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Travel managers

El cambio es pan nuestro de cada día desde que el COVID-19 llegó, ante esa necesidad de darle un giro a la cotidianidad y sabiendo que hay una nueva realidad con distintas demandas y necesidades, se celebró “Metamorfosis” un foro digital entre Travel Managers que buscaron entender, compartir e intercambiar ideas para hacer frente al nuevo entorno y el cual fue realizado por la Mexico Business Travel Association (MBTA) este 7 y 8 de octubre.

A fin de ser un encuentro educacional y también de negocios para los profesionales de los viajes de negocios se montó un espacio online para llevar a cabo conferencias y paneles con expertos en este rubro, pero también se dio cabida para implementar stands virtuales a fin de generar leads, networking e intercambios comerciales con distintos proveedores de la industria de viajes.

La agenda catedrática tocó varios temas de interés que justamente se centran en la idea de generar cambios en este sector. Así el primer día de actividades comenzó con la participación de Elizabeth Champagne, quien habló de la Metamorfosis y de la situación actual de los viajes de negocios en donde la salud se ha vuelto un factor determinante para poder tomar o no un avión, en su discurso citó que la IATA vaticina el regreso de los vuelos como se conocían hasta 2024, pero mientras eso sucede, la preferencia de los viajeros será hacerlo a nivel nacional.

Por otro lado si bien los actores de la cadena de valor han implementado protocolos de salud para el cuidado de sus visitantes, lo cierto es que estos mismos al no cumplir las medidas pueden perjudicar la percepción de los servicios. Por eso los viajes de negocios deben ser más estratégicos según su parecer y es ahí donde se presenta la oportunidad de hacer metamorfosis la cual se basa en 7 puntos para hacer frente a la crisis: Implementar objetivos estratégicos de la empresa, involucrar a otras áreas y a los proveedores, actualizar objetivos del programa, establecer nuevos KPI’s, hacer benchmarking del programa, actualizar la política de viajes y estar en constante comunicación.

7 puntos para ser más estratégicos como Travel Managers

Por otro lado, para conocer la perspectiva y experiencia de otros Travel Managers, se llevó a cabo también un panel en el que Enrique Calderón, VP de Operación Hotelera de Grupo Posadas fungió como orador entre tres expertos en viajes de negocios: Brenda Cruz, Hilda Jiménez, Carlos Lucio.

Durante su intervención los especialistas coincidieron que el rol del Travel Manager ha cambiado, y que hoy la operación de los viajes al verse limitada o incluso anulada da la oportunidad de generar cambios en esta actividad, siendo particularmente estratégicos, mucho más activos y participativos con otras áreas de las empresas, haciendo y estableciendo alianzas estratégicas con proveedores y agencias de viaje, creando perfiles de viajero para saber cuál es su condición, generando protocolos y directrices para brindar salud y seguridad que es lo que más importa ahora, así como acompañar durante todo el proceso de viaje (ante, durante y después) a la persona que tiene que desplazarse a otro lugar.

Enrique Calderón, Hilda Jiménez, Brenda Cruz, Carlos Lucio; panel «Me Cayó el 20»

En conclusión hoy un Travel Manager debe estar muy informado para compartir esos datos con sus viajeros, debe tener una estrategia consolidada, debe ser visionario, vanguardista y brindar seguridad con una correcta gestión de riesgo.

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¿cambiar o no cambiar la política de viajes?

Asimismo con una reflexión de lo que vendrá en adelante para los viajes corporativo, en la que no se descarta la implementación pasaportes sanitarios, ajustes a los costos de vuelos por parte de las empresas, ya que estas tendrán que adquirir vuelos directos  para sus viajeros, toda vez que un vuelo con escalas si bien representaban un ahorro para las empresas, actualmente por sanitarias, se traduce en un mayor riesgo de contagio para los viajeros.

De igual forma se destacó que las nuevas políticas que toda empresa y travel manager debe adoptar tras la susceptibilidad a viajar por la inminente falta de confianza debido a la pandemia, será el dotar de información al viajero, trabajar con prestadores de servicio calificados así como un TMC actualizado, certificado, con capacidad y velocidad de respuesta.

