Como parte del reportaje especial de Factor Meetings con respecto a las proyecciones mundiales que se tienen para la Industria de Reuniones, ahora toca hablar sobre las tecnologías aplicables a la organización profesional de eventos.
Si bien, con el paso de la pandemia se tuvo una aceleración en la creación y adopción de nuevas tecnologías especializadas en la generación y operación de eventos, dicha tendencia no se ha visto disminuida en lo absoluto en ninguna región del orbe, sino todo lo contrario.
Industria 4.0
En este sentido, las tecnologías emergentes orientadas a agilizar y automatizar la planificación de eventos están ocupando un lugar central, a medida que los meeting planners reconocen que, el tiempo ahorrado en tareas administrativas se puede canalizar hacia esfuerzos más estratégicos y creativos. Por ello, se anticipa un aumento en la adopción de robótica, inteligencia artificial y sistemas de análisis de datos entre las y los organizadores de reuniones, tecnologías propias de lo que hoy se conoce como Industria 4.0, referente a la automatización y digitalización de procesos.
El estudio 2024 Global Meetings and Events Forecast de American Express, indica que, las nuevas tecnologías están siendo instruidas para ayudar a rastrear y gestionar los objetivos de sostenibilidad de todo evento, en pro de alinearlos con los objetivos corporativos de las empresas; y esto se da a partir de lo que se conoce como machine learning, donde las innovaciones tecnológicas “aprenden” de las experiencias previas para operar por determinada forma en lo subsecuente. Ahora con un meeting planner trabajando “smarter” en vez de “harder”, las tecnologías en ascenso en la planificación y operación de eventos para 2024 son:
El uso de IA servirá para personalizar las comunicaciones entre los planificadores y operadores de eventos con los asistentes, a gran escala; esto se refleja en que, un 42% de los encuestados espera utilizar IA durante el año en curso.
Ariana Reed, directora global de Alianzas Estratégicas en Amex GBT M&E, indica que, la IA puede ayudar a que la experiencia sea más agradable, incorporando preferencias desde el registro, en donde la comunicación se dé en el tono de voz del cliente, del recinto o incluso de los asistentes; con la posibilidad de detectar automáticamente si se está registrando a un asistente de Medio Oriente versus uno de Europa, por ejemplo, y ver qué tipos de campos de información a llenar se adecúan más para ellos.
Por otro parte, la analítica de datos cobrará gran relevancia durante 2024 en cuanto a organización de eventos, sobre todo al momento de medir el retorno de inversión (ROI).
En efecto, a nivel mundial sí se vaticina que la tecnología conducirá a cambios importantes en la realización de eventos, aunque no hay aún un acuerdo generalizado sobre cómo se darán estos avances durante los próximos cinco años, dadas las diferentes necesidades de quienes aplicarán estos cambios.
De acuerdo con Kristen Koenig, directora de ventas de Canales y Asociaciones de Eventos de RingCentral, hoy se tienen demasiadas herramientas tecnológicas, por lo que habría que ofrecer ese diferencial:
“Los profesionales de eventos y de marketing deben tener presente cómo conectarse y comunicarse con su audiencia para participar y colaborar durante todo el año, y no solamente durante el evento, sea presencial o virtual”.
De esa manera, quien instale la app o solución específica no necesitará eliminarla posterior al evento, ya que la misma le podrá ser funcional en otras actividades futuras; se necesita un producto que sea simple, liviano y que permanezca en el dispositivo del usuario durante todo el año. Los productos que logren permanecer vigentes aún después de la culminación de los eventos, a largo plazo serán los más competitivos.
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