia para sesionar e interactuar en vivo con el speaker en un día y hora determinado. Y que incluso es un elemento común para reuniones informales entre amigos.
2.Grabados.- Se refiere de igual manera a una sesión grabada previamente y que comúnmente se utiliza para transmitir mensajes por parte de alguna autoridad de gobierno o bien para venta de cursos de capacitación para empresas.
Reuniones o juntas Virtuales
Asimismo, el uso de esta herramienta se refiere y enfoca más a una típica junta de equipos de trabajo, misma que puede ser desarrollada por áreas específicas como ventas, operaciones, finanzas, etc. Y entre sus objetivos está permitir y fomentar el intercambio de información entre los asistentes, siendo más interactivas, subsecuentes y productivas.
Talleres o seminarios interactivos
Si ben esta es una dinámica que genera mucho más engagement en los asistentes a diferencia de los Webinars o Conferencias Virtuales. Esta abre completamente la posibilidad al asistente de realizar la actividad seleccionada con sus propias manos y tener un resultado palpable.
En este tipo de experiencia virtual generalmente incluirá un delivery (entrega de material) físico por parte del organizador, para hacerle llegar a los asistentes documentos o instrumentos con los que se trabajará, así como algún detalle, recuerdo o amenidad.
Este tipo de Experiencias son de las más completas y que en lo particular como organizadores de eventos más nos gustan, ya que generan mayores resultados.
–Team Building Virtual
Otra de las estrategias empresariales que se ha utilizado por mucho tiempo son los famosos team building o construcción de equipo de trabajo, técnicas que incluso, han evolucionado para poder realizarse de manera virtual.
Siendo dinámicas 100% interactivas y entretenidas generadoras de un Engagement natural con el resto de los participantes. Su función principal es fomentar el trabajo en equipo mediante juegos, competencias y actividades lúdicas o divertidas. Por lo que compartir y generar conexiones entre el equipo de trabajo generará y fomentará mayor convivencia y confianza.
–Exposiciones y Congresos Virtuales
Como su nombre lo indica, se trata de emular virtualmente la asistencia a un congreso o exposición mediante varias salas de conferencias, con espacios virtuales en las que los expositores pueden atender de manera virtual a los asistentes. Así como realizar votaciones, sesión de preguntas y respuestas, interacciones vía chat, recorridos virtuales por áreas de la exposición, sistemas de registro en línea, notificaciones push de eventos, programas o agendas virtuales e incluso algunos integran módulos para publicación de posteos o comentarios en redes sociales, otorgando incluso, constancias de asistencia.
VENTAJAS DE LAS EXPERIENCIAS VIRTUALES
Facilita enormemente la asistencia. – Y es que al no tener que desplazarte hace que el asistir sea mucho más fácil desde cualquier parte del mundo, no tendrás que preocuparte por llegar unos minutos antes para imprimir tu gafete o tener acceso, incluso si el evento ha sido grabado puedes verlo a la hora que quieras.
Reducción de costes. – No es un secreto que tanto para el organizador como para el asistente el estar en este tipo de eventos virtuales reduce dramáticamente los coste al no tener que preocuparse por la compra de boletos de avión, la reservación de hospedaje o por la alimentación en el destino que se vaya a realizar el Congreso.
Pero mucho cuidado, porque esto no quiere decir que el coste de inscripción a una experiencia virtual de este tipo sea menor que el que se puede cobrar en una versión presencial.
Sustentabilidad. – Si bien una Experiencia virtual reduce en gran cantidad el impacto ambiental de los eventos presenciales, evitando el uso de impresiones (tarjetas de presentación, folletos, etc.,) que en mayor parte van directo a la basura. También contribuye a evitar el desplazamiento y uso de medios de transporte para los asistentes. Evitando de igual forma, la generación de basura y desperdicio que produce una reunión masiva y presencial.
Y aunque estamos seguros que los evento híbridos o virtuales ofrecen muchas ventajas, en el futuro los eventos presenciales NO desaparecerán del todo más bien evolucionarán a un sistema tanto presencial como la virtual ya que la misma naturaleza humana hace imposible el sustituir la convivencia personal, la generación de Networking y la derrama económica la cual impacta las economías locales de muchos países que viven y dependen de ello.
Para mayor información y si necesitas ayuda, con gusto estamos a tus órdenes en: http://organizaciondeeventosempresariales.com.mx/eventos-virtuales/