De esta forma abría el panel “¿Cambiar o no cambiar la política de viajes? Esa es la cuestión”, en el que participaron Claudia Palacios, Travel Manager Regional Worley; Leonor Alcalá, Travel Manager de Cemex; y Eduardo Villa, Travel Manager de Elementia, moderados por José Luis Galindo, Director Comercial de de Hoteles Camino Real.

Leonor Alcalá, José Luis Galindo, Claudia Palacios y Eduardo Villa.

En donde destacaron el cambio en las políticas de viaje y de salud, tendrán que restringirse a viajes esenciales y bajo estrictos protocolos. Y en el que la colaboración y comunicación con aerolíneas, arrendadoras de autos y el resto de los proveedores tendrá que ser lo más constante, detallada y actualizada. Deteniéndose en subrayar, que de nada servirá el empleo y desarrollo de todos estos procesos, si previo a cualquier viaje, el mismo viajero no practica responsable y personalmente la implementación de sus propios protocolos de salud desde su casa.

Sobre la limitación en la proveeduría que sin dada acarreará el buscar proceso abalados por organismo especializados e internacionales en cuanto protocolos y desinfección, Eduardo Villa, expuso que: «actualmente es imposible optar por una opción, toda vez que se tiene que ver qué proveedor brinda mayores posibilidades de seguridad, puntualidad y eficacia«.

¿Cambiar o no cambiar la política de viajes? Esa es la cuestión.

Por otra parte Claudia Palacios, dijo que si bien es una garantía saber que los proveedores ya se encuentran utilizando y llevando acabo protocolos de seguridad sanitaria, checar personalmente cada uno de estos procesos en líneas aéreas u hoteles será siempre la mejor opción para estar seguros de cómo se aplican, cuánto tiempo demoran y elementos son los esenciales para ello.

Sobre lo que vendrá para 2021 para el sector, luego de encontrarnos en año prácticamente perdido para los gestores de viajes y los organizadores de eventos corporativos, Leonora Alcalá, destacó que este será un elemento a distinguir ya que los presupuestos se basan en la realización de un balance con el año previo y este año ha sido totalmente atípico, y donde pareciera verse desde su punto de vista que será para el 2do. Semestre de 2021, que se verá una actividad mucho más marcada, toda vez que será también más o menos en ese periodo cuando se comiencen a abrir las fronteras en algunos países, y eso incentive la realización de viajes, más aún si para entonces ya se cuenta con una vacuna para el Covid-19.

Pero la jornada no terminaría sin el desarrollo de una actividad de entretenimiento y diversión como fue el juego de Jopardy, el cual obsequió puntos acumulables para el final del foro en su segundo día, los cuales obsequiaban premios como noches de hotel. Asimismo Rodolfo Macedo, Director Ejecutivo de la Mexico Business Travel Association, agradeció la asistencia de los participantes virtuales, los patrocinadores, media partners  así como a los conferencistas por compartir su tiempo, conocimiento y experiencias este el primer día del Foro de Eventos y Viajes Corporativos MBTA 2020.

Rodolfo Macedo, Director Ejecutivo de la Mexico Business Travel Association.

Evolución de los Métodos de pago, innovación y flexibilidad 

Jenny Zapata, Directora General del Corte Inglés, Kelly Cleeton, Senior Director of Global Business Development at Conferma Pay, Carlos Gutiérrez, Head of Sales Mexico Air Plus y Oscar Ramos, CEO de One Card Travex, todos grandes profesionales, conversaron acerca de cómo la tecnología de pago ha crecido de una manera vertiginosa en todo el mudo y especialmente en México está teniendo un auge especial, aunque todavía no se puede comparar del todo con otros países que la han estado utilizando desde tiempo atrás, se espera que en los siguientes 12 meses se pueda ver una evolución importante del tema.

