Durante el World Education Congress -WEC de MPI (Meetings Professional International) tuve la oportunidad de participar en el panel «Event Design on a Budget» compartiendo el espacio con dos destacadas profesionales de la industria: Julie Holtgrave, CMP, Sr. Director of Events & Operations en el American College of Lifestyle Medicine y Sarah Wexler, CMP, Corporate Director de Hilton Catering & Events Americas – Large Convention Hotels.
En este artículo, comparto valiosos aprendizajes y estrategias que se discutieron durante el panel, con el fin de ayudarte a realizar recortes inteligentes en tu presupuesto de eventos sin comprometer la calidad y la experiencia.
Cuando nos enfrentamos a la tarea de recortar gastos en un presupuesto de eventos, es crucial evaluar las necesidades y prioridades específicas de cada evento. Durante el panel, se destacaron las siguientes áreas clave donde los recortes pueden tener un impacto significativo:
Ubicación del evento:
La elección de la sede puede influir en gran medida en los costos generales. Es importante buscar opciones más económicas, como espacios públicos o salones comunitarios, o utilizar instalaciones propias si es posible. Estas alternativas pueden ayudar a reducir los gastos de alquiler y logística.
Comida y bebida:
Durante el panel, se resaltó la opción de optar por alternativas más sencillas y económicas, como bocadillos o aperitivos. Esto puede ayudar a reducir significativamente los costos de catering sin comprometer la satisfacción de los participantes.
Decoración:
Se enfatizó la importancia de simplificar la decoración utilizando elementos reutilizables o prestados en lugar de comprar nuevos. Además, se compartieron soluciones creativas y económicas, como la decoración con elementos naturales o la reutilización de materiales existentes, que pueden agregar un toque especial al evento sin aumentar los costos.
Publicidad y promoción:
En la era digital, se hizo hincapié en la oportunidad de aprovechar las redes sociales y las plataformas digitales como una forma rentable y efectiva de promocionar el evento. Durante el panel, se mencionaron estrategias para colaborar con influencers locales o medios de comunicación para aumentar la visibilidad sin incurrir en grandes gastos en publicidad tradicional.
Entretenimiento:
Se discutieron opciones de entretenimiento más económicas, como artistas locales, grupos emergentes o actividades interactivas, que pueden brindar experiencias memorables sin exceder el presupuesto asignado.
Personal y servicios externos:
Se compartieron consejos para reducir la contratación de personal externo en la medida de lo posible y aprovechar los recursos internos o voluntarios disponibles. Se resaltó la importancia de maximizar los recursos y fomentar la colaboración interna para generar ahorros significativos.
Courtney Stanley, la moderadora de este panel reveló durante algunos de los resultados de una encuesta realizada a más de 1500 Meeting Planners a principios de este año. Los recortes más comunes en los presupuestos de eventos incluyen viajes, tecnología, publicidad, regalos promocionales, alimentos, número de asistentes, producción y decoración.
En conclusión, al realizar recortes en tu presupuesto de eventos, es fundamental evaluar cuidadosamente las necesidades y prioridades específicas de cada evento. Incorporar estrategias inteligentes como las mencionadas anteriormente y adaptarlas a tus circunstancias particulares te ayudará a optimizar los recursos disponibles sin comprometer la calidad y el impacto de tu evento.
Por último te comparto el Link con el video del panel completo por si es de tu interés verlo: http://bit.ly/3XhotTL
WEC 2023, misión cumplida para México
https://factormeetings.com/wec-2023-mision-cumplida-para-mexico/
