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Luego de realizarse con éxito la 3era Edición de The New Experience Expo & Congress Yucatán, un evento híbrido realizado por la Asociación Mexicana de Profesionales en Exposiciones, Ferias y Convenciones (AMPROFEC) Región Sur en conjunto con Yucatán Meetings el 14 de octubre pasado en el Centro Internacional de Congresos Yucatán (CIC).

Factor Meetings platicó con la Directora del Fideicomiso Público para el Desarrollo del Turismo de Reuniones en Yucatán (FIDETURE), Virginia Arana Pérez, sobre cómo ha sido la colaboración y los protocolos de seguridad sanitaria para el reinicio de actividades de la Industria de Reuniones no solo en el destino sino en CIC, nos habla esta importante profesional de la industria de reuniones ahora, desde Yucatán.

Háblanos un poco de cómo ha sido la reactivación del destino y obviamente, de esta reapertura del Centro de Convenciones.

Primero que nada bienvenidos a Yucatán, estamos muy contentos de verlos por acá eventualmente creo que estaremos viendo cada vez más a todos nuestros amigos de la industria no solo los congresos sino también eventos como este de AMPROFEC.

Y es con esta asociación que tiene una experiencia enorme con más de 30 años de existencia, nos trajeron esta propuesta de The New experience Expo, ensayo antes del inicio” a través de la Presidenta de AMPROFEC, Celia Navarrete. Y repetir el ensayo que ya se había realizado en el WTC Ciudad de México y posteriormente se repetiría en Monterrey en CINTERMEX, el cual venía a ser una oportunidad para nosotros, puesto que tanto el CIC (Centro Internacional de Congresos de Yucatán) así como toda la proveedurías habíamos trabajado a puerta cerrada los diferentes protocolos de higiene y salud necesarios, para así tener una conexión con toda la cadena de valor desde la llegada del congresista al aeropuerto, los traslados por los DMCs, la recepción en los hoteles y su posterior el arribo al CIC. Todo perfectamente alineado.

Inauguración The New Experience Expo & Congress Yucatán.

Y hoy con The New experience Expo creado por AMPROFEC, llegó la hora la hora de la verdad por decirlo así, y aunque este es un ensayo, no deja de ser un evento que reúne mucha experiencia detrás de esto. Llevando acabo todos los protocolos que ya tuvimos la oportunidad de aprender y conocer de las grandes asociaciones a nivel nacional e internacional y aplicarlos como requiere el Centro Internacional de Congresos de Yucatán en particular.

Protocolos de desinfección dentro del CIC Yucatán.

De modo que la reapertura era necesaria porque tenemos todavía tres eventos para lo que resta del año, por lo que tenemos que ir practicando y mejorando en cuanto a nuestra logística. Aprendiendo cómo lograr que todos los protocolos se implementen como debe de ser e ir más allá de la teoría. Lo que esto nos va a servir para ir atendiendo eventos gradualmente y de mayores dimensiones conforme las autoridades lo vayan permitiendo. Algo sumamente importante porque del buen papel que hagamos, vamos a poder desarrollar mayor número de eventos sin que seamos amonestados por no haberlos hecho adecuadamente por la Secretaría de Salud.

Así que nos conviene a todos hacerlo muy bien, atendiendo todas las necesidades que cada congreso requiere y necesita implementar.

¿Cómo ha sido colaborar conjuntamente con la Secretaria de Turismo de Yucatán y cómo se pusieron de acuerdo desde el inicio para llegar a este momento?

Dentro de Yucatán Meetings organizamos y participamos en diferentes grupos de trabajo dependiendo de la especialidad de cada director, en este caso el de operaciones, el área de ventas, relaciones públicas, siendo diferentes aspectos que debíamos de cubrir y escuchar a nivel internacional de otros colegas. Después estos protocolos los empezamos a escuchar cada vez más a nivel nacional por asociaciones relacionadas con recintos hasta que el COMIR terminó de conjuntar un documento con los protocolos de la Industria de Reuniones.

Virginia Arana durante la presentación de The New Experience Expo & Congress Yucatán.

Para ese momento nosotros estábamos trabajando y viendo qué era lo que realmente aplicaba para CIC, y a su vez la Secretaría de Fomento Turístico que es nuestra autoridad, fueron trabajando con la WTTC (World Travel & Tourism Council) y eventualmente se fue acreditando la certificación de Buenas Prácticas Sanitarias teniendo que cumplir con todos los procedimientos como cualquier establecimiento, obteniendo finalmente esta certificación para poder abrir. Es decir, esta certificación, es otorga Sefotur, abalada por  la Secretaría de Salud del gobierno del estado pero que también trae consigo el sello de Safe Travels que es el que permite a los viajeros reconocer a las empresas a nivel mundial que están cumpliendo con los protocolos de higiene y salud. De modo que nos enfocamos en ello como un recinto, y obviamente con todo el apoyo de la Secretaría y de todo el trabajo que ya había hecho con la WTTC como destino a nivel global, unificamos y seguimos sus directrices para poder estar listos con los protocolos estandarizados a nivel global.

