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Hoy el mundo tal cual lo conocimos, lo hemos transformado y en este proceso el principal beneficiado ha sido el planeta, pero no así sus moradores, pues gracias al poco respeto, la inconciencia, la codicia, destrucción y depredación que le hemos infringido a lo largo de los años a esta nuestra casa, hoy por fin nos ha recordado que la humanidad puede estar solo de paso.

Y es que con un virus que hoy padecen 13,286.189 y que ha devastado la vida de 578, 610 personas según datos de la Universidad Johns Hopkins (en Baltimore, EE.UU.), cuya última actualización fue el 14 de julio de 2020. El turismo y por ende la Industria de Reuniones está haciendo todo lo posible por volver a reunirnos no solo para continuar nuestro proceso de profesionalización, formación y sociabilización, sino de relacionarnos en un espacio ideal, seguro y óptimo, bajo los más estrictos controles sanitarios en donde la solidaridad de auto cuidarse, representará la responsabilidad social de cuidar a todos.

Es por ello que Consejo Mexicano de la Industria de Reuniones (COMIR) ha desarrollado en conjunto con las diferentes asociaciones nacionales de la industria, un manual de recomendaciones y procedimientos para operar de una manera, adecuada, segura y consciente de lo que será en adelante la nueva forma de organizar, realizar, participar y asistir a una expo, congreso o convención, así como a fam trips, site inspection o viajes incentivo, con el “Manual de eventos en la nueva normalidad”.

Perfectible tanto en su fondo como en su forma, este documento, si bien contiene recomendaciones para la celebración de eventos presenciales en lo que será la nueva normalidad. Tácitamente no exime a nadie de obligaciones tanto para combatir la propagación del Covid-19, como de responsabilidades al momento de decidir asistir a un evento, mediante los cuidados personales por todos conocidos, que cada uno de nosotros debemos llevar a cabo desde nuestros hogares.

Mediante seis apartados que van desde qué es el Covid-19, Cómo leer este Manual, Trato con la Autoridad, Gestión de negocios, El evento y las Referencias. Presentamos a ustedes una breve síntesis de los puntos que consideramos más importantes en dicho documento.

1.- Recomendaciones, indicaciones, observaciones, padecimientos, síntomas, higiene y protección del Covid-19. En donde se destacan los siguientes puntos:

1.9. Hasta ahora las evidencias marcan que 15 de cada 16 personas infectadas en el mundo sobreviven al contagio. La probabilidad de supervivencia depende de:

1.9.1. La inmediata atención médica especializada ante cualquier sospecha de estar contagiado.

2.- Breviario de términos y leguaje que describe cada acción o persona determinada en la realización de eventos, antes, durante y después de un evento. Destacando:

Etapas

Fases

Medidas

Observancia

Alcance

Involucrados

3.- Derechos y obligaciones de organizadores involucrados en los eventos, asimismo del público asistente. Observación y aplicación de medidas y protocolos de crisis que pongan en riesgo participantes, asistentes o colaboradores del evento.

3.3. En un determinado caso donde se diera un vacío de disposiciones oficiales o norma, se ejercerá el diálogo y el acuerdo entre el organizador y los proveedores, teniendo como criterio central para la decisión: la salvaguarda de la salud de los participantes y de todas las personas involucradas.

3.4. Ante lo expuesto en el punto anterior y en caso de continuar en la controversia sin acuerdo, las partes consultarán los estándares, lineamientos, recomendaciones, prácticas o protocolos emitidos por las asociaciones especializadas en la materia motivo de la duda o controversia.

4.- Gestiones de negocio y precondiciones sanitarias que entablarán tanto la cadena de valor con los organizadores de eventos en donde cada eslabón de la cadena de proveeduría debe operar bajo protocolos particulares y de terminados de su rubro o especialidad.

4.2.3. Se adaptarán temporalmente las operaciones orientadas a reducir los riesgos de contagio y las consecuencias en la salud de las personas sin reducir los niveles de eficiencia y servicio al cliente.

4.5.2. (Tecnología) Las empresas u organismos de recolección de residuos cumplirán con los programas de certificación avalado por las autoridades competentes con los más altos estándares de higiene, sanidad y reciclamiento. Sus instalaciones y equipos estarán acordes a las normas más estrictas. Se tendrá cierta preferencia por contratar a esas empresas para el desecho de residuos.

4.5.12. Durante los recesos se tendrán opciones de ventilación en cualquier salón o espacio cerrado que se ofrezca a cualquier tipo de participante o turista, al menos, durante días inactivos.

5.- El evento. Se divide en tres fases:

Preparación y acuerdos previos. Visitas de inspección, revisión de proveedores y todos los acuerdos, contratos y pago de anticipos a los que esto diera lugar.