Mencionaron que los procesos de pago de los corporativos es un proceso que hace más fácil la vida de los administradores y del viajero, sin embargo, existe en México un apego a las transacciones bancarias y efectivo. Señalaron que como proveedores de pago deben de ver la evolución de la tecnología para trasladarlo a los corporativos y de esta manera optimizar tiempo en los procesos.

Una de las tendencias que mencionaron son las tarjetas virtuales para los viajeros y las corporaciones, ya que las tarjetas resuelven los procesos y mejoran las políticas de viaje, teniendo mejor control de los pagos del viajero.

“El método en México en las tarjetas virtuales es muy útil, al final tenemos un ecosistema para enseñar a las empresas a ordenar sus pagos con tecnologías virtuales o plataformas que ayudan en este tema, y así las compañías se vuelven más eficientes. Los métodos de pago deben voltear a ver cómo están las empresas a administrar sus programas”, explicó Oscar Ramos, CEO de One Card Travex.

Algunos de los beneficios de los métodos de pago son:

Beneficios para los viajeros finales de tarjetas virtuales:

  1. Reducir procesos.
  2. Apego a las políticas de viajes.
  3. Control de las transacciones.
  4. Visibilidad e información para conciliar fiscalmente.
  5. Pago en tiempo real.
  6. El empleado no debe prestar su tarjeta de crédito.
  7. No hay discrepancia fiscal.

Finalmente explicaron que existe una gran necesidad de hacer cambios rápidos en las compañías y colocar a México en el nivel que tiene otros países.

Y a todo esto ¿Qué opinan mis BFF?

Mauricio Candiani, Presidente de Allenamenti Speakers Bureau moderó el panel integrado por Samantha Wynter, Project Manager de Danone Dairy; Jorge Morfado, Jefe de Estimaciones Mota-Engil México; Francisco Guzmán, Franchise Manager de Bayer, en donde la primera pregunta fue ¿Cuándo volveremos a viajar?

A lo que los panelistas mencionaron que aún es incierto el tema de viajes, y si en algún momento se tiene que acudir a alguna cita, acuden con cubrebocas, careta y gel, por ahora no se hacen visitas sino son aprobadas por recursos humanos.

Asimismo, Francisco Guzmán explicó que con la pandemia avanzó en el tema de tecnología con los clientes al menos cinco años. “Nos sentimos muy cuidados por nuestra empresa, desde el presidente de Bayer hasta todos los managers, manteniéndonos informados de los que va sucediendo al día a día y cuando nos digan, ya pueden salir al campo, es porque ya es seguro”.

Asimismo, mencionó Francisco que lo digital y el face to face no está peleado, “antes nos decían que no estábamos listos para hacer home office, ahora sabemos que podemos solucionar a través de una llamada virtual, mensaje de WhatsApp, llamada telefónica, etc., de manera más rápida. Cuando volvamos a los viajes, serán es reuniones necesarias, en donde el face to face con el cliente o tu fuerza de ventas es realmente necesario, donde vas a aportar calidad en ese encuentro”.

Sin embargo, Samantha Wynter mencionó que hay viajes que no se van a poder evitar como una implementación o ir a buscar un distribuidor, un roll out de algo digital, que si bien se ha hecho de manera remota con videos, pero en algunas otras será necesario capacitar al personal”.

Por otro lado, Jorge Morfado dijo que con esta pandemia los viajes que se hacían en la mañana para regresar por la tarde, van a bajar mucho, ya que se harán de manera digital. A través de lo digital, no voy a conseguir hacer todo lo que hago cuando viajo, pero sin duda algunas juntas las puedo hacer sin viajar”.

Finalmente, estimaron que los viajes corporativos se van a reanudar en el primer trimestre de 2021.

La producción de eventos híbridos y virtuales

Culminando con el programa educativo del Foro de Ventas y Viajes Corporativos 2020 de la MBTA, se abordó el tema sobre producción de eventos híbridos y virtuales; en una ponencia llevada por Guadalupe Villaseñor, Directora de Operaciones de Procesa, empresa organizadora de eventos e incentivos.

