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La Asociación Mexicana de DMCs y MBTA, organizaron un panel virtual para tratar el tema del reinicio de actividades dentro de la Industria de Reuniones en México, «Clientes y Proveedores enfrentando la Nueva Realidad«, derivado del paro de operaciones en distintos sectores a causa de la contingencia sanitaria global por COVID19.

Sobre la modalidad que tendrán que adaptar los organizadores de eventos durante la “nueva normalidad”, realmente no se dispone de un manual para retomar operaciones. No obstante, de acuerdo con Lorena Macedo, especialista en viajes de incentivos y viajes corporativos, actualmente al frente del área de Premios e Incentivos Nacionales de Grupo Gayosso, lo primordial para el regreso a las actividades es tener un enfoque en la seguridad de los participantes de los eventos.

“Por ejemplo en el tema de las capacidades, si antes sabías que en autobuses cómodamente te cabían 40 personas, pues seguramente ahorita no vas a poder acomodar esos 40, tal vez 20 (por sana distancia); lo mismo pasa para los recintos, si ya sabías qué lugares te funcionaban perfectamente para 200 personas, ahora ya no te funcionará eso y tendrás que buscar espacios más grandes y ver de qué manera cada segmento se puede ir acomodando según las necesidades en esta nueva normalidad”, comentó Lorena Macedo.

Por su parte, la Dra. Hilda Torre, de la Asociación Mexicana de Ortodoncia, habló sobre el caso particular de los eventos de su sector en específico, en donde la afectación que considera más importante se estará dando en la participación de los ortodoncistas, quienes al estar encerrados y con un menor percibimiento de ingresos, posiblemente sea para ellos más difícil la decisión de pagar su entrada para los eventos próximos de la Asociación.

En el ámbito internacional, los eventos cara a cara no comenzarán sino hasta el 2021, de acuerdo con Carlos Sandoval, de Global Operation M&IW. En efecto, muchas empresas estadounidenses ya han tomado la decisión de no sostener ni una sola reunión presencial para lo que resta del año, igualmente no se permiten realizar viajes internacionales sin previa autorización corporativa.

“Lo que está primando mucho son los eventos virtuales en diferentes tipos de plataformas que ofrecen una variedad de experiencias virtuales. Más adelante se pueden esperar a los eventos híbridos, y eventualmente las reuniones cara a cara resurgirán. Una vez que retornemos a estas reuniones presenciales, la organización de eventos no será lo mismo, las experiencias van a ser más focalizadas en el cuidado del individuo y primarán los eventos regionales”, puntualizó Carlos Sandoval.

En el tema de los destinos, cada país está desarrollando sus propios protocolos de seguridad sanitaria, así también los meeting planners están haciendo lo propio, decidiendo el número máximo de personas para sus eventos o las medidas de salubridad que hagan match con los protocolos locales en los destinos, para lograr la mejor colaboración y realizar de esta manera eventos más seguros.

De acuerdo con Carlos Sandoval, se necesitarán de más especificaciones en las cláusulas de los contratos para le organización y ejecución de los eventos futuros: “En el caso de que un evento se cancele, tenemos que reducir todas esas penalizaciones para el cliente o para la sede”.

Asimismo, se tendrán que especificar los requisitos mínimos tanto para destinos como meeting planners en cuanto a la realización de eventos, desde la portación de caretas y equipo de protección sanitario por parte de los anfitriones y visitantes, hasta la obtención de certificaciones que avalen que se estén llevando a cabo todas las recomendaciones del sector salud local e internacional.

A este respecto se pronunció Lorena Macedo: “Sabemos que en Europa ya están avanzados, en los restaurantes está la nueva tendencia de las green houses, que son como mamparas transparentes donde las personas en pareja. Para mi empresa específicamente estas mamparas de dos personas no me funcionarán, entonces no sé si los hoteles y recintos estén pensando en cómo adecuar estas iniciativas que se están viendo a nivel internacional, de qué manera adaptarlas hacia grupos”.

En cuanto a los eventos virtuales, es un mito que sean baratos. Si bien se dan ahorros importantes en hospedaje, en traslados, en permisos y demás cuestiones, estos eventos virtuales sí son costosos, hablando de los eventos que realmente brinden experiencias diferentes para mantener el interés de las personas en conectarse.

De acuerdo con Lorena Macedo, los eventos virtuales pueden funcionar bien para juntas de trabajo, kickoffs, o algún webinar; sin embargo, estas plataformas se quedan cortas para la realización de eventos de gran envergadura como convenciones o congresos, puesto que a pesar de existir la posibilidad de juntar a 200 personas virtualmente, no hay certeza de una conectividad eficiente u otros detalles que no ves en los eventos presenciales.

El panel fue moderado por Erick Álvarez, CMP, CASE y Presidente de AMDEMAC, y contó también con la presencia de Rodolfo Macedo CTE , CEO de MBTA; y de Elda Laura Cerda, Presidenta Electa de AMDEMAC.