Operación y realización del evento. Inicia desde el momento en que arriba el primer participante para asistir oficialmente en el evento.

Seguimiento y cierre.

5.1.9. Todo participante o involucrado debe leer y llevar a efecto estrictamente todas las disposiciones dictadas por el comité organizador para reducir la probabilidad el contagio y afectación de Covid-19 en una reunión o evento.

-Operación y realización

5.2.2. Todo involucrado respetará las disposiciones de sanidad, protección y distancia, establecidas en los manuales de participación y en la señalización en terminales aéreas o terrestres, aviones, autobuses, camionetas, hoteles, restaurantes, recintos y espacios de reunión. Ejemplo: uso de equipo de protección personal (PPE) como mascara, lentes de protección y careta.

-Permanece en casa

5.2.26. Por bienestar propio se recomienda, respetuosamente, que las personas, participantes, autoridades, invitados, homenajeados y premiados, en situación de alta vulnerabilidad de adquirir COVID.19 no participe en eventos sociales de forma presencial. Es labor del organizador, recinto, hotel, restaurante, locación o proveedor del evento, ofrecer opciones novedosas, dignas y eficientes de garantizar su participación de manera virtual.

-Eventos híbridos

5.2.30. Las empresas de soporte de internet ofrecerán anchos de banda, tecnología y soporte especializado sin ajuste de precios al alza por la simple alta demanda generadas por la pandemia.

-Sana distancia

5.2.35. Los montajes serán escrupulosamente diseñados y realizados por turnos y zonas para reducir la densidad de circulación, trabajo y estancia de personal de montaje y supervisión ampliando, a su vez, los horarios para estas labores.

5.2.36. Los expositores, montadores, decoradores, empresas de audiovisual, registro y banquetes se conducirán con la mayor disciplina a los días, horas y zonas de montaje y desmontaje de acuerdo con los horarios que marque el organizador en concordancia con el recinto, hotel o espacio de eventos o reunión.

5.2.42. Los recintos, hoteles y espacios para eventos y reuniones realizarán los nuevos planos y tablas de cupos de los salones y espacios para eventos académicos, comerciales, exposición, networking y alimentos y bebidas, de acuerdo con las normas o estándares de sana distancia que determine la autoridad competente de la localidad o en su defecto lo establecido en algún manual de la especialidad recintos [AMEREF] u organización de eventos [PCO MM y AMPROFEC].

5.2.51. Se ampliarán los horarios de visita en la exposición y se establecerá un diseño de visitas por turnos para evitar aglomeraciones o concentraciones en horarios especiales y así, ante la reducción de la densidad en piso, el visitante tenga una experiencia más segura y fluida y el expositor pueda ofrecer una atención más personalizada.

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-Sanidad

5.2.118. Las puertas del recinto serán abiertas solo si el organizador da su visto bueno después de verificar el nivel de limpieza, desinfección y sanitización del lugar completo.

5.2.123. El organizador o personal especializado de la “Comisión de Protección Covid-19 Industria de Reuniones y Eventos” designado a cargo debe supervisar la higiene, desinfección y sanitización, uno a uno, de los salones y espacios antes de su apertura. Cualquier sospecha de un mal trabajo debe impedir el inicio de las actividades.

5.2.126. Todas las sillas o butacas del auditorio serán entregadas desinfectadas y se desinfectan después de cada conferencia.

5.2.128. El organizador supervisará la ventilación de espacios, y algunos otros aspectos que tengan relación con aire acondicionado y filtrado de aire.

5.2.129. Se tendrá un estricto control de la temperatura, humedad y circulación del aire en cualquier espacio habitable, en particular salones.

5.2.131. Los micrófonos, controles remotos y señaladores de los ponentes serán desinfectados de inmediato por personal competente para estar disponibles nuevamente.

5.2.144. Los atriles, estrados y elementos escenográficos serán sanitizados cada que un ponente inicie o termine su intervención.

-Comunicación

5.2.160. El organizador invitará continuamente a los participantes o asistentes a no hacer grupos de convivencia que no respeten la sana distancia.

5.3.1. Se debe solicitar a la empresa de recolección de desechos el destino final y la gestión de residuos clínicos.

5.3.2. El organizador y el recinto, hoteles sede, espacios de eventos, DMCs y transportadoras y empresas de banquetes, se mantendrá comunicados durante las siguientes tres semanas de finalizado el evento para dar parte de eventuales casos de Covid-19 en participantes y personal o colaboradores con el objeto de monitorear posibles contagios ligados que pudieran haber surgido por el contacto frecuente entre las personas infectadas y los demás.