Al igual que un evento presencial, los eventos virtuales también tienen una metodología para su realización; con el fin de asegurar el éxito y poder replicarlo más adelante. De acuerdo con la Directora de Operaciones de Procesa, un evento virtual se puede organizarse de distintas maneras; sin embargo, durante su charla, compartió un proceso que consta de las siguientes etapas:

Guadalupe Villaseñor, Directora de Operaciones de Procesa.

Investigación

De inicio se debe realizar una investigación del público al cual estará dirigido el evento; considerando aspectos como la edad de los participantes o la industria a la que pertenecen. Esta audiencia se selecciona en función a los objetivos planteados por los organizadores del encuentro.

Teniendo en cuenta eso, se debe investigar sobre la plataforma digital a emplear. Hoy existen alrededor de 94 plataformas para realizar eventos virtuales, las cuales distan unas de otras en cuanto a funcionalidad y alcance.

De acuerdo a la audiencia seleccionada, se elige a la plataforma, y se recomienda que se una multifuncional, que integre redes sociales, encuestas; registro, herramientas de medición, compatibilidad; y sobre todo una gran confiabilidad, saber que es una plataforma robusta que difícilmente fallar.

El Internet debe ser de una velocidad mayor a los 56 Kbps.

Hardware para eventos virtuales.

Diseño

Una vez que se tiene el software para hacer el evento, sigue la parte del diseño. Esta etapa consiste en delinear todo el concepto general del evento, lo cual abarca desde el diseño de la apariencia (renders) hasta el balance de los contenidos. Uno de los retos primordiales de este tipo de reuniones es el de mantener a la audiencia cautiva durante cierto tiempo.

Por ende, la oferta de contenido debe ser diferente; con la introducción de actividades no convencionales y hasta lúdicas si es necesario. En esta etapa también se introducen los elementos de tecnológicos en comunicación y marketing para difundir los contenidos; al igual que la promoción del evento vía redes sociales o emailings.

Gamification digital.

Planeación

Teniendo listo el diseño del evento, con todos los espacios virtuales y de tiempo previamente ocupados (registro, programa, información precargada, etc.) lo siguiente es contactar a las personas y empresas que nutrirán de contenido. Los ponentes, expositores, los posibles patrocinadores, todos ellos se irán acomodando a los espacios y al cronograma ya diseñado.

Coordinación

El equipo de colaboradores para llevar a cabo el encuentro virtual debe estar ya definido a estas instancias. Existen empresas que ofrecen servicios profesionales para la organización de eventos virtuales, lo cual es una muy buena opción si apenas se está incursionando en ello.

Contar con la gente capacitada para la operación del evento es fundamental. Los colaboradores “detrás de cámaras” sabrán qué hacer si llega a darse alguna eventualidad. La atención que se brinde a la audiencia y a los ponentes debe ser impecable; está por demás comentarlo.

También es importante tener un backup de información de toda índole, por si llegara a acontecer algún problema en la difusión del contenido.

Evaluación

Muchas plataformas ya entregan varios formatos para el estudio de resultados. Estadísticas en asistencia, tiempo de permanencia, número de interacciones; con bases de datos muy bastas que podrán dilucidar el nivel de engagement logrado.

Algo que también es importante al momento de realizar eventos virtuales o híbridos, es desarrollar una “guía para el usuario”. Esto es una breve explicación para la audiencia sobre el cómo funcionará la plataforma, para que no se pierdan durante la transmisión del mismo; especificarles los requisitos de conectividad mínimos para lograr la mejor experiencia.

Finalmente, Guadalupe Villaseñor señaló varios beneficios de los eventos virtuales, como la comodidad de la audiencia, que puede sintonizar desde el hogar; la permanencia del contenido on-line por un amplio periodo, para ser consultado en cualquier momento; y la inmediatez de la obtención de las estadísticas, para evaluar resultados y posibles retornos de inversión.

Beneficios del evento virtual.