Háblanos del proceso de recalendarización al cual tuvo que enfrentarse en el CIC pero también de cómo llevarán la reapertura de eventos en el Centro de Convenciones.

Centro Internacional de Congresos Yucatán.

Desafortunadamente perdimos dos eventos que nos generarían alrededor de 50 millones de pesos, mientras que el resto de los eventos se fueron hacia 2021, y solo uno se fue a 2022. Para 2021 tenemos contratados ya arriba de 30 congresos en el recinto de los cuales 20 se realizarán el próximo año por lo que deseamos que todo marche bien el destino para no tener que cambiar las fechas nuevamente. Algo como se imaginaran muy complejo porque todos estos recursos de congresos que se realizarán en 2021, no se pudieron ingresar este año algo que nos impactó fuertemente porque hasta el Tianguis Turístico tuvo que ser cancelado.

En cuanto a eventos internacionales ¿qué está haciendo el CIC para volver a captar este mercado?

Yo siempre me he inclinado un poco más al tema internacional al cual nos hace sacarle más provecho a esos mercados porque la parte nacional es muy noble y Yucatán es un destino muy querido por las asociaciones, las cuales buscan hacer aquí su congreso o su convención.

GMID 2019.

Pero el mercado internacional lo que nos va permitir en este momento es comenzamos a prospectar eventos y a candidatearnos para recibir eventos de 2021 en adelante lo cual nos va a facilitar el que podamos cotizar con costos y metros cuadrados normales, dado que esa es la problemática actualmente. Refiriéndome por supuesto con ello a que tanto Meeting Planners y PCOs no pague más por el metro cuadrado adicional que requiere por el número de congresistas.

En esa parte ¿Cómo están ayudando a Meeting Planners y PCOs a no pagar más por un evento al que se le suman metros cuadrados por disposición?

Todo es un trabajo de empatía y flexibilidad, así como también ver caso por caso porque depende de cómo funcione el congreso o la convención, dado que hay asociaciones que dependen mucho de sus congresistas o convencionistas y de sus registros para pagar su congreso, entonces si ya no les es redituable, es muy probable que ni ofreciéndoles un atractivo descuento, no les funcione.

Conferencia durante The New Experience Expo & Congress Yucatán. ,

De modo que estamos trabajando con ellos de manera que nos vean como un aliado, trabajando también como Oficina de Convenciones y aunque no tengamos una ganancia sustantiva en la renta del recinto, de igual forma nos interesa que haya ocupación hotelera para generar derrama económica.

Por otra parte, nosotros hemos realizado un benchmarking entre los recintos del país sobre cuánto están ofreciendo de descuento en el piso de exposición adicional y hay recintos que están dando el 50 y hasta el 100 %, analizando por supuesto el por qué pueden dar tanto, ya que cada recinto funciona y opera diferente, por ejemplo este es un recinto muy nuevo donde incluso no hay el servicio de alimentos y bebidas como en otros, que eso les permite el dar más valores agregados o compensar los descuentos.

Entonces hemos estado hablando con cada cliente viendo la manera de cómo encontrar un punto medio donde ninguna de las partes pierda para que se pueda llevar acabo el evento.

Finalmente ¿Cómo visualizas la recuperación de la Industria para el siguiente año?

Creo que tenemos que esperar a ver cómo se va desarrollando la industria a nivel internacional. A nivel nacional tenemos que evaluar muy bien no solo a nuestro destino si está preparado sino el origen de donde estarían viajando los congresistas, saber la situación de la pandemia en ese lugar, ya está controlada. Para tener una mayor tranquilidad de que también estaremos protegiendo al resto de los asistentes y a los yucatecos.

Protocolos y medidas de bio-seguridad por parte del CIC en sus eventos.

Es decir, si queremos que vengan y que vengan todos pero también tenemos que ir viendo cómo se va desarrollando la pandemia. Y esto es algo que recomienda la Organización Mundial de la Salud (OMS), pero quiero pensar que conforme pasen los meses vamos a tener un mejor panorama. Y poco a poco van a ir viajando más congresistas, ahorita solo lo hacen quienes tienen que hacerlo como médicos y algunas otras actividades profesionales por trabajo.